Prestations éditiques

Le titulaire traite des flux récurrents de documents transmis par Mayenne Habitat sous forme de fichiers PDF. La chaîne comprend la préparation et les adaptations nécessaires, les tests, l’impression, le façonnage, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise au service postal. Le périmètre des documents peut évoluer par ajout, suppression ou modification de prestations.

Les documents concernés comprennent notamment les avis d’échéance et échéanciers, les relances d’impayés et d’assurance, les régularisations de charges, les lettres d’augmentation des loyers et des courriers divers. Les traitements en masse et les envois égrenés sont prévus. Les impressions peuvent être en couleur, recto ou recto-verso, sur papier blanc ou recyclé ; les prestations chiffrées au BPU sont exprimées au mille de pages. Le papier de base indiqué est de 80 g, en format A4. Les enveloppes recensées sont au format 114 × 229, à fenêtre.

| Type de document | Volume estimatif | Fréquence indiquée |
|---|---:|---|
| Avis d’échéance | 80 400 | Mensuelle, entre le 28 et le 31 |
| Relances assurance | 5 500 | Mensuelle |
| Régularisation des charges | 8 000 | Annuelle, en avril |
| Lettres de relance R1 | 3 800 | Mensuelle |
| Mises en demeure (relance R2) | 1 400 | Mensuelle |
| Relances prélèvements | 1 600 | Une fois tous les 2 ans |
| Courriers locataires – Direction Patrimoine & Développements | 3 000 | 4 à 5 fois par an |

La volumétrie annuelle estimative récapitulative est de 103 700. Les pièces jointes peuvent être imprimées en quadri au recto, au recto-verso en A4 ou au recto-verso en A5, selon les postes prévus au BPU. Le DQE, indiqué comme non contractuel, estime en milliers : C.1, 80 sur papier blanc et 0 sur papier recyclé ; C.2, 8 et 8 ; C.21, 3 et 3 ; C.3, C.4 et C.5, 1 et 1 chacun ; C.6 à C.9, 1 et 1 chacun. Il estime aussi 110 milliers de lettres vertes grand compte et 1 millier de recommandés grand compte.

Les affranchissements prévus comprennent notamment le tarif écopli G4 Premium toute France, 0–50 g dès le premier pli, et le recommandé Premium, 0–50 g. Pour certains documents, le titulaire restitue les fichiers produits en PDF, éventuellement en un fichier unique pour l’ensemble des destinataires. Les pré-imprimés doivent être reproduits conformément à l’original, de façon lisible et pour permettre à Mayenne Habitat d’imprimer des duplicatas sur papier blanc.

Extranet et conduite des traitements

La plateforme de type extranet, mise en place dès la notification, doit permettre le traitement complet et sécurisé des documents. Elle assure la confidentialité des échanges, leur horodatage, le suivi d’avancement, l’accusé de réception des éléments transmis, la présentation et la validation des BAT ainsi que la récupération d’un état annuel des documents traités par service, quantité et montant. Elle prévoit plusieurs profils nominatifs et personnalisés ; le profil administrateur de Mayenne Habitat peut accéder à tous les fichiers déposés. Au dépôt, Mayenne Habitat choisit notamment recto ou recto-verso, papier normal ou recyclé, couleur ou noir.

Mayenne Habitat transmet chaque année le calendrier prévisionnel par la plateforme. Les calendriers rectificatifs sont transmis au plus tard 15 jours avant leur prise d’effet, délai porté à un mois si les modifications concernent les avis d’échéance. Un bon de commande annuel est accompagné du calendrier et précise notamment les services concernés et les quantités par type de document. Une réunion de lancement est organisée au plus tard dans le mois suivant la notification ; le titulaire participe également aux réunions ponctuelles demandées, sans frais supplémentaires. Le titulaire notifie l’exécution de chaque prestation dans les 24 heures suivant sa fin, avec un rapport indiquant le traitement, le service demandeur, la date et l’heure de remise en poste, le nombre de plis, la quantité traitée et le montant total du traitement.