Impression et distribution de formulaires d’abonnement

Le marché couvre la préparation des fichiers et données, l’impression personnalisée ou non de formulaires et documents associés, puis leur mise en kits, leur distribution postale, leur livraison ou leur préparation pour enlèvement par un logisticien. La campagne imagine R constitue l’essentiel du besoin ; les commandes Navigo Annuel et Navigo Mois/Semaine sont plus ponctuelles.

Documents et personnalisation

Pour imagine R, les prestations comprennent notamment les formulaires scolaires et étudiants, en primo ou réabonnement, les guides d’information, les courriers explicatifs et enveloppes porteuses, ainsi que les contrats et kits Tiers Payant. Les kits Tiers Payant associent selon les cas contrat(s), mandat(s) SEPA, guide et courrier personnalisé. Les demandes comportent une préproduction puis la production principale ; la campagne comporte habituellement deux temps, vers février puis vers avril.

Les formulaires peuvent compter plusieurs feuillets, être autocopiants, pliés et collés, comporter un coupon et un adhésif avec protecteur pour photo. Le formulaire imagine R est un ensemble de trois feuillets ; les feuillets autocopiants indiqués sont en 90 g et 57 g, et le troisième feuillet en offset 80 g. Le format ouvert indiqué est de 210 × 433 mm, avec coupon de 210 × 64 mm pour les modèles qui en comportent ; le format fermé est de 210 × 158 mm. Le talon collé mesure 13 mm et la colle ne doit pas déborder de sa bande. Les guides clients sont au format fini 210 × 148 mm, en papier couché satiné PEFC 150 g, imprimés en quadrichromie recto verso et pliés selon le modèle : deux plis roulés pour le guide scolaire, un pour l’étudiant.

Les contrats iRTP et mandats associés sont au format A4, sur papier blanc 80 g FS ou PEFC ; les contrats sont imprimés en quadrichromie au recto et en une couleur au verso, les mandats en niveaux de gris. Les lettres d’accompagnement iRTP sont des A4 quadri recto ; quatre textes existent selon le financement. Les enveloppes porteuses de renouvellement sont imprimées en quadrichromie au recto, en papier blanc PEFC 90 g, avec zones blanches de préhension de 7 mm et zone de 74 × 39 mm.

Les formulaires NA sont vierges de données personnelles, avec numéro de formulaire et de RUM ; les formulaires NMS sont également vierges et numérotés, mais sans RUM. Leurs spécifications comprennent notamment impression quadri recto verso, adhésif photo de 30 × 30 mm, et façonnage pour insertion dans l’enveloppe retour.

Numérotation, données et contrôles

Le titulaire traite les données de personnalisation, de numérotation, d’envoi et de tri fournies par Comutitres, calcule les numéros de contrat et de mandat selon les règles communiquées et produit les codes-barres requis. Les formulaires de renouvellement comportent également les coordonnées du titulaire du contrat. Les fichiers de données, BAT et PDF comportant des données personnelles sont échangés par plateforme sécurisée ; les données sont conservées, exploitées puis détruites conformément aux exigences de sécurité et de protection des données.

Avant fabrication, chaque produit fait l’objet d’un BAT et d’une fiche de contrôle ; la production ne commence qu’après validation par Comutitres. Les contrôles portent notamment sur la qualité visuelle et de façonnage, la personnalisation, la complétude des kits, le colisage et le tri. Les produits défectueux ou de réglage sont sécurisés et détruits ; un produit non conforme ne peut être utilisé sans dérogation écrite préalable. Des reportings, bons de livraison, listings de colisage et PDF de production sont également à fournir selon les phases.

Conditionnement et acheminement

Les formulaires peuvent être envoyés directement par courrier, livrés à Comutitres et à ses partenaires, ou regroupés par Tiers Payant et par produit pour enlèvement. Les réabonnements préparés pour les Tiers Payants sont classés par code postal puis par nom de payeur, et conditionnés en cartons par Tiers Payant. Les livraisons s’accompagnent de bordereaux détaillés ; les consignes varient selon le destinataire. À Boissy-Saint-Léger, les cartons de formulaires sont limités à 15 kg ; à Saint-Ouen-l’Aumône, les palettes sont au format 80 × 120 cm, limitées à 700 kg et 140 cm de haut, et les cartons à 25 kg. Pour les livraisons SNCF, seuls des conditionnements complets sont livrés.

Les frais de livraison et de préparation pour enlèvement sont intégrés aux prix des productions selon le bordereau ; les frais postaux sont refacturés au réel, séparément. À la suite des livraisons, le titulaire fournit les informations nécessaires à la déclaration d’écocontribution et une synthèse annuelle.