Hébergement hôtelier des stagiaires

• le nombre minimal de chambres disponibles toute l’année ;
• le nombre de chambres supplémentaires mobilisables lors des pics d’activité ;
• le nombre de chambres accessibles aux personnes à mobilité réduite ;
• les équipements et services proposés, notamment accueil, stationnement, restauration et équipements de confort.

Les équipements valorisés comprennent notamment le Wifi gratuit dans toutes les chambres, la climatisation fonctionnelle, le coffre-fort, le double vitrage, une kitchenette ventilée dans au moins 50 % des chambres, une bouilloire avec plateau de courtoisie, un sèche-cheveux, un restaurant, un parking ou garage privatif et l’acceptation des animaux de compagnie.

Commandes et réservations

L’accord-cadre est exécuté par bons de commande. Un bon de commande annuel est augmenté au fur et à mesure des besoins. Les besoins sont exprimés par semaine, du dimanche soir au dimanche matin, et communiqués à chaque hôtel par courriel au moins 10 jours avant le début de la semaine concernée. À défaut d’information dans ce délai, l’hôtel peut disposer librement des chambres proposées.

Le CFP communique les besoins supplémentaires liés aux pics d’activité au moins quatre semaines avant la période concernée. Les réservations engagent le CFP jusqu’à 7 jours calendaires avant le début des prestations, sauf circonstances exceptionnelles telles que mouvements sociaux, intempéries graves ou passage de la formation en distanciel pour raisons sanitaires. Les réservations peuvent être modifiées jusqu’à ce même délai.

Les nuitées sont réparties entre les titulaires selon un système de cascade : le titulaire classé premier est sollicité en priorité, puis les suivants lorsque les capacités disponibles ne suffisent pas.

Obligations d’exécution et suivi

Le titulaire est soumis à une obligation générale de résultat concernant les délais, les coûts et le niveau de qualité. Il doit signaler sans retard toute difficulté et produire, dès sa survenance, une note écrite décrivant les risques et proposant des mesures de réduction. Cette obligation de conseil et d’information est incluse dans les prestations et ne donne pas lieu à facturation complémentaire.

Un cahier de doléances est mis à la disposition des stagiaires à l’accueil de l’hôtel. Le titulaire le consulte régulièrement, le date et le signe, et transmet une copie à l’ENFIP sur demande. Toute remarque relative notamment à la sécurité ou à la salubrité doit donner lieu à la preuve de la résolution du problème, pouvant comprendre l’attribution d’une nouvelle chambre sans frais supplémentaire.

Un relevé détaillé hebdomadaire indique notamment le nombre de nuitées, les petits-déjeuners ainsi que les montants HT et TTC. Après visa et validation par l’établissement, la facture est déposée électroniquement sur Chorus Pro. Les prestations facturées doivent préciser leur nature et leurs quantités.