Guichet numérique et logiciel d'instruction des autorisations d'urbanisme

Le marché porte sur une solution numérique mutualisée pour la gestion dématérialisée des autorisations d’urbanisme et l’instruction des demandes liées au droit des sols. La DPGF prévoit le socle pour 24 communes, représentant 125 848 habitants. La solution doit aussi permettre à chaque collectivité de conserver ses organisations, circuits et droits d’accès propres, avec séparation logique et sécurisée des données.

Guichet et instruction

Le guichet permet aux usagers de s’informer, d’identifier leur démarche, de constituer et transmettre une demande, de déposer des pièces, de recevoir accusés et notifications, de suivre le dossier et d’échanger avec le service instructeur. Les données et documents sont transmis au logiciel métier sans ressaisie manuelle lorsque cela est techniquement possible.

Le logiciel couvre le cycle de vie des dossiers : réception ou création, identification, affectation manuelle ou automatique selon le cas, instruction, consultations, décision, notification, clôture et archivage. Il suit les délais, calcule les échéances, signale les événements qui les modifient, alerte les utilisateurs et conserve l’historique utile. Il gère les pièces et leurs versions, les courriers et décisions, ainsi que les informations d’urbanisme, zonages, prescriptions, servitudes et données cadastrales. Les fonctions comprennent aussi recherche, statistiques, tableaux de bord, cartographie et traçabilité.

Les circuits paramétrables couvrent notamment affectation, instruction, demandes d’informations, consultations, validation, signature, notification, classement et clôture. Les modèles de documents peuvent être personnalisés par les utilisateurs habilités (logo, coordonnées, signataire, mentions, mise en forme et références du dossier).

Intégration et exploitation

La solution doit être ouverte, évolutive, accessible par navigateur courant sans installation spécifique sauf justification, et privilégier les standards ouverts et documentés. Les interfaces visées comprennent notamment SIG, gestion documentaire, parapheur, signature électronique, messagerie, annuaire, plateformes institutionnelles, systèmes cadastraux et outils de gestion des collectivités. Le raccordement à PLAT’AU est mentionné pour la gestion des documents.

L’hébergement peut être proposé sous forme de service hébergé ou selon une autre architecture compatible. Le titulaire décrit l’architecture, les lieux d’hébergement, les prestataires, l’exploitation, la supervision, les sauvegardes et la maintenance. La solution doit assurer confidentialité, intégrité et disponibilité, gestion sécurisée des accès, traçabilité, protection contre les accès non autorisés et logiciels malveillants, et sécurisation des échanges. Les modalités d’authentification, habilitations, chiffrement, gestion des vulnérabilités et incidents sont à présenter.

Mise en œuvre et accompagnement

La reprise des données, si nécessaire, comprend analyse, stratégie de migration, extraction, transformation, contrôle, import, vérification, correction des anomalies et migration définitive. Une migration à blanc peut précéder celle-ci. Un rapport précise les données reprises et non reprises, anomalies, contrôles et résultats. Le déploiement fait l’objet d’un plan de projet avec méthode, calendrier, étapes, responsabilités, prérequis, tests, formation, mise en production et accompagnement après démarrage. La mise en ordre de marche doit intervenir au plus tard dans les 3 mois suivant la notification ; le calendrier prévisionnel détaillé est fourni sous 15 jours.

Les formations sont adaptées aux administrateurs, instructeurs, agents administratifs, responsables de service et utilisateurs occasionnels, avec supports fournis. L’assistance doit permettre de déclarer et suivre les incidents, consulter leur état, échanger avec le support et tracer les réponses ; les délais de prise en compte et de résolution sont proposés selon la criticité.

Maintenance, modules et réversibilité

Pendant la durée du marché, la maintenance couvre correction des anomalies, adaptations réglementaires, prévention des dysfonctionnements, évolutions fonctionnelles et correctifs de sécurité. Les maintenances programmées sont réalisées, dans la mesure du possible, hors périodes habituelles d’utilisation ; les collectivités sont informées des interruptions programmées. Les développements spécifiques suivent les étapes de définition du besoin, analyse, proposition technique et financière, validation, développement, tests, recette, mise en production et documentation.

Des modules complémentaires peuvent être retenus par chaque membre pour l’habitat, la voirie, le domaine public, le commerce et la publicité. Les besoins décrits portent notamment sur le suivi des demandes et autorisations, procédures ou interventions, gestion documentaire, échéances, localisation, notifications et statistiques. L’offre distingue fonctionnalités incluses ou optionnelles, mise en œuvre, coûts récurrents et interfaces nécessaires.

Le titulaire met en œuvre des sauvegardes, précise leur fréquence, durée de conservation, localisation, modalités et délais de restauration ainsi que la reprise après sinistre ; des tests de restauration sont réalisés périodiquement. La réversibilité couvre au minimum données structurées, documents, pièces jointes, métadonnées, historiques, données utilisateurs nécessaires à la compréhension des dossiers et données géographiques concernées, dans des formats ouverts, documentés et réutilisables. Le titulaire fournit la documentation d’utilisation, d’administration et d’exploitation, ainsi que les supports de formation ; toute documentation rédigée dans une autre langue est accompagnée d’une traduction française.