Hébergement hôtelier de participants aux formations et événements

La prestation comprend des nuitées en chambre individuelle ou appartement meublé et le petit-déjeuner. Les chambres doivent avoir une douche ou une baignoire et des WC privatifs ; l’établissement doit pouvoir accueillir les stagiaires dès le dimanche soir.

L’hôtel doit être situé au plus près du site de la délégation Normandie, 1 quai de France, 76100 Rouen. Il doit compter au moins 20 chambres et être classé au minimum en catégorie 2 étoiles, ou justifier d’une équivalence.

Capacité et accueil

Le candidat indique dans le cadre de réponse le nombre total de chambres ou studios, puis les minima qu’il s’engage à réserver chaque jour au CNFPT en période classique et en période exceptionnelle. L’offre est irrégulière si aucun minimum n’est proposé ; le minimum accepté ne peut être réduit sans l’accord du CNFPT et doit être maintenu pendant le marché.

Le cadre de réponse décrit les jours et horaires d’ouverture, les modalités d’accueil, le stationnement, l’accessibilité PMR et les équipements des chambres. Il demande notamment de préciser les équipements et conditions d’accueil des chambres PMR, ainsi que le type et les dimensions de la literie, son renouvellement et les protections de matelas.

Chambre, petit-déjeuner et entretien

Le petit-déjeuner est inclus dans la nuitée ; le candidat en décrit la formule, la variété et les produits locaux. Le cadre demande aussi de décrire le nettoyage quotidien des chambres, l’entretien des locaux, l’état et la propreté du linge, ainsi que la fréquence de changement des draps et du linge de salle de bains.

Réservations et ajustements

Dans la limite de l’allotement proposé, une demande de réservation est envoyée au plus tard 15 jours avant l’hébergement ; l’hôtelier en accuse réception par courriel sous 24 heures. Le bon de commande valant réservation est transmis au plus tard 8 jours avant. Les quantités peuvent ensuite évoluer selon les disponibilités. Au-delà de l’allotement ou en urgence, l’hôtelier peut accepter une demande par courriel et répondre dans les 12 heures.

Une baisse ou une annulation jusqu’à 48 heures avant l’hébergement n’est pas facturable. En cas d’annulation plus tardive ou de no-show, des frais peuvent atteindre au maximum 50 % du prix de la chambre seule, hors petit-déjeuner et taxe de séjour ; le délai de 48 heures se calcule à partir de 19 h. L’hôtelier signale un no-show par courriel à la délégation.

Le DQE prévoit 2 000 nuitées avec petit-déjeuner par an à titre estimatif, sans engagement de commande. La prestation fait l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives après son exécution.