Fourniture et gestion de titres-restaurant dématérialisés

Le titulaire fournit et gère un service dématérialisé de titres-restaurant avec carte de paiement nominative rechargeable et application mobile. Le besoin est estimé à environ 7 300 titres par an pour un effectif indicatif de 65 agents, susceptible d’évoluer. L’attribution est mensuelle ; chaque agent peut bénéficier de 10 titres par mois, d’une valeur faciale de 7 €, soit 70 € au total. La participation est répartie à parts égales entre l’employeur et l’agent : 3,50 € chacun par titre. La collectivité peut modifier valeur faciale et taux de participation par délibération, sans surcoût ni indemnité.

Les bénéficiaires éligibles sont les agents titulaires, stagiaires ou contractuels de droit public ou privé employés sous contrat de plus de 6 mois, travaillant au moins à 50 % et ne disposant pas d’une solution de repas. Pour une absence supérieure à 20 jours consécutifs, hors congés annuels, aucun titre n’est délivré ; en dessous de ce seuil, l’agent conserve la totalité de ses titres. Les changements de situation sont traités le mois suivant.

Cartes, commandes et chargements

La carte doit permettre le paiement avec et sans contact, au centime près, et être acceptée sur les réseaux standards Mastercard, Visa et CB. Le support physique doit porter de façon apparente les mentions réglementaires. L’usage est prévu du lundi au samedi, dans la limite du crédit disponible et du plafond en vigueur ; les dimanches et jours fériés sont exclus, sauf autorisation de la commune pour les agents qui y travaillent effectivement. Le réseau d’acceptation doit être suffisant dans la commune et ses alentours ; l’offre technique précise son nombre de commerçants affiliés, leur répartition par type de commerce, le développement de la couverture et la tarification applicable aux commerçants.

La commande mensuelle s’effectue sur l’espace client sécurisé, avec import possible d’un fichier Excel comprenant matricule, nom, prénom et montant de rechargement nominatif. Le titulaire accuse réception de chaque bon de commande par courriel. Les chargements, variables selon les agents et les mois, créditent intégralement les comptes individuels de la part employeur et de la part agent. L’outil permet l’activation, la mise à jour, la correction ou régularisation, la suspension et la clôture des droits ; le service RH peut demander en cours de mois l’ouverture de droits ou la fermeture d’un compte.

Les cartes initiales sont expédiées en un envoi unique, sous plis sécurisés et sous la responsabilité du titulaire jusqu’à leur réception. Elles sont livrées en pochettes référencées avec listes d’émargement alphabétiques ; les codes confidentiels sont adressés séparément au domicile des agents. Les cartes sont envoyées inactives. Le délai de livraison initiale et de remplacement est de 10 jours ouvrés à compter de la réception du fichier des bénéficiaires ou de la demande. En cas d’incident d’acheminement des cartes ou codes, leur réémission intervient au plus tard sous 5 jours calendaires. La distribution aux agents contre émargement relève des référents RH. Chaque livraison est accompagnée d’un bon indiquant le nombre de cartes et les noms des bénéficiaires. En cas de perte, vol ou utilisation frauduleuse, l’agent peut verrouiller temporairement sa carte ou faire opposition définitive ; le solde est intégralement transféré sur la carte de remplacement. Une quantité livrée non conforme peut être reprise ou complétée dans un délai maximal de 48 heures.

Portails, accompagnement et exigences de service

Le portail employeur permet l’import des commandes, le choix de la date de chargement, la gestion des bénéficiaires et la consultation des historiques de chargement et de consommation, avec export CSV ou XLS et paramétrage des jours d’utilisation autorisés. L’espace personnel ou l’application permet à chaque agent de consulter son solde, la péremption des titres, la validité de la carte et l’historique des opérations sur au moins 12 mois, de bloquer à tout moment le paiement sans contact et de récupérer son code personnel.

La plateforme est disponible 7 jours sur 7 ; le service doit être rétabli sous 24 heures en cas d’indisponibilité. Une assistance téléphonique et par courriel, complétée par une hotline accessible par divers moyens, traite les demandes, réclamations et incidents des gestionnaires comme des bénéficiaires. Le titulaire fournit gratuitement un guide utilisateur détaillé et forme les gestionnaires RH avant la mise en place. Il organise une réunion d’information et accompagne le déploiement, la communication aux agents et la transition depuis le dispositif papier, y compris en cas de changement de titulaire.

Le titulaire met en œuvre l’interface avec le logiciel de paie E-Magnus gestion Ressources Humaines. Il garantit la conformité aux règles URSSAF relatives au taux de participation employeur, au plafond d’exonération et au plafond journalier, ainsi que la traçabilité complète des chargements et transactions. Les échanges de données sont chiffrés de bout en bout avec authentification multifacteur ; les traitements sont soumis aux obligations de sous-traitance RGPD. Les services numériques doivent tendre vers la conformité au RGAA ou, à défaut, aux standards WCAG 2.1. Le mémoire technique précise la durée de conservation des données personnelles. Un bilan annuel détaille les cartes émises et remplacées, les titres commandés, réglés, utilisés, rejetés et remboursés, ainsi que les statistiques d’assistance. Les titres non utilisés d’un millésime sont reportés sur le suivant ; au départ d’un agent, sa participation aux titres non utilisés est remboursée sauf accord contraire, et les titres dématérialisés peuvent être utilisés jusqu’à leur expiration.