Émission de titres-restaurant dématérialisés

Le titulaire fabrique des cartes restaurant nominatives, émet les titres dématérialisés et crédite les cartes selon les bons de commande. La prestation couvre le personnel communal, le CCAS et la Résidence autonomie Henri Hotte. L’acheteur peut modifier la valeur faciale à sa demande, sans avenant ; le changement doit être intégré le mois suivant. Les titres livrés en décembre doivent porter le millésime de l’année suivante.

Les effectifs mensuels moyens indicatifs et non contractuels sont de 150 agents pour la Ville, 5 pour le CCAS et 13 pour la résidence. Les effectifs indicatifs actuels de bénéficiaires sont respectivement de 180, 6 et 13. Le BPU fixe les quantités annuelles maximales à 30 000 titres pour la Ville, 2 000 pour le CCAS et 3 000 pour la résidence.

Caractéristiques et utilisation des cartes

Les titres sont attribués mensuellement en décalage de paie. Le nombre attribué à chaque agent dépend des journées complètes travaillées avec interruption entre deux plages ; l’acheteur désigne les bénéficiaires et les quantités mensuelles. Les cartes doivent être sécurisées, infalsifiables et conformes à la réglementation en vigueur, avec un dispositif agréé empêchant leur reproduction. Elles doivent être acceptées dans toute la France auprès d’un réseau suffisamment varié de lieux de restauration et d’achat de denrées.

Les fonctionnalités minimales comprennent l’opposition en cas de perte ou de vol, le paiement sans contact au centime près, la consultation du solde en temps réel, de l’historique des achats et du code secret, ainsi que le blocage de la carte. La carte peut être reliée au compte bancaire de l’agent et complétée par sa carte bancaire lorsque la transaction dépasse le plafond quotidien. L’usage peut être paramétré par agent du lundi au samedi ou tous les jours, dimanches et jours fériés compris ; le service des ressources humaines désigne les agents concernés. Les cartes indiquent notamment l’émetteur, le titulaire, la collectivité, la date d’expiration, la période d’utilisation, le numéro d’identification et un code de sécurité pour les paiements en ligne.

Commandes, livraison et suivi

Les commandes sont passées par le service des ressources humaines selon les besoins, dix mois par an, sans distribution en juillet et en août. Les moyens de commande et de traitement sont définis d’un commun accord avec le titulaire, selon les modalités proposées dans son offre. Une assistance technique à la commande est prévue, pouvant comprendre formation préalable, accompagnement des gestionnaires, installation et paramétrage des outils sur site ; un récapitulatif des échanges est envoyé par courriel après chaque échange.

Le titulaire livre les cartes directement au domicile de chaque bénéficiaire, dans le délai proposé dans son mémoire technique. Il répond de leur acheminement et réédite et relivre à ses frais les titres endommagés, perdus ou volés pendant le transport, ainsi que ceux signalés manquants à réception. Il met à disposition un numéro d’appel direct permettant aux agents de signaler une avarie. Une liste d’émargement, consultable et vérifiable en ligne par les ressources humaines, indique au minimum la répartition des bénéficiaires par structure, leurs nom et prénom et la somme créditée.

Les frais de gestion comprennent notamment la confection, l’activation et le renouvellement des cartes arrivées en fin de validité, la réédition d’une carte perdue, volée ou défectueuse, la régénération d’un code secret, ainsi que les frais de livraison à domicile et en mairie. Le titulaire informe rapidement les référents des ressources humaines et des marchés publics des modifications législatives ayant une incidence sur la prestation. Il est tenu à la confidentialité, y compris pour son personnel et ses éventuels sous-traitants.