Impression, mise sous pli et affranchissement de documents

Le titulaire assure l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et, pour les avis d’échéance, la production d’un retour d’image numérique. Les fichiers sont transmis par Assemblia au format PDF, notamment via serveur FTP, avec des fichiers suiveurs CSV pour les opérations de rapprochement et de regroupement.

Avis d’échéance

Les avis sont imprimés sur format A4, papier laser 90 g destiné à la lecture optique. L’impression est en corail, bleu optique et bleu au recto, et noire au verso. Les opérations comprennent la coupe au format, la pré-découpe en T à 7,6 cm du pied de page pour le format TIP SEPA, ainsi que la mise en forme des éléments nécessaires à la lecture optique par La Banque Postale. Le titulaire constitue également un stock de réserve à partir du fond de page pré-imprimé.

Les fichiers suiveurs CSV comportent une ligne d’en-tête et des numéros de dossiers locatifs de 10 caractères. Lorsqu’un fichier suiveur est fourni, un document annexe PDF est rapproché de l’avis correspondant et joint lors de la mise sous pli. Une autre série d’environ 280 avis est regroupée par code encaisseur, pour environ 20 codes, selon les adresses du fichier suiveur, puis affranchie au tarif MAA.

Les volumétries décrites comprennent notamment environ 8 950 avis d’échéance par mois, dont environ 4 700 à imprimer et affranchir, environ 280 à regrouper par code encaisseur et environ 3 950 à ne pas imprimer. Le DQE indique 4 980 avis par mois pour la ligne d’impression et de mise sous pli.

Retour d’image et transfert numérique

Le titulaire fournit un retour mensuel des images PDF de production, pour les avis imprimés ou non imprimés. Les documents sont découpés en fichiers PDF uniques par dossier locatif et renommés selon la convention Année_Mois_dossierlocatif.pdf. Le transfert s’effectue par FTP au moyen d’un fichier ZIP. Lorsqu’un courrier annexe a été joint, il est intégré en page 2 de l’image PDF.

Le DQE prévoit 8 950 retours d’image par mois. Les courriers annexes éventuels doivent être reproduits dans le retour d’image selon le rapprochement réalisé avec le fichier suiveur.

Enveloppes mécanisables

Les enveloppes à fenêtre sont au format 114 × 229 mm, avec une fenêtre de 45 × 100 mm placée au recto à 20 mm du bord inférieur et à 20 mm du bord droit. Elles comportent une patte biseautée de 42 mm, sont en papier blanc 80 g, imprimées en une couleur au recto avec fond flexo gris, et dotées d’un gommage synthétique permettant l’insertion sur toute machine.

La prestation comprend la fabrication, l’impression et le stockage dans les locaux du titulaire, avec 2 000 exemplaires à adresser au siège d’Assemblia. Le DQE prévoit 80 000 enveloppes par an.

Bulletins de régularisation de charges

Les bulletins sont imprimés au format A4 sur papier 90 g, en couleur au recto et avec un verso pré-imprimé. La prestation comprend l’édition du bulletin, l’impression des courriers accompagnateurs selon trois formats, le regroupement par code dossier, la mise sous pli et l’affranchissement. Environ 8 950 bulletins sont annoncés annuellement, tandis que le DQE prévoit 4 980 exemplaires par an pour la ligne d’impression et de mise sous pli.

Relances et autres publipostages

Les relances d’impayés sont produites environ 300 fois par mois à partir de fichiers PDF téléchargeables par URL. Elles sont imprimées en recto seul, mises sous pli puis affranchies.

Les publipostages comprennent environ une opération par semestre. Le modèle de courrier A4 est fourni en PDF ; le titulaire assure l’impression de feuillets A4 en couleur recto, la mise sous pli et l’affranchissement. Le DQE prévoit 8 950 exemplaires par semestre.

Affranchissement et exécution

L’affranchissement est réalisé par le titulaire au moyen du compte postal dédié d’Assemblia, sans refacturation entre le titulaire et Assemblia dans le cadre du marché. Les délais applicables sont ceux indiqués dans les bons de commande et dans la colonne dédiée du BPU. Les prestations doivent respecter les normes et spécifications techniques en vigueur à la date du contrat.