Impression et routage de courriers en nombre

Le service couvre la préparation des fichiers, l’impression, la fourniture et l’impression des enveloppes, la mise sous pli, l’affranchissement et le dépôt postal de trois familles de campagnes. Un BAT ou un circuit de validation équivalent est requis avant chaque exécution. La proposition doit aussi décrire la mise en place, les tests et la validation de la solution avant la première mission.

Avis d’échéance

Douze campagnes par an, pour 10 000 à 13 000 plis mensuels au maximum. Les documents sont imprimés au format A4 (21,0 × 29,7 cm), sur papier Print Speed Offset Blanc de 90 g/m². Le recto couleur associe un fond fixe aux données locataires structurées ; il est recto seul pour les locataires en prélèvement automatique et recto-verso, avec verso monochrome, pour les autres. Ces derniers représentent 30 % du volume et nécessitent une perforation dynamique du talon de règlement.

Le bas de page comprend un coupon de 80 × 174 mm, dont les dimensions doivent être strictement respectées, et un code-barres Code128 A de 32 caractères, horizontal, de densité supérieure à 10 mm et de 13 mm de hauteur. Les enveloppes 1/3 à fenêtre de 100 × 45 mm portent en quadrichromie le logo et l’adresse de XL Habitat. Les fichiers fournis comprennent les feuillets déjà adressés : aucun traitement de fichiers d’adresses ni repiquage de ces adresses sur les enveloppes n’est prévu. Un second feuillet A4, recto ou recto-verso, peut être ajouté à titre exceptionnel ; son contenu est identique pour les destinataires concernés.

Régularisation des charges

Une campagne annuelle de 10 000 à 13 000 exemplaires maximum : impression couleur recto seul sur A4, 90 g/m², à partir d’un ou plusieurs PDF, puis mise sous pli, affranchissement et dépôt postal. L’enveloppe est fournie et imprimée en quadrichromie avec logo et adresse. Les feuillets sont transmis adressés ; le traitement des adresses et leur repiquage sur les enveloppes ne sont pas à prévoir. Une option permet de réunir cette campagne et celle des avis d’échéance dans une même enveloppe lorsque l’adresse de destination est identique.

Courriers en nombre

Campagnes d’information ou de communication, relances et publipostages. Le support est au format A4, 90 g/m², en couleur, recto seul ou recto-verso ; les enveloppes sont fournies et imprimées en quadrichromie. Les volumes estimatifs du CCTP comprennent 1 à 2 campagnes de communication de 11 000 exemplaires, 8 à 25 campagnes de relance de 300 à 3 500 exemplaires au maximum, ainsi que des campagnes de publipostage au cours de l’année. Le DQE retient pour cette mission 300 à 2 500 plis par campagne et une base estimative de 1 000 exemplaires pour son total annuel.

Le traitement peut exceptionnellement comprendre la fusion d’un PDF avec une liste structurée CSV ou XLSX et le repiquage d’adresses à partir de cette liste ; le repiquage des adresses sur les enveloppes n’est pas prévu. Un second feuillet A4, recto ou recto-verso, peut être ajouté ; son contenu est identique pour les destinataires concernés. Une option prévoit la fusion d’un document avec un fond de page et une liste de destinataires XLSX ou CSV.

Organisation et options communes

Les fichiers peuvent être transmis par dépôt FTP, en un ou plusieurs fichiers PDF par mission. Le titulaire précise les délais de réalisation, avec prise en charge et dépôt postal à J ou J+1 selon l’heure de dépôt des fichiers, la gestion du stock d’enveloppes, les tarifs postaux proposés et la méthode de gestion des plis non distribués. Un portail client peut permettre le suivi des opérations d’impression et de dépôt postal. Une option permet de regrouper dans un même pli les courriers ayant la même adresse de destination.