Édition et routage des avis d’échéance et décomptes de charges

Le titulaire prend en charge l’impression, le conditionnement et l’acheminement des avis d’échéance et des décomptes annuels de charges à partir des fichiers fournis par HABITAT 70. Les fichiers sont transmis en RPT (Crystal Reports) ou PDF, au choix de l’office, par FTP sur le site du prestataire ou dispositif similaire.

Quittancement : le CCTP prévoit environ 9 300 avis par traitement. Impression laser sur papier A4 blanc de 80 g, en noir ou couleur selon les fichiers ; un document complémentaire peut être inséré lors de communications spécifiques. Les avis sont mis sous enveloppe à double fenêtre de format 114 × 229 mm, support 80 g, ou conditionnés en cartons triés selon les références patrimoine. Environ 3 900 avis sont expédiés par voie postale ; les autres sont livrés aux agences pour distribution par leurs agents. Le suivi des livraisons est demandé et toute modification ou tout renouvellement du stock d’enveloppes est soumis à l’accord préalable de l’office.

Régularisation annuelle des charges : le CCTP indique environ 8 900 décomptes par traitement, avec courrier d’accompagnement, papier A4 blanc 80 g et impression recto noire ou couleur selon les fichiers. Les documents sont mis sous enveloppe à fenêtre 114 × 229 mm, imprimée en noir avec le logo HABITAT 70, puis expédiés intégralement par voie postale.

Les pièces de prix précisent également, pour le quittancement, du papier recyclé et une impression entièrement noir et blanc, A4 recto-verso et pliage en trois ; pour la régularisation, elles prévoient 9 000 unités, une impression A4 recto et un pliage en trois. Les quantités du DQE sont indicatives et n’engagent pas l’office : le volume annuel de régularisation diffère donc entre le CCTP (8 900) et le DQE (9 000). L’affranchissement est chiffré séparément au tarif Ecopli.

Épreuves, délais et contrôles : un test d’impression PDF ou RPT doit être réalisé avant le démarrage en production. Le titulaire transmet le bon à tirer dans les 24 heures ; après acceptation du BAT, l’impression est réalisée sous 48 heures. Pour le quittancement, l’acheminement est prévu sous 48 heures vers les bureaux et sous 96 heures chez les locataires ; pour la régularisation, le délai d’acheminement chez les locataires est de 96 heures. Les documents présentant un défaut d’adresse doivent être signalés à l’office et ne sont pas remis à l’envoi postal. Les livraisons hors envoi postal sont accompagnées d’un bon de livraison ; les contrôles quantitatifs et qualitatifs sont effectués dans les deux jours ouvrés suivant la livraison. L’office peut demander la reprise des prestations jusqu’à obtention du résultat attendu, sans indemnisation du titulaire.