Fourniture et gestion de titres-restaurant dématérialisés

Le titulaire fournit des titres-restaurant chargés sur des cartes à puce nominatives, avec paiement sans contact, code confidentiel à 4 chiffres et compte individuel accessible sur le web ou application mobile. La carte est valable 4 ans et compatible avec les terminaux de paiement couramment utilisés dans les commerces et restaurants. Elle doit respecter la réglementation des titres-restaurant et porter les mentions réglementaires, le nom de l’EPPCM, l’identité du salarié et ses dates d’émission et d’expiration.

Commandes, chargements et gestion

• Commande mensuelle à partir des données calculées par le système de paie : intégration automatisée par Web Service/API avec le progiciel Silae attendue ; à défaut, import d’un fichier indiquant le nombre de titres par agent. Un autre moyen de transmission peut évoluer en cours de marché et ne donne pas lieu à facturation supplémentaire.
• Commandes ponctuelles possibles, notamment pour les agents non pris en compte dans la commande mensuelle. Pour un nouvel agent, le titulaire fabrique et livre la carte, assure sa gestion et crée son espace personnel.
• La carte est envoyée inactive ; l’agent l’active lui-même après réception d’un code transmis par courrier séparé. Toute carte non activée et non utilisée est réexpédiée au titulaire. Les crédits de l’année N non consommés sont reportables au premier mois de N+1 et restent valables jusqu’à l’expiration de l’accord-cadre.
• Les lignes du BPU couvrent des unités de 1 à 18 titres par carte. Le DQE indicatif prévoit, pour les unités correspondant respectivement à 18, 17, 16, 15, 14, 13, 12, 11, 10, 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2 et 1 titre : 50, 10, 48, 33, 45, 7, 16, 40, 14, 50, 5, 9, 17, 20, 50, 12, 6 et 3 unités.

Outils pour les bénéficiaires et assistance

L’espace web ou l’application mobile (Android, iOS) est sécurisé par identifiant et mot de passe ; il doit être opérationnel et les identifiants adressés aux agents dans les 30 jours suivant la notification. Il présente notamment le solde en montant et en nombre de titres, l’historique des paiements et des chargements de l’année, ainsi que la validité des crédits. Les agents peuvent gérer leur compte, faire opposition en cas de perte ou de vol et suivre leurs consommations. Le titulaire fournit des supports de communication et d’accompagnement, dont des tutoriels, copies d’écran et/ou vidéos.

Le titulaire prend en charge la relation avec les bénéficiaires, les oppositions, les remplacements de cartes perdues, volées ou expirées et les mots de passe perdus ou oubliés, sans frais supplémentaires. Le CCTP prévoit un remplacement après perte sous 7 jours ouvrés au maximum ; il fixe aussi, pour les cartes défectueuses, perdues ou volées, le délai de livraison applicable de 8 jours ouvrés au maximum. Les réclamations peuvent être suivies par téléphone, courriel ou extranet et doivent recevoir une solution dans les 3 jours ouvrés au plus.

Livraison et suivi

Les cartes et codes sont expédiés séparément à l’EPPCM. Le délai de livraison est de 8 jours ouvrés au maximum à compter de la première commande ; les livraisons sont prévues du lundi au vendredi, de 8 h à 15 h, et le vendredi de 8 h à 12 h. Le titulaire recherche les colis perdus ou volés et fournit à nouveau les commandes concernées, sans coût additionnel. Le transport et les emballages restent sous sa responsabilité jusqu’à la livraison. L’EPPCM effectue les vérifications quantitatives dans les 3 jours ouvrés et l’examen qualitatif dans les 3 jours calendaires à compter du lendemain de la réception.

Le titulaire tient à jour et transmet la liste des établissements acceptant les titres dématérialisés et peut faire affilier de nouveaux établissements. Il fournit, au plus tard dans le mois suivant la date anniversaire du marché, des statistiques retraçant notamment le nombre et le montant total des titres commandés.