Prestations d’accueil et d’assistance événementielle

Le lot mobilise des hôtesses et hôtes pour les cérémonies, soirées et événements officiels, inaugurations et remises de prix. L’équipe assure tout ou partie des missions prévues au bon de commande, selon les effectifs, compétences et amplitudes de présence demandés.

Missions auprès des invités et des autorités

• Accueil physique, émargement, contrôle des accès, invitations et pass ; remise de badges, tours de cou et bracelets.
• Accueil particulier et accompagnement des invités spéciaux, personnalités, autorités, officiels, VIP et délégations, dans le respect du protocole, des règles de préséance et des consignes de l’acheteur.
• Orientation et placement en salle ou dans les espaces réservés ; gestion du vestiaire, distribution de documents, menus, goodies et cadeaux ; passage de micro et remise de trophées, coupes, prix ou fleurs.

Équipe, compétences et tenue

Les agents affectés à des missions linguistiques doivent maîtriser le français et disposer d’un niveau minimal B1 dans une ou plusieurs des langues suivantes : anglais, espagnol ou portugais. Le titulaire organise et forme son équipe aux tâches attendues et aux spécificités de la manifestation, en contrôle le déroulement et reste responsable de son personnel. Pour certaines manifestations, l’acheteur peut demander un chef contrôleur présent sur site et un chef de placement, chargés notamment de coordonner les équipes, gérer les flux et les placements, traiter les incidents et transmettre les difficultés à l’acheteur.

La tenue, fournie par le titulaire, doit être soignée, homogène et adaptée au caractère institutionnel ou protocolaire. Elle est soumise à l’accord préalable du référent de la Région. La description ou le visuel est transmis au plus tard dans les deux jours ouvrés suivant le bon de commande lorsque celui-ci est émis plus de cinq jours calendaires avant l’événement, ou dans un jour ouvré lorsqu’il est émis entre trois et cinq jours calendaires avant l’événement. Seules les tenues validées sont portées.

Organisation des interventions

Les besoins peuvent varier selon le jour, le site, les horaires et l’événement ; l’équipe est définie au bon de commande. Les prestations peuvent se tenir en semaine, le dimanche et les jours fériés ou chômés, de jour comme de nuit. Les heures de présence sont consignées sur une feuille d’émargement et validées par le représentant de l’acheteur ; toute durée supplémentaire et sa cause sont consignées dans un écrit contresigné. La durée quotidienne de travail effectif ne dépasse pas dix heures, sauf dépassement autorisé, dans la limite de douze heures, et le repos quotidien est d’au moins onze heures consécutives. Le visa d’un bon de commande est retourné sous 48 heures ; une demande de devis pour une prestation complexe reçoit une réponse sous 48 heures ouvrées.