Gestion d'un service de location et de maintenance de VAE

Le titulaire exploite, pour chaque lot communal, le service Mooj ! de location longue durée des VAE, comprenant la préparation et la gestion de la flotte, l’accueil des habitants-loueurs, la mise à disposition et la reprise des vélos, le suivi administratif et logiciel, ainsi que la maintenance préventive et corrective. Le marché comprend six lots géographiques, avec une flotte de départ de 108 VAE, soit une moyenne de 18 vélos par lot et un minimum de 15 VAE par commune, susceptible d’augmentation et de diversification.

Préparation et gestion de la flotte

Le titulaire récupère les vélos auprès de l’ancien partenaire, en assurant le chargement, le transport et le déchargement, éventuellement en plusieurs phases, puis établit un devis pour les remises en état nécessaires. Pour les vélos neufs, il assure notamment la récupération ou le déchargement, le tri et l’évacuation des emballages, le montage et les réglages, la numérotation des VAE et batteries, la préparation de deux trousseaux de clés et un test de roulage et de freinage. La préparation est réalisée dans un délai de 8 jours ouvrables par tranche de 10 vélos à compter du lendemain de la livraison.

La flotte doit rester disponible en qualité de location, avec une capacité de gestion et de stockage de 12 à 25 vélos. Le titulaire assure le transport des VAE et dispose des moyens adaptés pour les déplacer en sécurité. Il présente les locaux, les véhicules, les équipements, les effectifs, les qualifications et les responsabilités affectées à la maintenance, aux états des lieux, à la relation avec les habitants et au suivi administratif.

Accueil, mise à disposition et restitution

Le service est organisé depuis un point unique de retrait, situé dans l’une des communes déléguées et à moins de 20 km des lieux d’habitation des autres communes déléguées. Le local peut être mutualisé avec d’autres activités. Le titulaire organise les rendez-vous, actualise dans le logiciel les disponibilités sur un mois glissant et prévoit notamment des créneaux en semaine, en soirée et le samedi. Les congés sont limités à 5 semaines par an, dont 3 semaines consécutives au maximum.

Les contrats de location portent sur 3, 6, 9 ou 12 mois. Deux modèles de VAE sont proposés au lancement : Charly et Gaby. Lors du départ, le titulaire vérifie l’accord de Mauges Communauté, le kilométrage, les pneus, la propreté, le freinage, l’éclairage, les vitesses et le niveau d’assistance, règle le vélo à la morphologie de l’usager, valide l’état des lieux, fait signer électroniquement le contrat et rappelle les consignes de sécurité et d’utilisation.

Lors de la restitution, il vérifie l’identité du restituteur, relève le kilométrage, contrôle la conformité au Code de la route, compare l’état du vélo à l’état des lieux initial et vérifie les numéros du VAE, de la batterie et du chargeur. Les écarts, photos avant-après, opérations nécessaires et responsabilités sont consignés. Le lavage approfondi d’un vélo rendu sale ou boueux peut être facturé à l’usager selon les conditions prévues.

Un vélo de courtoisie est proposé uniquement lorsque l’immobilisation dépasse 2 jours et que le stock disponible, après réservation, le permet. Les informations relatives à ce prêt sont enregistrées dans le logiciel.

Stockage, batteries et suivi

Les vélos non loués ou en attente de maintenance sont stockés sous la responsabilité du titulaire, sans batterie ni clé. Le besoin de stockage est estimé de quelques vélos en été à 10 à 25 vélos en hiver, sur la base de 1,5 à 2 m² par vélo. Les batteries sont conservées séparément dans un local sain et tempéré, avec un protocole de chargement et de déchargement, une identification par numéro de VAE et des mesures de protection incendie.

Le niveau de charge est maintenu entre 30 et 50 % pendant l’hivernage et entre 80 et 100 % pour la location ; une décharge totale est réalisée au moins une fois par an selon les indications de Mooj !. Les clés sont rangées séparément. Toute perte ou tout vol est signalé immédiatement par courriel puis confirmé par écrit avec dépôt de plainte.

Toutes les opérations, états des lieux, mouvements, interventions, disponibilités et historiques des VAE, batteries et habitants-loueurs sont renseignés en temps réel dans le logiciel de gestion. Le titulaire maintient la tablette fournie en état de fonctionnement, prévoit une solution informatique de secours et dispose d’une connexion Wi-Fi ou d’un partage de connexion sur chaque lieu d’exécution.

Maintenance et pièces détachées

Le titulaire dispose d’un compte Arcade et utilise les pièces du constructeur ainsi que l’interface de tickets pour les commandes et garanties. Une caisse à outils exclusivement dédiée à la flotte Mooj ! contient le stock nécessaire à l’entretien courant ; les seuils de réassort sont suivis afin de limiter les commandes et les frais de transport. Toute substitution de pièce doit être de qualité au moins équivalente et validée en amont par Mauges Communauté.

La maintenance préventive intervient à chaque fin de contrat, au 7e mois de location et à la demande de l’habitant pour un réglage, une révision ou un kilométrage supérieur à 1 000 km. Elle comprend les contrôles de la batterie, du display, de la partie cycle, du cadre, de la fourche, de la direction et des accessoires, ainsi que les réglages, la lubrification, le remplacement de petites visseries ou catadioptres, le lavage normal et le lustrage. Le remplacement de toute autre pièce relève de la maintenance corrective.

La maintenance corrective comprend notamment le remplacement des pneumatiques, la tension ou le dévoilage des rayons, le remplacement de la chaîne tous les 1 500 km, des dispositifs de freinage, câbles, gaines, pédales, poignées ou selle, ainsi que les réglages et graissages nécessaires. Les pièces et réparations relevant de l’usure normale sont prises en charge selon le BPU ; les dégradations imputables à l’usager font l’objet d’un devis et d’une facturation spécifique.

Les délais de prise en charge sont de 3 jours ouvrables pour les révisions ou réparations courantes, de 10 jours ouvrables pour la maintenance corrective d’usage normal et de 15 jours lorsque des pièces spécifiques doivent être commandées ou que les travaux sont plus lourds. Le titulaire signale à Mauges Communauté, dans les 2 jours ouvrés suivant la présentation du vélo, les réparations nécessitant un devis.

Formation, contrôle et qualité de service

Au moins un mécanicien suit une formation Arcade entre le 1er décembre 2026 et le 30 juin 2027, puis une formation au moins tous les 18 mois. Les formations proposées par Mauges Communauté peuvent représenter jusqu’à 14 heures par mécanicien et 6 heures pour les agents administratifs. Les formations ou informations relatives au logiciel sont obligatoires pour les personnes ciblées, ou donnent lieu à une attestation de prise de connaissance.

Mauges Communauté peut réaliser à tout moment des contrôles déclarés ou anonymes portant notamment sur les horaires et plannings, la maintenance, les réparations, la préparation des vélos neufs, le stockage séparé des batteries, la traçabilité dans le logiciel, la participation aux formations et la qualité de l’accueil. Les insuffisances doivent être corrigées dans les délais impartis et peuvent entraîner des pénalités ou la fin du contrat en cas de manquements importants ou récurrents.