Hébergement hôtelier

Le titulaire héberge les participants aux formations et événements du CNFPT. La prestation est assurée directement par un hôtelier : les agences de voyages, plateformes hôtelières et autres intermédiaires ne peuvent pas répondre. L’établissement doit être classé au minimum en catégorie 2 ou justifier une équivalence, et disposer d’au moins 20 chambres.

Chaque nuitée comprend une chambre individuelle ou un appartement meublé, avec douche ou baignoire et WC privatifs, ainsi qu’un petit-déjeuner. L’hébergement doit être possible dès le dimanche soir.

Capacité et conditions d’accueil

Le candidat renseigne dans le CRTDD son nombre total de chambres et le minimum quotidien qu’il réserve au CNFPT en période classique et en période exceptionnelle. Ces minima ne peuvent pas être nuls et ne peuvent être réduits sans accord du CNFPT.

Le CRTDD décrit également les horaires et modalités d’accueil, les possibilités de stationnement, l’accessibilité PMR et les chambres équipées pour les personnes à mobilité réduite. Il demande de préciser les équipements des chambres, notamment le Wi-Fi, ainsi que la literie, ses dimensions et sa fréquence de renouvellement. La protection des matelas est obligatoire.

Entretien et petit-déjeuner

Le nettoyage des chambres doit être effectué chaque jour. Le linge doit être propre et en bon état ; le candidat précise la fréquence de changement des draps et du linge de salle de bains, ainsi que les effectifs, fréquences et contrôles associés à l’entretien des locaux et du linge. Il décrit les formules de petit-déjeuner et leur composition, notamment la variété des produits et les produits locaux.

Réservations et aléas

Pour une réservation respectant le contingent prévu, l’hôtelier reçoit un bon de réservation par courriel au plus tard 15 jours avant l’hébergement et doit en accuser réception dans les 24 heures. Le bon de commande valant réservation est transmis au plus tard 8 jours avant le séjour. La commande peut ensuite être ajustée à la hausse ou à la baisse selon les disponibilités ; une hausse donne lieu à un bon de commande complémentaire. Une réduction intervenant jusqu’à 48 heures avant l’hébergement n’est pas facturable.

En cas de dépassement du contingent ou d’urgence, l’hôtelier peut accepter ou refuser la demande selon ses disponibilités ; s’il l’accepte, il doit répondre dans les 12 heures. Pour une annulation moins de 48 heures avant le séjour ou un no-show, des frais peuvent être appliqués dans la limite de 50 % du prix de la chambre seule, hors petit-déjeuner et taxe de séjour. Le délai de 48 heures est décompté à partir de 19 h. En cas de no-show, l’hôtelier doit avertir la délégation par courriel.