Prestations de voyages professionnels

Le titulaire recherche, réserve, émet et délivre des billets d’avion pour des déplacements individuels ou groupés, en France, en Europe ou à l’international. Le périmètre comprend aussi le transport aérien des personnes invitées, du lieu de résidence administrative au lieu de l’administration à l’origine de l’invitation.

Les itinéraires sont optimisés selon les liaisons disponibles. La classe économique est prioritaire ; une classe supérieure peut être autorisée par le directeur ou le président et doit alors être indiquée sur le bon de commande. Les billets émis doivent être modifiables, échangeables et remboursables. Le CCP indique que les réservations peuvent être modifiées ou annulées sans conséquence financière ; le BPU comporte toutefois des lignes distinctes de frais de modification et d’annulation.

Commandes, émission et assistance

La demande de réservation est transmise par la S.D.A.F., de préférence par voie électronique, ou par téléphone ou télécopie. Le bon de commande signé est ensuite adressé au titulaire et comporte notamment l’identité, la date de naissance, la fonction et le service du voyageur, les dates de départ et de retour, le numéro de pièce d’identité et les observations utiles. Le titre est délivré après réception du bon de commande, de préférence par courriel.

• Réponse aux demandes reçues par courriel ou télécopie : au plus tard sous 1 jour ouvré ; demandes téléphoniques : sous 3 heures maximum.
• Délivrance du titre : dans la demi-journée suivant la réception du bon de commande ; délai ramené à 2 heures maximum en cas d’urgence.
• Continuité du service 7 j/7 et 24 h/24, assistance d’urgence, priorité sur liste d’attente lorsque le vol est complet et procédure relais en cas de grève, incident ou défaillance.
• Prévoir la continuité des prestations en période de risque cyclonique ou d’événement climatique majeur, lors de perturbations des transports et pour les missions désignées comme essentielles.

Fret aérien

Le BPU couvre les expéditions nationales et internationales, les frais de dossier et le transport de marchandises non périssables selon les tranches de poids suivantes : moins de 50 kg, de 51 à 100 kg, de 101 à 300 kg et plus de 300 kg. Il prévoit aussi le transport de produits périssables sous température dirigée et le transport express urgent sous 24/48 h.

Les prestations complémentaires de fret comprennent l’assurance standard et l’assurance complémentaire pour marchandises sensibles, l’enlèvement en Guadeloupe, la livraison prioritaire pour salon ou exposition et la livraison finale sur site événementiel en métropole. S’y ajoutent le stockage temporaire (à la journée ou au forfait), les formalités douanières d’importation, le suivi et la traçabilité renforcés, la réexpédition après incident, le traitement des marchandises fragiles et le transport de supports de communication ou de matériel de stand.

Suivi du marché

Le titulaire désigne au moins deux interlocuteurs, dont au moins un joignable en toutes circonstances, et attribue à la S.D.A.F. un numéro dédié prioritaire. Il informe simultanément la Chambre et le voyageur des contretemps, annulations ou autres événements affectant le déplacement ; il doit pouvoir localiser l’ensemble des voyageurs dans l’heure suivant une demande de la Chambre.

Le suivi comprend des données statistiques mensuelles, notamment sur les incidents et les billets non utilisés ou avoirs, ainsi qu’un tableau de bord trimestriel et des réunions au minimum trimestrielles. Une enquête de satisfaction est adressée annuellement après validation préalable de ses questions et de son panel. Le BPU prévoit également un reporting mensuel des consommations, un tableau de bord environnemental mensuel et une assistance voyageur dédiée.