Fourniture et gestion de titres-restaurant

Le marché couvre l’émission, la personnalisation, le conditionnement, la livraison et la gestion de titres-restaurant sur cartes à puce physiques, prépayées, rechargeables et multi-enseignes. Le volume annuel indiqué est de 210 444 titres, à titre indicatif et non contractuel, pour environ 923 agents : 740 agents de la Ville et 183 du CCAS, dont 69 au siège, 70 en EHPAD et 44 au SAAD mixte. À distinguer de ce volume, le DQE indique 228 titres estimés sur un an.

La valeur faciale de départ est de 6,50 € par titre. Elle peut évoluer par délibération ; le titulaire doit appliquer le changement demandé, annoncé un mois à l’avance, sans facturer cette modification. Les titres doivent respecter la réglementation et les règles de sécurité applicables aux valeurs fiduciaires, avec un dispositif agréé rendant leur reproduction impossible.

Les cartes portent les mentions réglementaires, le nom et le prénom de l’agent, le nom de l’employeur et le logo de l’établissement. L’application mobile doit permettre notamment :

• la consultation en temps réel du solde et du détail des transactions ;
• le verrouillage temporaire, l’opposition et la récupération du code confidentiel ;
• le choix du mode de paiement et le complément par carte bancaire sans commission ;
• la consultation des commerces éligibles et l’accès à une hotline pour les bénéficiaires.

Les fonctionnalités sont à vérifier au moyen d’une application test avec identifiants et mot de passe.

Commandes et rechargements

Les commandes sont mensuelles et variables, transmises en ligne depuis l’espace client sous forme de fichier Excel. Elles peuvent être chargées immédiatement ou programmées. Les fichiers comprennent le nombre de titres et, pour chaque agent, l’affectation, le matricule, le nom, le prénom, le nombre et le montant des titres, ainsi que l’indication d’utilisation de la carte les dimanches et jours fériés. Le titulaire confirme la réception par courriel ; une plateforme de test avec identifiants est prévue pour l’employeur. Les commandes supplémentaires suivent la même procédure.

Le rechargement intervient dans le délai maximal demandé lors de la commande ; si l’échéance tombe un jour non ouvré, il a lieu le premier jour suivant. Le titulaire fournit l’assistance technique nécessaire à la centralisation des commandes, au traitement des listes nominatives, au décompte des titres par agent, à la livraison, à la reprise et à l’échange des titres ainsi qu’aux opérations comptables. Une formation des agents chargés des commandes est prévue sans coût supplémentaire, y compris lors d’un changement de procédure. Une réunion de mise en place doit avoir lieu après notification, à une date convenue entre les parties.

Fabrication, livraison et cycle des titres

Les livraisons de cartes sont effectuées sous plis sécurisés, sous la responsabilité du titulaire jusqu’à leur réception par un représentant habilité ; les codes confidentiels sont envoyés sous pli distinct. En cas d’incident d’acheminement, de nouvelles cartes ou un nouveau code doivent être fournis dans un délai maximal de 5 jours calendaires. La réception est remise en mains propres aux référents internes. Toute réclamation sur les quantités ou la qualité peut être présentée dans les 15 jours suivant la réception ; le litige doit être réglé dans les 15 jours calendaires suivant la réclamation.

Les titres sont valables pour l’année civile de leur distribution et le mois de janvier suivant. Les titres millésimés N doivent être échangés en N+1. Les titres périmés ou perdus non utilisés sont remboursés avant N+2 ou à l’issue de l’échange des titres millésimés N+1. Une carte perdue est refabriquée, conditionnée et livrée sans frais supplémentaire.

Le BPU distingue la fabrication initiale de 80 à 170 cartes, la fabrication de cartes complémentaires et les réémissions ; il distingue aussi la livraison initiale de 800 à 1 000 cartes, codes inclus, des livraisons complémentaires. Le DQE renseigne, sur un an, 1 000 cartes pour la fabrication initiale et la livraison initiale, 50 cartes complémentaires, 100 réémissions et 50 livraisons complémentaires.

Suivi et information

Une fois par an, le titulaire fournit un fichier indiquant le nombre et le montant total des titres commandés, remboursés ou échangés, ainsi que ceux en attente de remboursement ou d’échange. Il transmet également une liste actualisée des commerces acceptant les titres une fois par an, à la date anniversaire du marché, et, le cas échéant, les conditions générales d’emploi dans le même document. Il informe la Ville et le CCAS de toute modification de la réglementation applicable.