Fourniture et gestion de titres-restaurant

Fourniture et gestion d’un dispositif dématérialisé de titres-restaurant. Les titres papier ne sont pas attendus dans le fonctionnement courant. Le besoin estimatif porte sur 234 bénéficiaires potentiels, avec une moyenne indicative de 12 droits par mois et par bénéficiaire. Le DQE prévoit, à titre non contractuel et sur la durée du marché, 33 696 titres, 234 cartes initiales, 100 chargements/rechargements, 25 remplacements de support, 10 mises en opposition, 5 traitements de réclamation, 100 restitutions de provisions et 5 reports de fin de millésime; il prévoit aussi un espace bénéficiaire et un espace de gestionnaire.

Modalités de paiement et gestion des droits

Le candidat propose l’une des deux modalités admissibles :

• un compte titres-restaurant dédié et un moyen de paiement dématérialisé sécurisé; carte virtuelle et intégration à un portefeuille mobile possibles, carte physique en complément ou à la demande;
• une solution applicative qui repère les dépenses éligibles réglées avec le moyen de paiement habituel et verse la participation employeur, sans préfinancement systématique ni carte dédiée obligatoire.

Le dispositif doit gérer simultanément, et séparément pour chaque entité, les niveaux de participation modulés selon trois tranches de brut fiscal mensuel : jusqu’à 2 500 € inclus, 60 %; de plus de 2 500 € à 3 000 € inclus, 55 %; au-delà de 3 000 €, 50 %. Les effectifs par tranche sont estimatifs : 100, 80 et 54 bénéficiaires respectivement, sur 234. Les taux restent applicables aux bénéficiaires concernés; les variations d’effectifs ne les modifient pas à elles seules. La solution doit permettre de modifier les paramètres, d’affecter les bénéficiaires individuellement ou par import, avec date d’effet, traçabilité et possibilité de régularisation.

Les droits sont transmis mensuellement dans un fichier sécurisé comprenant au minimum l’identifiant ou matricule, les nom et prénom, l’entité, le nombre de droits et, si nécessaire, un code de participation. La donnée détaillée de rémunération n’a pas vocation à être transmise lorsqu’un code suffit. Création, activation, modification, régularisation, suspension, réactivation, clôture, demandes en cours de mois et historique doivent être traçables. Chaque commande ou fichier fait l’objet d’un accusé de réception automatique et d’un compte rendu de traitement; une procédure alternative sécurisée est prévue en cas d’indisponibilité de la plateforme.

Espaces, couverture et assistance

Chaque bénéficiaire dispose gratuitement d’un espace personnel sécurisé sur le web et/ou une application mobile : solde, droits, historique, opérations en attente ou finalisées, motifs de refus disponibles, notifications et assistance. Pour la modalité dédiée, l’activation, l’opposition et le remplacement du support sont accessibles au bénéficiaire; pour la modalité applicative, celui-ci peut suivre le calcul de la participation et son versement.

Un espace d’administration sécurisé permet de suivre séparément bénéficiaires, droits, commandes, niveaux de participation, flux financiers, factures et rapports, avec vue consolidée seulement si elle est autorisée. Il comprend l’import de fichiers, le suivi des anomalies, des exports XLSX et/ou CSV, plusieurs profils d’habilitation et la journalisation des actions sensibles.

Les contrôles d’utilisation portent notamment sur les jours autorisés, plafonds, solde et éligibilité. Le candidat documente la couverture nationale, départementale et locale, notamment à Valenton et dans les communes limitrophes, les catégories d’établissements, restrictions et modalités de repérage des dépenses éligibles. La promotion de commerces locaux ne constitue pas une prestation attendue du titulaire. L’assistance comprend au minimum un canal téléphonique non surtaxé et un canal écrit; la disponibilité cible du web et de l’application est d’au moins 99,5 %, hors maintenance programmée, annoncée au moins 48 heures à l’avance. Un plan de continuité et de reprise est requis.

Sécurité, déploiement et suivi

Les exigences couvrent authentification, chiffrement des échanges et données stockées, habilitations au moindre privilège, traçabilité, détection des opérations anormales, sauvegardes et information en cas d’incident ou de violation de données. Les agents de la Ville et du CCAS ne doivent pas accéder aux données bancaires des bénéficiaires. Pour la modalité applicative, le candidat décrit le cadre réglementaire, le consentement, l’authentification et la protection des données de paiement. Il décrit également le circuit, la sécurisation, la traçabilité et la restitution des fonds employeur.

Le déploiement inclut lancement, paramétrage des deux entités, comptes administrateurs, import initial, tests de bout en bout, formation des gestionnaires, guides, supports de communication et assistance renforcée au premier mois. Le titulaire désigne un interlocuteur dédié et un suppléant; il fournit un reporting mensuel et un bilan annuel, séparément par entité, avec notamment droits attribués/utilisés, montants, provisions, incidents, support et disponibilité.

La réversibilité prévoit la continuité du service, l’accès temporaire aux comptes, historiques et assistance, la restitution des données dans un format exploitable et le traitement des soldes résiduels conformément à la réglementation et au mécanisme proposé. Les soldes des deux entités restent distincts. La conformité réglementaire et la veille sur les règles relatives aux titres-restaurant, aux paiements et aux données s’appliquent pendant toute la durée du service.