Fourniture et gestion de titres-restaurant

Le titulaire fournit, personnalise, administre et suit des titres-restaurant pour les salariés bénéficiaires. La SPL TAMARUN choisit, pour chaque commande ou bénéficiaire, le support papier, dématérialisé ou leur combinaison, sans minimum ni maximum par type de support. Le besoin indicatif est estimé à 18 titres par bénéficiaire et par mois ; la facturation porte sur les titres effectivement commandés ou attribués. La valeur faciale de référence est de 7,00 €, modifiable par avenant sans frais de paramétrage, de création ou d’adaptation.

Supports et fonctionnalités

• Papier : carnets nominatifs pouvant comporter jusqu’à 18 titres. Chaque titre comporte au minimum le nom du bénéficiaire, la dénomination ou le logo de la SPL, la valeur faciale, le millésime et un numéro d’identification unique. La fabrication doit protéger contre la fraude et la contrefaçon.
• Dématérialisé : carte nominative rechargeable permettant le paiement auprès des établissements affiliés, avec ou sans contact lorsque cette fonctionnalité est disponible, la consultation du solde et de l’historique, l’opposition en cas de perte ou de vol et le rechargement périodique. Un espace personnel sécurisé, accessible par navigateur et, le cas échéant, application mobile, permet aussi de consulter la validité des droits.
• Les titres respectent les durées de validité réglementaires. Le titulaire assure les échanges, reports ou prolongations autorisés et les remboursements correspondants. Le réseau d’acceptation couvre le territoire national et un outil permet de rechercher les établissements affiliés.

Commandes, livraison et assistance

Les commandes sont transmises par voie dématérialisée, sous forme de fichier Excel, texte/CSV ou via un portail. L’outil de gestion sécurisé, accessible par navigateur sans installation spécifique, permet d’administrer les bénéficiaires, de suivre les commandes, chargements et livraisons, de consulter les historiques et d’exporter des rapports et statistiques. Les changements de bénéficiaires, de formats ou de supports doivent pouvoir être accompagnés sans interruption de service.

Les délais maximums comprennent 5 jours ouvrés pour créer et expédier une carte à un nouveau bénéficiaire, 5 jours ouvrés pour livrer les carnets papier, 48 heures ouvrées pour charger ou recharger les droits après validation de la commande, et 5 jours ouvrés pour remplacer une carte ou des titres papier perdus ou volés avant remise. Le titulaire accuse réception d’une demande d’assistance sous 1 jour ouvré ; une anomalie bloquante est prise en charge immédiatement et résolue sous 2 jours ouvrés au maximum.

Les carnets sont conditionnés pour faciliter leur distribution et leur contrôle ; les envois sont confidentiels, sécurisés et traçables. Le titulaire demeure responsable du transport jusqu’à réception effective. Les cartes et informations d’activation sont remises selon un procédé sécurisé, avec transmission séparée des informations d’activation ou dispositif de sécurité équivalent. La SPL dispose de 5 jours ouvrés après réception ou constat du chargement pour signaler une anomalie. Chaque livraison donne lieu à un état récapitulatif des bénéficiaires, supports, quantités, montants et éventuelles régularisations.

Le titulaire fournit une assistance dédiée aux gestionnaires et aux bénéficiaires, par téléphone, courriel et, si proposé, portail. Il désigne un interlocuteur principal et un suppléant, organise une réunion de lancement sous 15 jours après notification, forme initialement les administrateurs et met à disposition guides, modes opératoires, fiches pratiques ou tutoriels. Il prend en charge les incidents concernant la plateforme, les titres et cartes, les chargements, livraisons, accès et remboursements, et informe sans délai l’acheteur des incidents majeurs.

Avoirs, suivi et protection des données

Le titulaire traite les titres non distribués, annulés, retournés, périmés ou non consommés. Les titres papier arrivant à expiration peuvent être échangés contre ceux du nouveau millésime dans les conditions réglementaires ; les droits dématérialisés sont reportés ou conservés selon ces règles. Les sommes remboursables sont reversées par virement à la SPL sur la base de la valeur faciale, sous déduction des seuls frais expressément prévus. Sauf demande particulière, les remboursements sont trimestriels et accompagnés d’un relevé détaillé.

Un reporting dématérialisé exploitable est transmis chaque trimestre ; il suit notamment les bénéficiaires actifs et leurs supports, titres commandés et émis, montants chargés et consommés, titres non consommés, remboursements et régularisations. Les états doivent permettre le rapprochement entre commandes, titres créés ou chargés, distribués, consommés, annulés et remboursés. Les données et justificatifs sont conservés pendant le marché et les délais légaux applicables, et communiqués à première demande.

Le titulaire respecte le RGPD et la réglementation française sur les données personnelles, limite leur utilisation à l’exécution des prestations et met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de sécurité : contrôle des accès, authentification, traçabilité, sauvegarde, protection contre les intrusions et chiffrement des échanges lorsque nécessaire. Les plateformes sont accessibles par connexion sécurisée ; tout incident de sécurité ou toute violation susceptible d’affecter les données est signalé avec sa nature, les données concernées, ses conséquences et les mesures correctives. Le titulaire concourt à l’exercice des droits des personnes et à la restitution ou suppression des données selon les stipulations applicables.