Hébergement et administration d’un outil de gestion documentaire

Le marché porte sur l’hébergement et l’administration technique de la base documentaire de Météo-France, ainsi que sur la maintenance de l’outil de gestion documentaire Cadic Intégrale, dans sa version standard et ses modules spécifiques, dont le moissonnage Gallica.

La part ferme comprend :

• l’hébergement sécurisé de la base documentaire et des environnements de test et de production ;
• deux instances de consultation, Internet et Intranet ;
• l’administration technique, la supervision et le maintien en condition opérationnelle ;
• la maintenance corrective et la hotline.

L’administration fonctionnelle de l’outil reste à la charge de Météo-France : création, modification et suppression de champs, gestion des statistiques, règles de prêt, ajout de dossiers ou de brèves et paramétrage fonctionnel.

Capacités et performances d’hébergement

La capacité ferme d’hébergement est de 500 Go, pour une base existante d’environ 250 Go appelée à croître avec la numérisation documentaire. Une extension peut être commandée par unités d’œuvre et le titulaire doit prévenir Météo-France lorsque 90 % de l’espace commandé est occupé.

Les exigences de service comprennent notamment :

• au moins 15 accès simultanés en production ;
• une consultation Intranet dimensionnée pour 3 000 postes simultanés, avec accès illimité à la consultation ;
• un temps de réponse inférieur à 1 seconde pour les requêtes hors recherche et enregistrement avec pièce jointe ;
• un temps inférieur à 1 seconde pour une recherche mono-critère, 2 secondes jusqu’à 5 critères et 3 secondes au-delà ;
• un temps inférieur à 2 secondes pour l’enregistrement interactif d’une notice avec document joint.

Les sauvegardes sont quotidiennes pour le mois courant, avec conservation des sauvegardes mensuelles des trois derniers mois. En cas d’incident majeur, une sauvegarde doit être remontée dans les 5 jours ouvrés. Le titulaire installe les correctifs de sécurité nécessaires lorsque la version utilisée est maintenue, répond aux signalements de sécurité sous 24 heures et apporte une solution sous 5 jours ouvrés lorsque l’accès à la base est empêché.

Maintenance corrective et support

Les demandes sont déposées et suivies dans un extranet. Chaque demande donne lieu à un accusé de réception immédiat adressé à l’administrateur Météo-France et à son suppléant. La maintenance corrective comprend la correction des anomalies, l’installation des correctifs ou la proposition d’un contournement par paramétrage ou mode opératoire.

Pour chaque incident, le titulaire communique le numéro de ticket, la qualification — bloquant, pénalisant ou mineur —, le délai de traitement et, le cas échéant, les moyens complémentaires disponibles. Un standard téléphonique est prévu en cas d’impossibilité d’accès à l’extranet ou de non-respect du délai de traitement. Pour un incident bloquant, une solution doit être mise en œuvre dans un délai d’un jour ouvré après diagnostic ; la solution définitive doit intervenir dans les 30 jours suivant le diagnostic.

Prestations optionnelles sur bons de commande

Les prestations optionnelles comprennent :

• la maintenance évolutive et son support, avec analyse de chaque demande sous 2 semaines, proposition de solution et devis avant commande ;
• l’assistance au paramétrage complexe de l’outil pour des fonctionnalités non encore implémentées ;
• des formations adaptées aux profils d’utilisation, notamment lors d’une évolution de version ou de l’arrivée de nouveaux utilisateurs ;
• l’accompagnement d’une évolution majeure de Cadic Intégrale, comprenant l’analyse des régressions, la mise à niveau de l’architecture logicielle et de la base, l’assistance au reparamétrage, la remise en fonctionnement des modules spécifiques, un cahier de tests et, si nécessaire, un calendrier de formation ;
• le ré-import de la base documentaire et la fourniture des informations nécessaires à sa réutilisation par Météo-France ou un nouveau titulaire, avec un délai maximal d’un mois après le bon de commande.

Une seule évolution majeure de version est prévue au maximum, sans engagement de Météo-France. Après recette sur l’environnement de test, la bascule en production intervient à une date choisie par Météo-France.

Les prestations à bons de commande ne démarrent qu’après acceptation du devis puis émission du bon de commande. Les interventions de formation ou d’évolution peuvent être réalisées sur site ; les interventions dans les locaux s’effectuent en présence d’un agent de Météo-France, du lundi au vendredi hors jours fériés, de 9 h à 17 h 30.

Sécurité, données et réversibilité

Les serveurs de stockage doivent être installés dans l’Union européenne et, si possible, en France. Toute sous-traitance d’hébergement doit être explicitée et soumise à l’accord formel de Météo-France ; les sous-traitants traitant des données personnelles nécessitent une autorisation écrite, préalable et spécifique.

Le titulaire garantit la confidentialité, limite l’accès aux personnels habilités et formés, met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité, tient un registre des activités de traitement et permet les audits et inspections. Les données personnelles concernent notamment la gestion des prêts documentaires et les profils d’utilisateurs ; elles sont conservées pendant la validité du marché, transférées à Météo-France et au nouveau prestataire en fin de marché, puis détruites avec justification écrite.

Toute violation de données doit être notifiée sans délai. Le titulaire apporte également son assistance pour les études d’impact et les demandes d’exercice des droits des personnes concernées. En fin de marché, il remet les données, documents officiels et informations nécessaires à la continuité du service.