Information et médiation de proximité des travaux

Le titulaire met en place un dispositif d’information, de communication et de médiation au fil des travaux, depuis les dévoiements de réseaux ou travaux préparatoires jusqu’à la mise en service du projet. Il fait le lien entre la co-maîtrise d’ouvrage, les équipes de chantier, les collectivités, les riverains, les entreprises et les usagers. Il répond aux questions, recueille et suit les sollicitations, relaie les difficultés et contribue à rechercher des solutions avec la maîtrise d’ouvrage et les entreprises.

Organisation du dispositif

À la suite de la réunion de lancement, une note d’organisation est élaborée en deux étapes : diagnostic localisé des besoins et des impacts des travaux, puis plan détaillé de déploiement selon les préconisations retenues. Elle décrit notamment les ressources, le recrutement et la formation, les plannings types, les responsabilités, la gestion des interfaces et des absences, les outils de suivi, les actions et publics ciblés ainsi que la gestion des risques de sécurité du chantier. La préparation comprend la formation à la sécurité et la rédaction d’un PPSPS ou document équivalent. Un guide destiné aux agents précise leur rôle, les éléments de projet à connaître et la conduite à tenir en situation de crise ou de conflit. La note, réunions de travail et mises à jour comprises, est prévue sous 30 jours.

Interventions auprès des publics

Les agents assurent des permanences, visites en porte-à-porte et déambulations ; ils participent aux événements locaux, réunions publiques et visites de chantier. Ils expliquent le planning et les impacts des travaux, recueillent les doléances et suivent leur résolution. Ils peuvent présenter le projet à des publics spécifiques, avec un format et un niveau de langage adaptés. Ils produisent aussi des informations de proximité, notamment des brèves, des réponses aux questions reçues par courriel et des informations travaux. Des tâches ponctuelles d’appui comprennent impression, boîtage, distribution de tracts, pose d’affiches, déplacement et suivi des supports de communication, gestion des stocks et repérages sur site. Les anomalies de sécurité du chantier ou de ses abords sont signalées immédiatement à la co-maîtrise d’ouvrage et, si connu, au chef de chantier.

Présence, équipe et moyens

En régime nominal, l’agent est mobilisé 35 heures par semaine, sur cinq jours du lundi au vendredi ; au lancement, la mobilisation peut varier de un à quatre jours par semaine. Une présence le samedi peut être demandée sans supplément de rémunération pour le titulaire, avec récupération d’un jour de semaine ; les soirées peuvent également être couvertes avec récupération du temps excédentaire. Les présences le dimanche, un jour férié ou la nuit nécessitent un bon de commande complémentaire et ouvrent droit à une rémunération complémentaire et à récupération pour l’agent. Le travail de nuit est défini entre 22 h et 8 h. Le dispositif peut mobiliser un agent seul, un binôme (agent et chef d’équipe) ou un trinôme (deux agents et un chef d’équipe). Le titulaire organise le remplacement des absences ; pour une absence de moins de trois jours ouvrés consécutifs, une veille téléphonique seule peut être envisagée. En cas d’absence prolongée de plus d’une semaine, une solution de remplacement est proposée à la validation de la co-maîtrise d’ouvrage.

Le titulaire fournit un véhicule de service, de préférence utilitaire et électrique ou hybride, ainsi qu’un ordinateur adapté aux outils bureautiques et visioconférences, un téléphone avec appels, SMS et MMS illimités, au moins 20 Go de données mobiles et appareil photo JPG d’au moins 50 Mpixels. Il fournit les tenues de représentation et les EPI requis, dont vêtements haute visibilité, chaussures de sécurité et casque de chantier ; les tenues marquées aux logos et à la mention « agent de proximité » sont soumises à validation. Il fournit également badge nominatif, cartes de visite et papeterie. Si aucun local adapté n’est mis à disposition, le titulaire en fournit un conforme au Code du travail, avec connexion internet et espace de stockage, à proximité immédiate du tracé, dans un périmètre de 300 mètres ; sa mise à disposition est prévue sous 30 jours.

Suivi et productions

Un rapport d’activité hebdomadaire rend compte des actions, sollicitations, problèmes rencontrés, état du chantier et perspectives ; il inclut des photos et est présenté chaque semaine à la co-maîtrise d’ouvrage. Un tableau partagé de traitement des sollicitations est complété aussi fréquemment que possible, avec une mise à jour quotidienne prévue. L’annuaire des contacts est mis à jour mensuellement. Un rapport d’activité semestriel ou annuel dresse un bilan quantitatif et qualitatif, réexamine la stratégie et propose les actions suivantes ; le BPU prévoit également un rapport annuel avec réunions de travail, sous 15 jours. Le titulaire organise et met à jour la plateforme documentaire, y dépose les versions et livrables et archive ses productions et fichiers sources. La plateforme reste disponible jusqu’à 12 mois après la fin du marché ; l’ensemble des productions est remis à la co-maîtrise d’ouvrage dans le mois suivant la fin du contrat. Les livrables sont soumis à validation et le service fait suppose leur validation et leur dépôt sur la plateforme, ou leur transmission par courriel à défaut.