Assistance à la concertation urbaine

La mission accompagne la concertation avec les habitants et usagers : elle conseille sur les formats et leur adaptation à l’évolution du projet, organise et anime les actions retenues, aide les intervenants à rendre leurs propos accessibles et restitue les contributions. Les actions peuvent viser des publics variés, notamment les enfants, les habitants, les commerçants et les acteurs locaux. Les comptes rendus des actions synthétisent les échanges et rendent compte des évolutions aux personnes qui n’y ont pas participé.

Étudier et faire évoluer la Maison du Projet

L’étude porte sur trois scénarios : un module mobile ou éphémère (caravane, triporteur ou container aménagé), des actions hors-les-murs ou hors temps dédiés, et un dispositif hybride associant présence physique ponctuelle et espace numérique. Une nouvelle Maison permanente peut remplacer l’un des scénarios ; un scénario supplémentaire peut aussi être étudié.

Pour chaque scénario, l’étude précise les formats d’animation, les objectifs et indicateurs de participation, les équipements et la logistique, les coûts de déploiement, de fonctionnement et de fin de projet, l’impact environnemental, ainsi qu’une feuille de route indiquant étapes, responsables, calendrier et instances de suivi. Elle identifie aussi les actions à mener en complément. Les livrables comprennent une note stratégique par scénario et une note détaillée des actions proposées ; deux réunions de travail sont prévues, en présentiel ou, avec autorisation, à distance. La conception et le déploiement de la future Maison peuvent être confiés au titulaire sous réserve de ses compétences et moyens ; l’acheteur peut aussi les réaliser en interne ou recourir à un tiers.

La gestion de la Maison actuelle ou future comprend l’accueil et l’information pédagogique, l’écoute et le recueil des avis (registres, questionnaires, boîtes à idées, cartes participatives), la programmation d’animations et la mobilisation de structures locales. Les permanences sont prévues le mercredi de 14 h à 17 h 30 et le samedi de 10 h à 17 h 30, avec une pause déjeuner d’une heure le samedi ; fermeture en août et pendant les vacances de Noël. Un compte rendu des permanences est transmis au début de chaque mois. Le chiffrage doit permettre des forfaits de 12 mois ou de 3 mois ; l’animation ponctuelle renforcée distingue les formats demi-journée et journée et requiert un profil capable de gérer des groupes.

Concevoir et animer les actions

Les prestations couvrent la conception (formats, séquences, déroulés, méthodes et supports), la préparation logistique et l’animation des échanges. Les ateliers thématiques durent en moyenne une demi-journée ; les thèmes peuvent porter notamment sur les espaces publics, la Seine, l’architecture, les formes urbaines et les déplacements. Les balades urbaines comprennent un rendez-vous annuel en soirée d’environ deux heures, ainsi que d’autres formats possibles, comme des visites de chantiers ou des diagnostics en marchant. Des événements conviviaux, y compris en extérieur, peuvent être organisés et animés à la demi-journée, à la journée, à la semaine (20 heures) ou au mois (90 heures).

La mission peut également inclure l’appui à la préparation et l’animation de réunions publiques, la réactivation du collectif citoyen et, si celui-ci est relancé, la gestion de ses inscriptions et invitations. Un point trimestriel rend compte de l’actualisation du listing et de la fréquentation. Des entretiens écrits, audio ou vidéo peuvent être organisés sur devis : retranscription et structuration des témoignages, montage de capsules sonores, ou captation, montage, sous-titrage et livraison de vidéos dans des formats adaptés. Les supports de concertation peuvent comprendre des livrets, fiches, panneaux ou modules participatifs ; la charte graphique existante doit être conservée. Leur conception ou réalisation peut être confiée au titulaire ou à un autre opérateur.

Suivi, livrables et conditions de réalisation

Des réunions trimestrielles de suivi technique de deux à trois heures permettent de suivre les missions ; un bilan annuel présente les actions, la fréquentation, les publics mobilisés et une programmation pour l’année suivante, avec analyse des blocages si nécessaire. Un compte rendu détaillé est remis au plus tard trois jours francs après chaque réunion. Des réunions ponctuelles de comité technique ou de pilotage peuvent également être demandées ; les comités de pilotage se tiennent en présentiel. Les devis sollicités pour les missions ponctuelles sont remis dans un délai maximal de sept jours francs.

Les pièces graphiques sont livrées en PowerPoint, Word et PDF, et éventuellement dans un format Adobe ; les pièces écrites sont livrées en Word ou équivalent. Les supports doivent être compatibles avec Windows. Les livrables doivent respecter autant que possible les règles FALC, sauf avis contraire de l’acheteur.