Imprimés et ordonnances

Le marché porte sur six lots séparés : dossiers de consultation, pochettes et dossiers à collage en pli, formulaires autocopiants, livrets, supports imprimés divers et ordonnances sécurisées. Il concerne des documents de soins, administratifs et logistiques, réalisés à partir des maquettes transmises par les établissements. Les formats, papiers et grammages doivent respecter les caractéristiques techniques prévues pour les références ; les tolérances annoncées ne portent que sur quelques millimètres ou grammes, et tout écart proposé doit être indiqué.

Gammes et quantités indicatives

• Dossiers de consultation : pochettes et dossiers spécialisés, dont des dossiers de transfusion, de chirurgie, de cardiologie, de médecine et de rééducation. Le bordereau comporte 19 références, avec des quantités annuelles estimées allant notamment de 300 à 3 500 exemplaires par référence.
• Pochettes et dossiers à collage en pli : passeports ambulatoires et dossiers de spécialité, dossiers d’hospitalisation, pochettes à rabats et chemise pédiatrique. Le prototype « Passeport Patient » est estimé à 21 000 exemplaires ; il est susceptible d’évoluer et de remplacer ou d’harmoniser d’autres références.
• Formulaires autocopiants : 22 références, notamment traçabilité de laboratoire, demandes de prise en charge, fiches de suivi, formulaires de transfusion et ordonnanciers. Les quantités annuelles estimées vont de 150 à 30 000 exemplaires selon la référence. Les conditionnements indiqués comprennent des liasses par 25, 50, 100, 200 ou 250. Les formulaires sont généralement commandés une fois par an ; ceux des laboratoires peuvent l’être jusqu’à deux fois par an.
• Livrets et dossiers reliés : dossiers obstétricaux et d’anesthésie, livrets d’accueil du patient et du résident ; les quantités annuelles indiquées vont de 500 à 18 000 exemplaires, en livraisons par 20 ou par cartons de 50 ou 75.
• Supports divers : dossiers de gynécologie, gastroentérologie et diabétologie, formulaires d’analyses et d’imagerie, prescriptions, actes gynécologiques, cartons de rendez-vous et en-têtes. Certaines références atteignent 110 000 exemplaires par an. À Rouffach, un dossier patient ou résident comprend une couverture et cinq feuillets reliés, dont quatre avec encoche et un sans encoche.
• Ordonnances sécurisées : ordonnances simples ou ALD bizones, pour le GHRMSA, Pfastatt et Rouffach. Les quantités indiquées comprennent 80 000 ordonnances ALD bizones et 150 000 ordonnances simples pour le GHRMSA, en liasses de trois feuilles encollées, par paquets de 100 sous film ; les références de Rouffach sont en blocs de 50 duplicata avec couverture et séparateurs.

Les quantités sont estimatives, ne constituent pas un engagement de commande et peuvent varier ; certaines références peuvent ne pas être commandées une année. Un catalogue de produits supplémentaires liés à l’objet du marché est à fournir, tarifé au prix public du fournisseur ; toute remise accordée doit être indiquée. Des variantes sont autorisées pour les lots 1 à 5, à condition de proposer aussi l’offre de base et au plus une variante par lot et par imprimé ; aucune dégradation du besoin fonctionnel n’est admise.

Préparation, validation et fabrication

Les fichiers de maquette sont transmis par les établissements. Le titulaire assure, sans limitation de frais, la préparation et la modification des fichiers d’impression, leur retraitement s’ils ne sont pas imprimables en l’état, ainsi que l’assistance et le conseil pour de nouveaux imprimés. Il transmet un BAT électronique en PDF restituant mise en page, couleurs et contenu ; le délai de réalisation du BAT ne dépasse pas deux jours. Le service approvisionnement dispose de cinq jours ouvrés pour répondre ; après relance, l’absence de réponse pendant trois jours ouvrés vaut validation tacite. La fabrication intervient après validation du BAT. Le délai d’impression et de fabrication ne dépasse pas quinze jours ouvrés après validation.

Chaque exemplaire doit faire figurer dans un coin inférieur la référence E ou O, son numéro, la référence Magh2 et la date de mise à jour. Les changements de maquette ou de caractéristiques d’une commande à l’autre donnent lieu à la transmission d’une nouvelle trame et à un nouveau BAT. À la fin du marché, les fichiers sont à restituer en PDF haute définition et dans leur format source exploitable et modifiable.

Livraison, conditionnement et suivi

Les commandes sont émises selon les besoins, sur bons de commande précisant notamment les quantités et délais. Les livraisons sont franco de port, à l’adresse portée sur chaque bon ; les contacts sur site doivent être informés par courriel au moins 48 heures à l’avance. Les conditions locales imposent, selon le site, hayon et transpalette ; à Hasenrain et à la MMPA, le véhicule est limité à 19 tonnes et doit disposer d’un hayon. Les emballages doivent résister au transport et afficher lisiblement, en français, le contenu, les quantités et, s’il existe, le code article. Le titulaire reprend à chaque livraison autant de palettes Europe EPAL qu’il en a livrées ; les livraisons groupées ou à une autre adresse ne sont pas acceptées.

En cas de rejet, les imprimés simples sont remplacés dans les trois jours calendaires et les dossiers plus complexes dans les huit jours. Une réunion annuelle de bilan est prévue, avec communication des montants HT et du nombre de commandes, en distinguant BPU et catalogue et en indiquant le nombre de commandes portant sur des produits labellisés ou composés de matières recyclées. Toute évolution de fourniture pour motif technologique, technique ou réglementaire est soumise à l’accord du GHRMSA et ne doit pas entraîner de supplément de prix.