Édition et routage de factures et courriers

Le titulaire prépare et met en service l’ensemble de la chaîne permettant de recevoir les flux, de les contrôler, de produire les documents, de constituer les plis et de les remettre à l’opérateur postal. La composition des documents et les fichiers PDF sont fournis par l’acheteur ; le titulaire fournit et gère les consommables, les enveloppes et les moyens de production.

La phase de préparation comprend le paramétrage de l’infrastructure de transfert, la création de l’environnement de production, les tests unitaires et d’intégration, la recette et l’appui à la vérification de service régulier. Le transfert est prévu par VPN IPsec et SFTP ; le titulaire met en œuvre son demi-circuit IPsec et, si un plan de reprise l’exige, un second demi-circuit. Les flux autorisés sont limités aux transferts nécessaires ; une plateforme mutualisée doit cloisonner les données des clients. Sont notamment à remettre le plan qualité projet, les spécifications d’accès, le plan de tests, les résultats et bilans de recette, ainsi que les bons à tirer des différentes typologies de documents et enveloppes.

Production, mises sous pli et expédition

Les factures et relances sont transmises deux fois par semaine selon des journées convenues au démarrage ; les courriers de gestion sont transmis quotidiennement. Les fichiers de factures et de relances sont transmis sous forme de ZIP contenant le PDF, un fichier de paramétrage .PAR et un fichier de contrôle .CTL. Le titulaire réceptionne et contrôle les fichiers, gère les stocks, édite les documents, insère les annexes, met sous pli, affranchit et dépose les envois.

Les documents sont imprimés en couleur sur papier blanc. Factures et relances : A4 recto-verso ; courriers de gestion et annexes électroniques : A4 recto ou recto-verso. Le taux d’encrage maximal est de 20 % par page pour les factures, relances et courriers de gestion, et de 50 % pour les annexes électroniques. Le papier des factures, relances et annexes associées est blanc, 90 g/m², certifié PEFC ou FSC ; les correspondances diverses autres que les factures sont imprimées sur papier recyclé. Les factures doivent également respecter la norme NF Q 14-007 relative à la reconnaissance optique des caractères.

• Les plis sont constitués selon les indications des fichiers et peuvent inclure des annexes électroniques ou physiques. Les exemples comprennent une facture et un feuillet d’incitation au prélèvement, une facture avec feuillet de communication et feuille de synthèse ARS, ou une facture hors cycle avec courrier de gestion. Les annexes physiques estimées comprennent environ 70 000 feuillets de communication de deux pages au premier semestre, 36 000 feuillets de mensualisation de deux pages au second semestre et jusqu’à 9 000 feuillets de prélèvement de deux pages.
• Les enveloppes courantes sont au format C5/6 (114 × 229 mm), à une fenêtre de 100 × 45 mm, avec logo et adresse de retour ; une enveloppe C4 à une fenêtre (229 × 324 mm) figure également aux spécifications. Le titulaire achète ou fabrique les enveloppes et gère les stocks.
• Les factures et relances sont affranchies au tarif lettre verte (J+2). Le titulaire optimise le tri et l’affranchissement selon la destination, le poids et le format, prépare les contenants, étiquettes et bordereaux conformes aux dépôts industriels, et assure la mise en poste.

Les estimations annuelles, non engageantes, comprennent 160 000 plis de factures de cycle, 29 000 factures hors cycle et environ 190 000 enveloppes. Les cycles de facturation peuvent s’étendre sur trois mois et atteindre des pics de 10 000 factures. Les relances sont estimées à 33 000 plis sur la période de la prestation, à raison d’une lettre de deux pages par pli. Les courriers de gestion sont estimés à 90 000 par an. Les pics journaliers indicatifs sont de 10 000 factures, 6 000 relances et 25 000 courriers ; si deux pics surviennent le même jour, le volume de données transférées est estimé jusqu’à 100 Mo par jour.

Contrôles, adaptations et suivi

Le titulaire enrichit les flux PDF à l’aide d’une barrette technique et de codes OMR, codes-barres ou codes 2D pour piloter l’impression, l’insertion et le tri, et vérifier l’intégralité des plis et l’intégrité de leur contenu. Toute anomalie détectée entraîne la mise au rebut automatique du pli concerné et des plis précédents et suivants, puis la réimpression des plis fautés ; les plis rebutés ne sont jamais réutilisés. Des contrôles portent aussi sur la complétude et le format des fichiers, les nombres de pages et de plis, les références de consommables, la qualité des impressions, des mises sous pli et des dépôts postaux.

Les adaptations courantes incluent la création d’annexes électroniques (estimée à cinq par an), le paramétrage de nouvelles maquettes (estimé à une par an), l’ajout ou la suppression de ressources, la mise à jour des référentiels et les tests d’impression et de mise sous pli. Les délais de mise en production prévus sont au plus de J+5 pour une nouvelle annexe ou une ressource, et J+15 pour une nouvelle maquette ; les éléments correspondants doivent être transmis au titulaire au moins cinq ou quinze jours ouvrés avant leur mise en production, selon le cas.

Le titulaire remet des rapports hebdomadaires et mensuels sur les volumes reçus, imprimés, mis sous pli et déposés, les annexes et consommables utilisés, les délais, les affranchissements et les plis non distribués. Les plis non distribués reçus par le titulaire sont ouverts et donnent lieu à une liste informatique de leurs identifiants, transmise chaque lundi pour la semaine précédente. Les incidents sont signalés dans les quatre heures avec un flash incident ; le plan de continuité doit limiter l’interruption du service à deux jours ouvrés. Le taux de mise en poste exigé varie selon l’heure de réception : pour les fichiers reçus au plus tard à 9 h, 99,5 % à J et le solde à J+1 ; après 9 h, 99,5 % à J+1 et le solde à J+2. La pièce technique fixe par ailleurs au 16/02/2027 la date de mise en service conforme (indicateur D1), alors que le calendrier de démarrage du service continu indique le 01/07/2027 : cet écart est à clarifier. L’acheteur peut inclure des plis témoins dans les fichiers, dans une proportion maximale de 0,15 % par fichier, et auditer les contrôles et procédures de production.