Fourniture et gestion de titres-restaurant dématérialisés

Le marché couvre la fourniture, la livraison et la gestion de titres-restaurant sur cartes à puce, ainsi que les interfaces de commande et de consultation destinées à la collectivité et aux bénéficiaires. Le DQE prévoit 32 000 titres ; le CCTP indique 51 bénéficiaires actuels parmi les 72 agents de la commune, effectif susceptible d’évoluer.

Gestion des commandes et chargements
La collectivité dispose d’un espace sécurisé pour saisir des commandes à tout moment, suivre leur traitement et la livraison, consulter la situation comptable et retrouver l’historique des factures et paiements. Chaque commande reçoit un numéro unique, confirmé par courriel et repris sur la facture. Le titulaire forme les utilisateurs à la plateforme administrateur et met à disposition un ou plusieurs interlocuteurs dédiés, sans numéro surtaxé.

Les titres sont chargés mensuellement après commande. Le titulaire retourne le bon de commande notifié sous 48 heures. Le chargement intervient au plus tard dans les 2 jours calendaires suivant la commande en ligne, et les titres doivent être accessibles au bénéficiaire au plus tard le 30 du mois. Pour les commandes de cartes, la fabrication et la livraison interviennent sous 5 jours calendaires au maximum ; le code PIN est réceptionné sous 3 jours calendaires au maximum après réception de la carte. Les cartes et titres correspondant au salaire de janvier 2027 sont à fournir pour le 25 janvier 2027.

Cartes et espace bénéficiaire
Les cartes nominatives portent les nom et prénom du bénéficiaire ainsi que la mention « mairie de La Haye ». Leur validité est d’au moins 5 ans. Elles sont désactivées avant envoi et activées par l’agent à l’aide d’un code individuel. Elles doivent fonctionner avec les terminaux de paiement usuels, permettre le paiement en établissement et en ligne au centime près, et accepter l’association avec une carte bancaire personnelle pour effectuer un paiement en une fois. En cas de départ de l’établissement, le bénéficiaire peut conserver sa carte jusqu’à épuisement du solde.

Chaque agent dispose d’un espace personnel protégé par identifiant et mot de passe, avec possibilité de modifier son mot de passe et ses données personnelles. Il peut consulter son solde en temps réel, l’historique des paiements des 30 jours précédents et l’historique des chargements mensuels de l’année en cours. La consultation du solde est aussi accessible par serveur vocal, application mobile et site internet. L’espace permet également de gérer les réclamations et le profil, d’associer une carte bancaire personnelle et d’accéder aux avantages proposés par le titulaire.

Le compte est bloqué, sans découvert autorisé. Le titulaire précise les services à contacter pour faire opposition en cas de perte ou de vol. Il fournit aussi des bons plans, réductions, tarifs préférentiels ou invitations auxquels les bénéficiaires peuvent accéder.

Conformité, livraison et contrôles
Le titulaire vérifie les transactions : approvisionnement du compte, respect du plafond d’utilisation journalier applicable, utilisation du lundi au samedi avec blocage les dimanches et jours fériés, et agrément de l’établissement par la CNTR. Les cartes et codes PIN sont placés sous plis fermés et nominatifs. Les colis sont remis en main propre contre récépissé et signature ; tout colis présentant une anomalie de conditionnement est refusé et retourné. Un bon de livraison indique le nombre de cartes et comprend un état récapitulatif à émarger lors de leur distribution.

À la réception, les agents communaux vérifient sommairement la concordance entre quantités commandées, livrées et indiquées sur le bon de livraison. La commune dispose de 3 jours calendaires pour signaler par courriel une réserve de conformité. En cas de perte, de vol, de détérioration ou de non-conformité, le remplacement est réalisé sous 5 jours calendaires au maximum, sauf délai plus court proposé par le titulaire. La durée de conservation des données, conformément aux obligations légales, est précisée dans le mémoire technique.

Réemploi et exigences environnementales
Le titulaire met en place une filière de recyclage des cartes et communique des résultats mesurables. Il réduit les emballages et les envois physiques. Les échanges administratifs — commandes, factures, relevés, assistance et renouvellement des cartes — sont dématérialisés. Les cartes sont éco-conçues à partir de matériaux recyclés, recyclables ou biosourcés.