Fourniture et gestion de titres-restaurant

Fabrication et personnalisation de titres-restaurant papier et de cartes, avec choix possible par chaque agent d’une solution 100 % papier ou 100 % dématérialisée, modifiable en cours de contrat. Les deux supports sont gérés depuis une même plateforme de commande.

La valeur faciale est de 9 €, répartie à parts égales entre la collectivité et les bénéficiaires. Elle peut être révisée à la hausse ou à la baisse par avenant. L’effectif indiqué est de 13 agents, susceptible d’évoluer ; les quantités sont précisées à chaque commande et peuvent varier selon les absences et d’un bénéficiaire à l’autre.

Titres papier et cartes

• Titres papier en carnets nominatifs, à raison d’un carnet par agent et par mois durant l’année civile ; validité des titres émis en année N jusqu’en janvier N+1. Les titres doivent respecter la réglementation applicable.
• Cartes nominatives rechargeables à date mensuelle flexible, utilisables sans contact et pour des paiements mobiles, compatibles avec les terminaux électroniques des commerçants et restaurateurs.
• Au démarrage, les cartes sont adressées aux agents inactivées ; l’agent les active après réception d’un courrier explicatif et de son code personnel. Les nouvelles cartes sont ensuite adressées au domicile des agents concernés, notamment en cas d’arrivée, de changement de support, de renouvellement ou de réédition.
• Une application compatible Android et Apple permet notamment l’activation, la consultation du code PIN, la géolocalisation des restaurants, le paiement au centime près, la consultation du solde et des transactions en temps réel, la mise en opposition et l’association à un compte bancaire. Le plafond d’utilisation mentionné est de 25 € par jour, consommable en une ou plusieurs fois.

Commandes, accompagnement et réseau

Les commandes sont saisies chaque mois sur l’espace client en ligne. Les bons téléchargeables indiquent notamment le titulaire, la valeur nominale, le lieu de livraison, l’adresse de facturation, le nombre de chéquiers et de titres, ainsi que le coût de la commande HT et TTC le cas échéant. Le titulaire accuse réception par courriel avec la date de réception ; les livraisons sont accompagnées d’un bon de livraison reprenant les mentions du bon de commande. Le délai de livraison indiqué est de 5 jours ouvrés à compter de la réception du bon de commande. La livraison s’effectue sous la responsabilité du titulaire jusqu’à réception ; les emballages relèvent également de sa responsabilité.

Le titulaire accompagne la mise en place avant la première commande et fournit aux bénéficiaires un guide ou une notice pour les deux supports, l’accès à un compte présentant les montants crédités, utilisés et le solde, ainsi qu’un contact et une procédure clairs pour les questions, pertes et vols. Le mémoire doit détailler l’organisation des interlocuteurs, le suivi administratif et financier, l’assistance à l’acheteur, les délais de réponse, le suivi des incidents, la hotline agents, le calendrier de démarrage, les supports types, la formation administrateur et les outils de gestion des bénéficiaires, commandes et chargements.

Le titulaire garantit le remboursement des titres valablement acceptés par les commerçants et restaurateurs affiliés : après réception pour les titres papier, et après validation et transmission des transactions pour les titres dématérialisés. Il tient à jour et transmet la liste des établissements acceptant chaque support et fait affilier les nouveaux établissements si nécessaire. L’offre précise les commissions, frais fixes ou annexes, modalités et délais de remboursement par support.

Incidents et informations à fournir dans l’offre

En cas de perte, de vol ou de disparition, le titulaire recherche gratuitement les titres ou transactions concernés et limite leur usage frauduleux ; les cartes doivent pouvoir être mises en opposition rapidement. Les titres ou cartes défectueux empêchant une utilisation normale sont remplacés sans frais. L’offre précise les procédures et délais de recherche, retour, remplacement ou réémission, ainsi que le traitement des droits non consommés et des titres périmés conformément à la réglementation. La contre-valeur des titres papier non présentés au remboursement à la fin de leur validité est redistribuée au SBE ; les retours de titres papier périmés peuvent être gérés jusqu’au 31 mars de l’année N+1.

Le titulaire informe le SBE des évolutions réglementaires et désigne un interlocuteur unique. Les titres papier sont livrés par courrier recommandé avec accusé de réception ; les commandes sont traitées au fur et à mesure des besoins. Le mémoire technique présente également le réseau d’acceptation, les délais de traitement et de remboursement, les dispositifs de sécurité de l’application et les modalités de suivi des commandes et d’export de données.