Externalisation de l’envoi de documents en masse

Le prestataire prend en charge les fichiers bureautiques ou issus d’applicatifs, les contrôle, les imprime, assemble le courrier principal et ses annexes, puis prépare les plis pour leur remise à l’opérateur postal. Le volume global est estimé entre 20 000 et 25 000 envois par an, susceptible d’évoluer.

• Prise en charge de fichiers PDF, Word ou équivalents ; remodelage automatique possible des documents, notamment pour replacer ou redresser la zone adresse selon les normes postales.
• Papier fourni en A4, 80 g : papier recyclé contenant au moins 75 % de papier recyclé, ou papier respectueux de l’environnement contenant au moins 75 % de fibres issues d’une gestion durable des forêts. Le titulaire fournit également les encres.
• Impression noir et blanc ou couleur, recto ou recto-verso, avec ou sans fond de page, qualité minimale de 300 dpi (300 ppp). La qualité proposée doit permettre la reconnaissance des Datamatrix présents sur certains courriers.
• Pliage des documents et assemblage possible d’un ou plusieurs documents annexes fournis en PDF ou équivalent. Pour les envois visés dans les conditions d’exécution, le courrier principal correspond à une feuille recto-verso et certaines redevances peuvent comporter une notice ou plaquette annexe de deux feuilles maximum.

Mise sous pli et acheminement

Le service comprend la fourniture d’enveloppes mécanisables à fenêtre unique, leur adaptation automatique au nombre de pages et leur fermeture. Les formats demandés sont C4, C5, C6 et DL. L’affranchissement couvre les envois nationaux au tarif économique (écopli) et en recommandé, avec ou sans accusé de réception.

Les plis non distribués sont gérés et retournés à l’expéditeur. Si le service émetteur le demande lors du dépôt, l’accusé de réception du recommandé doit pouvoir lui être retourné sur support papier, daté et signé par le destinataire, avec l’adresse de l’expéditeur.

Les délais de traitement, impression, mise sous pli et remise à l’opérateur postal sont de 48 h après dépôt des fichiers pour 1 à 7 500 envois, et de 72 h au-delà de 7 500 envois. Le candidat précise l’heure limite de transfert des fichiers permettant de tenir ces délais. La solution ne doit pas connaître d’indisponibilité supérieure à 48 h ; les moyens de continuité ou de contournement doivent être décrits.

Archivage et portail de suivi

L’archivage couvre les courriers envoyés, leurs pièces justificatives et, le cas échéant, les accusés de réception. La conservation peut aller jusqu’à cinq ans à compter de l’émission, y compris en cas de non-renouvellement. Le dispositif permet la visualisation et l’export des pièces archivées ; il doit présenter une certification FNTC ou équivalente.

En cas de non-renouvellement, les documents, index et données doivent pouvoir être remis dans un format exploitable, notamment CSV ou XML. La réversibilité prévoit également, dans les deux mois précédant la fin du marché, la restitution sur support physique des données archivées dans leurs formats originaux et convertis.

Le portail web propose des tableaux de bord et des statistiques exportables en XLS, TXT ou CSV, un accès sécurisé par authentification et des connexions simultanées pour plusieurs utilisateurs. La connexion peut être proposée en SaaS, mode privilégié, ou par une application hébergée en local. Les données de nombre de plis et de coûts peuvent être suivies par service émetteur ou centre de coût. La facturation est regroupée mensuellement ; une assistance téléphonique et par messagerie est prévue.

Mise en service et accompagnement

La mise en place comprend le démarrage, le paramétrage, les tests et la formation. La solution doit être opérationnelle au plus tard 15 jours après la réunion de démarrage, laquelle est planifiée dans les trois jours ouvrés suivant la notification. Les formations sont prévues par sessions de huit personnes au maximum : trois administrateurs et cinq utilisateurs. Elles sont réalisées sur site ou, à la demande de l’Agence, en visioconférence ; un support PDF est transmis à chaque participant en amont.