Fourniture et gestion de titres restaurant

La prestation couvre la fourniture, la livraison et la gestion de titres restaurant pour les agents. À titre indicatif, 105 agents souhaitent actuellement en bénéficier. Le nombre de bénéficiaires, la valeur faciale et la participation de l’employeur peuvent évoluer ; le titulaire doit effectuer les ajustements demandés dans un délai d’un mois, sans frais supplémentaires liés à la modification de la valeur faciale. L’attribution est mensuelle et varie selon les jours de présence de chaque agent, d’après les données transmises par les ressources humaines.

La valeur faciale de référence est de 10,58 € par titre, avec une participation de 5,29 € de l’employeur et de 5,29 € de l’agent.

Supports et espaces numériques

Les titres sont fournis sous forme de chèques papier tant que la législation le permet. La carte de paiement n’intervient qu’en cas d’obligation législative ou de décision du maire ; d’autres supports peuvent être proposés. Selon le support, le paiement peut être validé sans contact ou avec code confidentiel. Les titres papier portent au minimum le nom et le logo de la commune, les nom et prénom du bénéficiaire, un numéro d’identification du support et/ou un cryptogramme, les coordonnées de l’émetteur et la date de fin de validité.

• Espace personnel sécurisé et/ou application accessibles 24 h/24 et 7 j/7 : suivi des opérations, solde en temps réel, mise à jour des informations, report de millésime et opposition en cas de perte ou de vol.
• Espace client de la collectivité pour gérer les bénéficiaires, passer les commandes et consulter leur historique ainsi que les informations de facturation.
• Pour les agents concernés travaillant les dimanches et jours fériés, possibilité d’utiliser le support ces jours-là ; le paramétrage est prévu à la commande si la carte devient obligatoire par la loi.

Commandes, validité et assistance

La collectivité transmet les bénéficiaires et les données mensuelles de chargement. De nouvelles adhésions et de nouveaux supports peuvent être commandés au fil des besoins. Le titulaire propose des modalités intuitives de transmission des commandes et fichiers, un moyen alternatif en cas de défaillance technique et une validation rapide après transmission. La collectivité peut commander les supports.

Les titres sont valables pendant leur année civile de millésime et jusqu’à la fin du mois de février suivant. Les titres non consommés à cette échéance peuvent être reportés sur l’année suivante et remplacés par des titres du nouveau millésime. Le titulaire met en place des actions pour limiter les titres non utilisés, par exemple par courriel, SMS, information sur le compte ou alertes dans l’application.

À compter de l’ordre de service, le titulaire accompagne la commune pour mettre en place la gestion avant la première commande. Il forme et assiste sans coût supplémentaire les agents chargés des commandes sur la plateforme ou le logiciel.

Réseau, incidents et suivi

Le titulaire fournit la liste des établissements affiliés et, à la demande d’un bénéficiaire, sollicite l’affiliation d’un établissement non partenaire. Il propose également des bons de réduction et des offres solidaires ; le candidat précise les conditions de validité géographique des titres.

Les supports perdus ou défectueux doivent pouvoir être suspendus et remplacés. Les cartes défectueuses sont retournées sous 5 jours ouvrés à compter du constat ; leur remplacement est prévu dans un délai de référence de 5 jours ouvrés au plus tard, tous frais à la charge du titulaire. L’offre précise aussi les modalités de traitement des litiges et des supports perdus, périmés, volés ou détériorés, ainsi que les délais et conditions de remplacement.

Le suivi d’activité couvre le nombre et le montant des titres commandés, utilisés et payés aux prestataires, rejetés pour mauvaise utilisation, remboursés ou échangés, ainsi que ceux restant en attente de remboursement ou d’échange. Le titulaire informe la collectivité des évolutions réglementaires touchant la gestion et l’utilisation des titres.

Emballage et livraison

Le stockage, l’emballage et le transport sont sous la responsabilité du titulaire ; les emballages restent sa propriété. Le transport est sous sa responsabilité jusqu’au lieu de livraison.