Fourniture et gestion de titres-restaurant

Le titulaire fabrique et fournit les titres-restaurant, organise leur distribution et gère les supports papier et dématérialisés. La valeur faciale est de 10 € ; elle peut être révisée à la hausse ou à la baisse à la demande de la SPL, par avenant. L’effectif indiqué est d’environ 40 agents actuellement, susceptible de varier, notamment en fonction des saisonniers (environ 70). Les quantités exactes sont précisées dans chaque bon de commande.

Supports et utilisation

Chaque bénéficiaire peut disposer d’une solution 100 % papier ou 100 % dématérialisée. Le choix du support peut être modifié en cours de marché, et les deux modes sont gérés depuis la même plateforme de commande.

• Les titres papier émis en année N sont valables jusqu’au 31 janvier N+1 et doivent respecter la réglementation applicable.
• Les cartes sont rechargeables à une date flexible choisie mensuellement, utilisables sans contact et pour des paiements mobiles. Les supports doivent être utilisables 7 jours sur 7, week-ends et jours fériés compris, et les cartes compatibles avec les terminaux de paiement des commerçants et restaurateurs.
• Le plafond d’utilisation indiqué est de 25 € par jour, consommable en une ou plusieurs fois.
• L’application, compatible avec les téléphones Android et Apple, permet l’activation de la carte, la récupération du code PIN, la géolocalisation de restaurants à proximité, le paiement au centime près, la consultation en temps réel des transactions et du solde, l’accès à des promotions, la mise en opposition et l’association à un compte bancaire.

Mise en place, commandes et suivi

Le titulaire accompagne la SPL dans la mise en place de la gestion avant la première commande. Il fournit à chaque bénéficiaire un guide ou une notice d’utilisation papier et dématérialisée, un accès au compte permettant de consulter les montants crédités, utilisés et le solde depuis différents supports, ainsi qu’un contact et une procédure claire pour les questions, pertes et vols.

Les commandes sont passées au fil des besoins, chaque mois, par saisie ou intégration sur un espace client en ligne. Les bons de commande précisent notamment le titulaire, la valeur faciale, les lieux de livraison et de facturation, le nombre de chéquiers et de chèques, ainsi que le coût de la commande HT et TTC le cas échéant. Le titulaire en accuse réception par courriel en indiquant la date de réception. Les livraisons sont accompagnées d’un bon de livraison reprenant les mêmes mentions. Les commandes émises pendant la période de validité du marché sont poursuivies jusqu’à leur exécution complète, dans la limite de cette validité.

À l’ouverture, les cartes et les courriers contenant les codes sont envoyés au siège de la SPL. Les cartes sont inutilisables jusqu’à leur activation par l’agent, après réception d’un courrier nominatif sous pli expliquant la procédure et communiquant le code personnel. Les nouvelles cartes peuvent notamment concerner les nouveaux agents, les changements de support, les renouvellements de validité et les rééditions après perte, vol ou opposition. Les livraisons de titres papier sont effectuées sous la responsabilité du titulaire et ne sont réceptionnées que par les personnes habilitées par la SPL ; la responsabilité de cette dernière ne commence qu’après livraison.

Gestion des incidents et obligations de l’émetteur

En cas de perte, de vol ou de disparition d’un titre papier ou d’une carte, le titulaire effectue gratuitement les recherches nécessaires et prend des mesures pour limiter l’utilisation frauduleuse. Une carte perdue ou volée doit pouvoir être mise rapidement en opposition. Tout titre ou carte défectueux empêchant une utilisation normale est remplacé dans les meilleurs délais et sans frais pour la SPL ou le bénéficiaire. L’offre précise les modalités de traitement, de remplacement et de réémission, ainsi que, le cas échéant, le transfert des droits non consommés.

Le titulaire précise aussi le traitement des crédits dématérialisés non consommés en fin de validité. Pour les titres papier périmés détenus par les bénéficiaires, l’échange ou le remplacement suit la réglementation et les retours peuvent être gérés jusqu’au 31 mars de l’année N+1. La contrevaleur des titres papier émis et non présentés au remboursement à la fin de leur validité est redistribuée à la SPL selon les règles applicables.

L’émetteur garantit le remboursement des titres valablement acceptés par les commerçants et restaurateurs affiliés : pour le papier, à compter de leur réception ; pour le dématérialisé, après validation et transmission des transactions par le réseau d’acceptation. L’offre détaille les modalités et délais garantis pour chaque support. Le titulaire informe la SPL de toute évolution réglementaire, tient à jour et transmet la liste des établissements acceptant les titres et, le cas échéant, procède à l’affiliation de nouveaux établissements. Il désigne un interlocuteur unique et communique ses coordonnées au service des ressources humaines.

Les retards de livraison ou de rechargement des cartes peuvent entraîner une pénalité de 50 € par jour et par commande ; une carte non livrée ou inutilisable imputable au titulaire, 50 € par carte ; une erreur de chargement, 50 € par anomalie ; un retard de remplacement d’une carte défectueuse, 30 à 50 € par jour. L’indisponibilité du portail est pénalisée à 100 € par jour à partir de 5 jours, et le dépassement d’un délai de résolution d’incident à 50 € par jour à partir de 5 jours.