Impression, conditionnement et routage de sujets de concours et d’examens

Le titulaire prend en charge la chaîne de production, depuis la mise en forme des documents transmis par l’administration jusqu’à l’impression, au conditionnement, au stockage et à l’expédition des sujets principaux ou de remplacement. Les sujets peuvent contenir des textes, cartes, graphiques, schémas ou photographies. L’administration fournit les contenus, les quantités par centre et les instructions de répartition.

Les formats courants sont A4 et A3. L’impression est en noir et blanc recto-verso sur papier blanc de 80 g ; à partir de deux pages, les pages sont numérotées dans l’ordre croissant. La dernière page doit être blanche. Les finitions prévues comprennent notamment le format livre ou la liasse de feuillets simples agrafés ; toute finition particulière est précisée avant la mise en maquette. Les étiquettes d’emballage sont imprimées sur papier autocollant.

Sur demande, le titulaire réalise une transcription en braille intégral ou abrégé, ou une version numérique accessible et exploitable avec les lecteurs d’écran et autres outils d’assistance indiqués par l’administration. Il peut également décrire ou agrandir les cartes, plans, graphiques, schémas et autres documents pour les candidats concernés. Les transcriptions doivent préserver autant que possible le contenu et la structure du sujet. Le braille fait l’objet d’une relecture par un opérateur qualifié ; les versions numériques sont contrôlées quant à leur conformité et leur accessibilité.

Maquette, épreuves et contrôles

Les fichiers sont transmis sous forme dématérialisée par protocole sécurisé ou via une remise en main propre ; leur envoi par courriel n’est pas autorisé. Lorsque le titulaire compose la maquette, il réalise la mise en page, la pagination, les retouches d’images et le titrage des documents, puis effectue une première lecture et signale immédiatement toute incohérence détectée.

Une épreuve de contrôle est soumise à l’administration pour acceptation dans les cinq jours ouvrés suivant la remise des éléments lorsque la maquette est composée par le titulaire, ou dans les deux jours ouvrés lorsque la maquette vient de l’administration. Le temps d’acheminement n’est pas compris dans ces délais et l’envoi doit intervenir au plus tard le lendemain du dernier jour ouvré. Le bon à tirer signé déclenche la fabrication.

Le titulaire vérifie les éléments du bon à tirer et contrôle quantitativement et qualitativement les impressions au début, en cours et en fin de production : lisibilité des formules, schémas, plans, tableaux et images, nombre et numérotation des pages, quantité imprimée et façonnée. Les sujets défectueux sont comptabilisés ; rebuts et chutes sont détruits immédiatement ou conservés en chambre forte jusqu’à destruction, avec remise d’un certificat. Le comptage des sujets à conditionner est effectué à l’unité par direction destinataire ; aucun écart n’est toléré.

Sécurité, conditionnement et expédition

La confidentialité et l’intégrité des sujets sont assurées jusqu’à leur remise aux destinataires. Seules des personnes habilitées et déclarées à l’administration interviennent. Les fichiers sont protégés par des mesures numériques adaptées, notamment chiffrement, transfert sécurisé, accès restreint et suppression certifiée. La production et la mise sous pli s’effectuent dans un espace dédié, clos et sécurisé, à accès contrôlé par badge individuel ou dispositif biométrique et consigné dans un registre ; le site dispose de vidéosurveillance et d’un dispositif anti-intrusion fonctionnels 24 h/24 et 7 j/7. Le titulaire démontre également les protections contre l’humidité et l’incendie. L’administration peut contrôler ou auditer le site. Toute suspicion ou constatation de fuite, perte, vol ou compromission est signalée immédiatement, dans un délai maximal de deux heures, par téléphone puis confirmée par courriel sécurisé.

Les sujets sont répartis par épreuve ou option dans des enveloppes sécurisées, étiquetées et scellées ; les sujets adaptés aux personnes en situation de handicap sont placés dans des enveloppes spécifiques. Si nécessaire, les enveloppes sont numérotées « 1/n », « 2/n » et ainsi de suite. Leur contenu, les quantités et la concordance avec les étiquettes sont vérifiés. Les enveloppes scellées sont regroupées en emballages numérotés, avec l’adresse du destinataire, l’accusé de réception en un exemplaire par centre et une zone d’ouverture conçue pour éviter d’endommager les enveloppes intérieures. Le plan de diffusion est complété avec les numéros des enveloppes expédiées.

Les livraisons partielles sont interdites. Le délai est de dix jours ouvrés pour la France continentale et de vingt jours ouvrés pour la Corse et les territoires ultramarins, à compter de la réception du bon à tirer validé et signé. Les envois vers les territoires ultramarins sont acheminés par voie aérienne ; le titulaire prend en charge les formalités douanières et signale tout blocage. Les colis sont remis en main propre contre signature aux personnes désignées. Un suivi continu, rigoureux et en temps réel permet de connaître le statut et la localisation de chaque colis jusqu’à sa remise. En cas de non-réception à la date prévue, le titulaire met en œuvre les moyens nécessaires pour livrer à échéance ; en cas de fuite d’un sujet, de perte ou de retard, il doit pouvoir réimprimer en urgence le concours complet ou le sujet de secours. Après réception conforme, le stockage des sujets jusqu’à l’épreuve relève de l’administration.

Au début de chaque année N+1, le titulaire transmet par voie dématérialisée les statistiques de l’année N : nombre de sujets normaux, agrandis, en braille et adaptés à un logiciel d’assistance vocale, ainsi que le nombre total de feuilles imprimées pour chaque concours ou examen.