Mise en œuvre d’une GMAO multisite

Fourniture en mode SaaS d’une solution de gestion de maintenance assistée par ordinateur, avec paramétrage, déploiement, reprise de données, interfaces, formation, support et maintenance. Le périmètre initial comprend quatre sites ; la solution doit pouvoir accueillir de nouveaux sites sans refonte de son architecture.

Gestion du patrimoine et de la maintenance

Le référentiel commun recense les actifs et leur hiérarchie (site, zone, bâtiment ou installation, équipement, sous-équipement et composant), leur localisation, leurs caractéristiques, leur criticité et leur cycle de vie. Il conserve l’historique, permet l’import et l’export des données et prend en charge l’identification par QR code ou code-barres. Les demandes d’intervention, accessibles à tout agent, sont suivies de la détection à la clôture : affectation à des intervenants internes ou externes, priorités et délais cibles, planning et charge des équipes, ordres de travail, temps passés, pièces consommées, comptes rendus et temps d’arrêt. Une demande peut aussi être créée depuis EFORSAIR.

La maintenance préventive comprend des plans et gammes réutilisables entre sites, des périodicités calendaires ou déclenchements par compteur/seuil, la génération automatique des interventions, les procédures associées aux ordres de travail, les alertes d’échéance ou de retard et le suivi du taux de réalisation.

Conformité, contrats et documentation

La solution suit les obligations et contrôles réglementaires par équipement, installation et site, leurs échéances et justificatifs, les réserves jusqu’à leur levée et les actions correctives ; elle doit permettre d’extraire l’état de conformité par site et famille. Les exemples couvrent notamment installations électriques, sécurité incendie, ascenseurs et levage, équipements sous pression, portes et portails, balisage lumineux, équipements SSLIA et de sûreté, ainsi que les exigences de certification d’aérodrome lorsqu’elles s’appliquent.

Elle gère les prestataires et contrats de maintenance, équipements associés, dates de début et de fin, reconductions, préavis, alertes, engagements et coûts. Les rapports de contrôle sont intégrés au minimum au format PDF et rattachés à l’équipement. Les intervenants externes disposent d’une saisie sécurisée, avec comptes nominatifs, droits limités aux contrats, sites et équipements concernés et authentification forte. La documentation centralisée comprend notamment notices, plans, schémas, rapports, comptes rendus et contrats ; elle est classée, historisée et consultable par équipement ou intervention, y compris sur mobile, avec recherche plein texte ou par mots-clés.

Stocks, coûts et pilotage

La gestion des stocks couvre pièces détachées et consommables, entrées, sorties et transferts entre magasins et sites, emplacements, seuils minimums, alertes de réapprovisionnement, état des stocks par site ou consolidé, consommation par équipement ou intervention et pièces critiques. Le suivi financier couvre devis fournisseurs, coûts de main-d’œuvre, pièces et prestations externes, contrats, budgets par site et par nature de dépense, analyse des coûts par équipement ou site et états financiers. La solution s’intègre à Sage X3, utilisé sur tous les sites.

Les tableaux de bord opérationnels suivent en temps réel patrimoine, interventions, équipements critiques, indisponibilités et échéances. Des rapports périodiques automatisés et paramétrables sont prévus pour la direction et la Holding, ainsi que pour les concédants selon les contrats d’exploitation. Les indicateurs comprennent notamment interventions réalisées et en cours, réalisation du préventif, délais et MTTR, arrêts et MTBF, coûts, causes de panne, Pareto des pannes et coûts, conformité réglementaire et consolidation comparative entre sites ; les exports usuels incluent Excel, PDF et CSV.

Mobilité, accès et exploitation technique

La solution est utilisable sur smartphones et tablettes iOS et Android : consultation terrain, interventions, comptes rendus, photographies, signature électronique et lecture de QR codes ou codes-barres. Le mode déconnecté doit synchroniser automatiquement les données au retour du réseau. Les profils, rôles, droits et habilitations sont gérables par site, avec traçabilité des actions et journalisation des modifications significatives.

L’éditeur héberge la solution en SaaS, sans infrastructure locale, avec redondance des systèmes et sauvegardes. L’hébergement et les sauvegardes sont dans l’Union européenne, de préférence en France, et la liste des sous-traitants ultérieurs est communiquée. Sont exigés la conformité RGPD et l’accord de sous-traitance des données, le SSO Microsoft Entra ID avec authentification multifacteur, le chiffrement des données au repos et en transit et la gestion des mises à jour de sécurité. La disponibilité garantie est d’au moins 99,5 % par mois, hors maintenances planifiées hors de la plage 6 h–22 h et annoncées au moins cinq jours ouvrés à l’avance ; la perte de données maximale admissible est de 24 h et le rétablissement doit intervenir sous 8 h ouvrées au plus. L’accès se fait par interface web sans logiciel spécifique à installer. La solution doit être pleinement opérationnelle avec Microsoft 365 Business Premium et permettre des interfaces, notamment par API REST documentée. La réversibilité comprend la restitution globale et, en cas de sortie d’un site, l’export autonome de ses données ; les formats documentés cités comprennent CSV, XML et JSON.

Mise en œuvre et niveaux souhaitables

La démarche prévoit cadrage, ateliers de paramétrage, reprise des données, recette, formation, démarrage et bilan. Les jalons indiqués sont : réunion de lancement sous 10 jours ouvrés, plans projet et de reprise sous 20 jours ouvrés, mise en production du site pilote sous 6 semaines et des quatre sites sous 10 semaines. La VSR prend fin un mois après la mise en production du dernier site ; le bilan intervient trois mois après. Les repères calendaires sont indicatifs : pilote au 1er février 2027 et quatre sites au 1er mars 2027 ; des délais plus courts proposés s’appliquent. Sans déploiement pilote, le délai de 10 semaines vise la mise en production simultanée des quatre sites. Pour un nouveau site commandé, le délai est fixé par le bon de commande ou, à défaut, de 8 semaines. La recette comporte une vérification d’aptitude avant mise en production puis une VSR d’un mois sans anomalie bloquante.

Le CCTP distingue les exigences (E) des niveaux souhaitables (S). Parmi les éléments S figurent la navigation cartographique, les alertes de fin de garantie, la gestion de documents DWG ou PDF volumineux, les inventaires mobiles, le suivi de performance des prestataires, certaines transmissions ou intégrations comptables avec Sage X3, un connecteur décisionnel tel que Power BI, le déploiement pilote, la reprise des données existantes, les formations différenciées, l’accompagnement au changement, l’assistance au démarrage sur site et un support en français couvrant au minimum les jours ouvrés de 8 h à 18 h. L’accompagnement aux obligations de cybersécurité, notamment NIS 2 si les sites y sont assujettis, est également indiqué comme souhaitable.