Fourniture et gestion de cartes titres-restaurant dématérialisées

Le marché porte sur la réalisation, la fourniture et la gestion de titres-restaurant dématérialisés, sous forme de cartes nominatives et personnelles, avec un compte dédié par bénéficiaire. La collectivité compte entre 175 et 200 agents ; en septembre, 125 des 187 agents éligibles avaient demandé à en bénéficier. Le DQE estime la dotation initiale à 125 cartes, avec 10 cartes complémentaires à titre indicatif ; les quantités du DQE n’engagent pas l’acheteur.

La valeur faciale de référence est de 5 € par titre, à raison de 12 titres par mois, soit 60 € mensuels par bénéficiaire. La dotation et la valeur faciale peuvent évoluer sur demande du service RH, après validation du conseil communautaire, sans surcoût pour la prestation.

Les cartes doivent être à puce sécurisée, protégées par un code confidentiel et acceptées par le réseau Visa, Mastercard ou CB. Elles permettent le paiement en ligne et sans contact, en France. Doivent y figurer le numéro de carte, le nom du bénéficiaire et de l’employeur, la date limite de validité et le cryptogramme. Ces mentions peuvent être modifiées à la demande de l’EPCI. Les cartes sont envoyées inactives ; l’établissement ou les bénéficiaires les activent. Le code confidentiel est expédié séparément au domicile de chaque agent, sans frais supplémentaire.

Commandes, préparation et livraison

Les commandes sont passées sur l’espace client du titulaire, avec possibilité d’importer un fichier Excel comprenant notamment matricule, nom, prénom et valeur nominative du rechargement. Le titulaire confirme la réception des commandes et signale toute anomalie au service RH par courriel dans les 4 heures. Les délais maximaux d’exécution sont de 5 jours pour une commande de cartes et de 12 heures pour un rechargement. Les cartes sont alimentées mensuellement.

Pour le démarrage, la mise à disposition de l’extranet RH et la formation à son utilisation sont prévues du 14 au 31 décembre 2026 ; la commande des cartes, du 2 au 15 janvier 2027 ; leur réception, du 18 au 22 janvier ; et l’accès à l’extranet ou à l’application du personnel, du 25 janvier au 5 février 2027.

Les cartes sont livrées en pochettes référencées par site et service, avec les listes d’émargement alphabétiques transmises par le service RH. Chaque commande est accompagnée d’un bon de livraison indiquant le nombre de cartes et les noms des bénéficiaires. Le titulaire assure la livraison et sa traçabilité ; la collectivité ne devient responsable des titres qu’après réception et vérifications. La distribution aux agents contre émargement incombe aux référents RH. Le fichier de coordonnées personnelles fourni pour l’envoi des codes comprend le matricule en cas d’homonyme, le nom, le prénom et l’adresse postale ; le candidat précise la durée de conservation des données conformément au RGPD.

Gestion des titres et assistance

La durée de validité des titres est de 14 mois, du 1er janvier de l’année N au 28 février N+1. Le solde restant peut être échangé contre un solde valable pour le millésime suivant ; au 1er mars N+1, il appartient au bénéficiaire d’effectuer le report dans les délais impartis. Les cartes doivent rester valables au minimum jusqu’au 30 juin 2031. Le titulaire s’adapte à la réglementation en vigueur sans surcoût, notamment pour permettre l’activation le week-end.

En cas de carte défectueuse, le remplacement du support et le transfert du solde sont gratuits et réalisés dans un délai maximal de 6 jours ouvrés. En cas de perte ou de vol, le titulaire bloque le support dès réception du signalement et réexpédie une nouvelle carte, ainsi que le nouveau code secret le cas échéant, dans les 8 jours ouvrés. Il prend en charge une assurance de remboursement des crédits en cas d’utilisation frauduleuse consécutive à une perte, un vol ou un piratage. Si une fraude ou un piratage est suspecté, l’agent et le service RH en sont immédiatement informés ; si l’incident est confirmé, le titulaire met en œuvre à ses frais les mesures de réparation et de sécurisation.

Les bénéficiaires disposent au minimum d’un espace web sécurisé et d’une application mobile pour suivre et gérer leurs titres. Le titulaire fournit aussi à l’établissement et aux agents un accès gratuit aux services, dont un centre de relation clients et un espace en ligne d’administration. Il désigne un référent pour les commandes et réclamations, prévoit son remplacement sans délai en cas d’absence ou de changement, et met à disposition des bénéficiaires une plateforme de contact (téléphone, courriel ou chat). Il assure la formation et l’accompagnement du service RH ainsi que l’information et la formation des agents. Une liste actualisée des établissements affiliés acceptant les cartes est également mise à disposition.