Fourniture et gestion de titres-restaurant dématérialisés

Le titulaire fournit, gère et distribue des titres-restaurant dématérialisés, crédités sur des cartes à puce nominatives prépayées. Les cartes sont sécurisées, compatibles avec les terminaux de paiement électroniques et permettent le paiement avec code ou sans contact, au centime près, y compris à distance. Un modèle de carte doit être présenté avec l’offre sous forme de maquette dématérialisée ou de bon à tirer.

Le besoin concerne entre 22 et 30 agents. Chaque agent peut recevoir un titre par jour travaillé, dans la limite de 25 titres par mois. La moyenne passée, donnée à titre indicatif et sans engagement de commande, est d’environ 3 100 titres par an.

Commandes, portail et application

Les commandes et rechargements sont déclenchés par bons de commande, transmis notamment sous forme de fichier informatique. Le portail gestionnaire permet de commander les cartes et crédits, suivre le statut des commandes, bloquer une carte et consulter les données comptables mensuelles avec export Excel. L’accès est réservé aux utilisateurs habilités et sécurisé. Un accusé de réception est envoyé après les opérations en ligne.

Le portail est gratuit, accessible 24 h/24 et 7 j/7, avec une disponibilité annuelle minimale de 99 %, hors maintenance programmée. En cas d’indisponibilité, un relais hors ligne est prévu aux tarifs des prestations en ligne et le service doit être rétabli sous 24 heures. Une assistance gratuite par téléphone ou courriel est proposée aux gestionnaires.

Chaque bénéficiaire dispose d’un espace personnel accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, pour consulter son solde et l’historique de ses opérations sur au moins 12 mois. L’espace permet aussi de signaler une perte ou un vol ; des notifications de relance peuvent être proposées.

Livraison et suivi des bénéficiaires

Les cartes initiales sont livrées inactives ; les bénéficiaires les activent selon les modalités fournies par le titulaire. Les codes confidentiels sont transmis séparément. Pour un nouvel agent, la carte est livrée à son domicile sous 15 jours suivant la demande, avec le mot de passe envoyé dans un second courrier.

L’opposition d’une carte perdue, volée, détériorée ou défectueuse doit intervenir au plus tard dans les 4 heures ouvrées suivant le signalement. La carte de remplacement est émise sous 5 jours ouvrés maximum et reprend gratuitement le solde disponible et les droits non consommés. La création, modification, suspension ou suppression d’un compte bénéficiaire intervient sous 2 jours ouvrés maximum ; une carte pour un nouvel agent est émise sous 5 jours ouvrés maximum.

Les recharges sont réalisées sous 5 jours ouvrés maximum après réception du bon de commande. Si le rechargement est mensuel, la commande est passée avant le 10 du mois pour une recharge entre le 20 et le 28. Le titulaire transmet mensuellement un état récapitulatif des bénéficiaires, montants rechargés, cartes créées, remplacées ou désactivées et incidents, et désigne un interlocuteur unique. Les délais de réponse sont de 4 heures ouvrées pour accuser réception d’une demande d’assistance, d’un jour ouvré pour une demande courante, de 8 heures ouvrées pour un incident bloquant et de 2 jours ouvrés pour un incident non bloquant.

Conformité et continuité

Le dispositif doit appliquer les règles en vigueur relatives aux plafonds, jours et périodes d’utilisation, aux transactions autorisées et aux produits et prestations réglables ; les évolutions réglementaires sont prises en compte sans délai. Le titulaire assure la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données, la sécurisation des paiements, la prévention et la détection des fraudes, la traçabilité et la gestion des incidents de sécurité.

Les titres émis au titre d’une année civile sont utilisables jusqu’au dernier jour de février de l’année suivante ; les cartes restent valides pendant cette période. Pour les titres émis au titre de 2028, l’utilisation doit donc être possible jusqu’au 28 février 2029. Si une carte expire avant la fin du marché, son renouvellement est à la charge du titulaire. Celui-ci permet l’utilisation des crédits jusqu’à la fin de validité des titres et transmet gratuitement au titulaire entrant les fichiers nécessaires à la continuité du service. Il reverse également la contre-valeur des titres perdus et périmés conformément à la réglementation.