Fourniture et gestion de titres restaurant

Le marché porte sur des titres restaurant en format papier et dématérialisé, avec passage progressif vers la carte. La fin du format papier est programmée pour fin 2027, sous réserve que le texte de loi correspondant soit voté et entre en vigueur. Le titulaire doit proposer la carte si la loi l’impose ou à la demande de la mairie.

Les titres papier sont émis en carnets nominatifs. Ils comportent notamment le nom et prénom de l’agent, le nom et le logo de la collectivité, l’année d’émission, la valeur libératoire, un numéro d’identification en caractères OCRB, un pavé numérique magnétique et la validité géographique. Les cartes comportent notamment l’identification de l’agent et de la collectivité, un identifiant et un numéro de carte ainsi qu’une date d’expiration.

Le CCAP estime environ 22 800 titres par an pour la Ville et 3 300 par an pour le CCAS et la Résidence d’Autonomie. Il indique actuellement, respectivement, 58 agents sur carte et 54 sur papier pour la Ville, 3 sur carte et 2 sur papier pour le CCAS, et 1 sur carte et 12 sur papier pour la Résidence. Un salarié à temps plein reçoit 205 titres par an. Le DQE comporte, de son côté, une prévision annuelle de 13 460 titres papier et 62 cartes, ainsi que 130 bénéficiaires estimés.

Commandes et suivi

Les commandes couvrent l’année civile et les attributions sont variables au mois, en fonction des jours de présence. Le titulaire met à disposition un outil sécurisé de commande en ligne pour gérer les bénéficiaires, les commandes, leur historique et les informations de facturation. Les données mensuelles sont transmises par les ressources humaines ; de nouvelles adhésions et de nouveaux supports peuvent être commandés au fil des besoins. Le bon de commande précise le nombre de titres par agent et, pour le papier, le nombre de titres par carnet. La réception de chaque commande doit être accusée dans les 2 jours maximum.

Les bénéficiaires disposent d’un espace personnel sécurisé et/ou d’une application accessible 24 h/24 et 7 j/7 pour consulter les opérations, le solde en temps réel, actualiser leurs données, suivre les modalités de report au changement de millésime et faire opposition en cas de perte ou de vol. L’accès de la collectivité permet notamment de gérer les bénéficiaires et les commandes. Le candidat doit préciser les fonctionnalités et modalités de gestion de la carte, dont son déploiement, l’interface avec le logiciel de paie, la sécurisation, la formation et l’assistance aux utilisateurs. La formation et l’assistance des agents chargés des commandes sont incluses sans coût supplémentaire.

Livraison, incidents et services associés

Le délai maximal de livraison est de 72 heures à compter de la réception de la commande. Les colis sont conditionnés en enveloppes sécurisées et réceptionnés contre signature et cachet ; chaque destinataire reçoit un bon de livraison ou un état distinct. La livraison est gratuite. En cas de défaillance du transporteur habituel, le titulaire doit organiser à ses frais un autre acheminement et assure les titres contre la perte ou le vol jusqu’au point de livraison.

En cas de carte défectueuse, son retour au titulaire intervient dans les 5 jours ouvrés suivant le constat du défaut ; le titulaire la remplace au plus tard dans un délai de référence de 5 jours ouvrés, à ses frais. Les modalités de traitement des pertes, vols, détériorations, litiges et retours doivent être décrites dans l’offre. Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives ; une non-conformité peut donner lieu à admission, ajournement, réfaction ou rejet. Le titulaire doit remédier à ses frais aux défauts constatés dans un délai maximal de 4 jours calendaires.

Les titres sont valables pendant l’année civile indiquée et les deux mois suivant le 1er janvier de l’année suivante. Les titres inutilisés au cours du mois suivant l’expiration de leur période d’utilisation sont remboursés à la Ville. Le titulaire met en œuvre des actions pour limiter les titres non utilisés, par exemple par courriel, SMS, information sur le compte ou alertes dans l’application. Il propose aussi des bons de réduction, des offres solidaires et la liste des établissements affiliés ; à la demande d’un bénéficiaire, il sollicite l’affiliation d’un établissement non affilié.