Prestations hôtelières, de salles et de restauration

L’établissement fournit, sur commande, des salles, de l’hébergement, de la restauration et les services hôteliers associés pour des conférences de haut niveau, événements officiels, missions et réunions de grande ampleur. Les prestations sont réalisées dans l’établissement proposé, sauf accord écrit exprès d’Expertise France.

Salles et organisation des événements. L’offre décrit les espaces par nom et type, leur surface si disponible, leur capacité selon la configuration et les services inclus. Les configurations peuvent comprendre théâtre, classe, U, conseil ou tables rondes, avec salles de sous-commission si disponibles. Les salles sont préparées selon la demande; l’équipement, le Wi-Fi et la restauration doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Une coordination sur place traite les problèmes de mise en place ou de fonctionnement.

Hébergement et restauration. L’établissement indique le nombre de chambres et leur type, les équipements, les conditions d’occupation, les horaires d’arrivée et de départ ainsi que les modalités de petit-déjeuner. Il gère les réservations à partir des listes de chambres et les demandes d’arrivée anticipée, de départ tardif, d’annulation ou de non-présentation. La restauration peut inclure pauses café/thé, eau, petit-déjeuner, déjeuner, dîner, collations et menus adaptés — végétariens, végétaliens, de jeûne, halal ou liés à des allergies — lorsqu’ils sont disponibles et confirmés à l’avance. Les repas doivent respecter le menu, l’horaire, la qualité et les quantités confirmés.

Équipements et fonctionnement. Selon les disponibilités proposées : projecteur et écran ou écran LED, sonorisation, microphones, paperboards, fournitures, équipements d’interprétation et de visioconférence, câbles et assistance technique. Le dispositif comprend également le Wi-Fi, l’alimentation électrique de secours ou le générateur, l’éclairage et la climatisation/ventilation. L’établissement fournit les informations sur l’accès, le stationnement, la sécurité et l’accessibilité, et maintient la propreté et la fonctionnalité des espaces, chambres et parties communes.

Les demandes sont gérées par un interlocuteur principal et un suppléant désignés par l’hôtel. La disponibilité et la proposition de réservation sont normalement confirmées sous un jour ouvré; les demandes urgentes appellent une réponse au plus vite, de préférence le jour même. Toute réservation nécessite une validation écrite d’Expertise France. L’hôtel signale sans délai les changements, risques de surréservation, indisponibilités ou défaillances; il ne modifie pas un lieu, une catégorie de chambre, un menu ou un service confirmé sans accord écrit.

Éléments de suivi. Le profil de l’hôtel et son catalogue de services sont remis dans les cinq jours ouvrés suivant la notification ou au lancement du contrat; les coordonnées des interlocuteurs sont communiquées dans les trois jours ouvrés. Avant chaque événement, l’hôtel confirme la configuration, la restauration et les équipements; les confirmations d’hébergement et listes de chambres sont préparées avant l’arrivée. Après chaque prestation, facture et justificatifs pertinents — confirmation approuvée, effectif ou présence, liste de chambres et confirmation de service — sont transmis dans les cinq jours ouvrés, sauf accord différent.