Fourniture et gestion de titres dématérialisés

Le titulaire émet, active, personnalise, recharge et livre des titres-restaurant dématérialisés pour un maximum de 40 bénéficiaires, sous forme de carte à puce nominative rechargeable et/ou d’application mobile. La valeur faciale de référence est de 9 €, avec une participation employeur de 5,60 € et une participation agent de 3,40 €.

Les titres sont valables dans toute la France, avec un réseau d’acceptation large et une liste actualisée des établissements, notamment en Charente. Le nombre de titres est calculé mensuellement selon les effectifs, les états de présence et le choix des agents ; l’hypothèse maximale est de 20 titres par agent et par mois, soit 9 600 titres annuels théoriques pour 40 agents. La consommation constatée de 5 324 titres par an est indicative et ne constitue pas un engagement de commande.

Supports, utilisation et gestion

La carte doit permettre le paiement des achats éligibles, la consultation en temps réel du solde, des crédits, des chargements et de l’historique, ainsi que la gestion et la mise en opposition en cas de perte ou de vol. Elle est compatible avec les lecteurs de cartes bancaires usuels, permet le paiement en ligne, le paiement au centime près et l’utilisation du solde journalier en une ou plusieurs transactions, sans rendu de monnaie.

Le support est désactivé avant envoi et activé par l’agent au moyen d’un code individuel. Sa durée de validité est de 2 ans. Il porte notamment le numéro de carte, l’identité du bénéficiaire, l’employeur, la date limite de validité, les logos sans contact et du réseau d’acceptation, ainsi que le cryptogramme. Les titres sont crédités sur un compte de gestion sans découvert autorisé.

Commandes, accompagnement et suivi

Un site sécurisé permet de commander les cartes et leurs rechargements, de suivre la commande jusqu’au rechargement ou à la livraison, de bloquer une carte et de suivre la facturation et les paiements sur au moins une année. Le titulaire fournit sans coût supplémentaire la formation et l’assistance de l’agent référent.

Le titulaire désigne un interlocuteur dédié, assure le traitement des réclamations et peut fournir une hotline aux agents. Il remet sur demande, une fois par an, un rapport indiquant notamment les titres commandés, utilisés, rejetés, remboursés ou échangés, avec leurs nombres et montants.

Validité, livraison et garanties

Les titres sont valables au minimum pendant leur année civile d’émission et les deux mois suivants ; les titres émis en décembre sont millésimés au titre de l’année suivante. Les modalités d’échange des titres non utilisés et de reprise des titres périmés doivent être précisées dans l’offre.

La fabrication, la personnalisation, l’activation et l’expédition des cartes sont à la charge du titulaire. Les cartes et codes confidentiels sont livrés sous 21 jours maximum, franco de port et d’emballage. Une carte perdue est remplacée sous 7 jours ouvrés maximum ; une carte défectueuse est remplacée sous 7 jours ouvrés au plus tard, tous frais à la charge du titulaire.

La solution respecte le RGPD et la loi Informatique et Libertés. Les serveurs sont situés dans l’Union européenne ; le titulaire précise l’hébergeur, les certifications, les mesures d’authentification et de sécurisation, et notifie toute violation de données sous 24 heures.