Gestion du service de location longue durée de VAE

Le titulaire assure, pour le compte de la collectivité, l’exploitation du service de location longue durée de vélos à assistance électrique : gestion des réservations et des usagers, stockage, mise à disposition, maintenance, suivi administratif et financier. La flotte existante comprend 43 VAE identifiés par numéro de série : 32 VIRAGE HYDRO S, 10 SUNN URB RISE et 1 DOUZE CYCLES LT2 B Longtail. Le BPU distingue toutefois, pour la maintenance, des quantités de référence de 30 VIRAGE HYDRO S, 12 SUNN URB RISE et 1 DOUZE CYCLES LT2 B.

Les VAE sont remis avec des équipements de sécurité et d’usage : antivols en U, kits de réparation, gilets réfléchissants, pompes, sacoches et casques. Le titulaire assure leur conservation, leur disponibilité et leur remplacement lorsque nécessaire.

Stockage et mise à disposition

Le stockage doit être réalisé dans un local fermé, sécurisé contre le vol et l’incendie, couvert, ventilé et protégé contre les variations climatiques. Les vélos doivent être cadenassés hors location. Les batteries non utilisées pendant au moins 8 semaines sont retirées des vélos et conservées dans des armoires ou coffres adaptés, conformément aux recommandations du fabricant et aux normes de sécurité.

Une permanence mensuelle est organisée en rotation sur quatre lieux de mise à disposition, selon un principe adaptable en fonction de la provenance et de la fréquence des locations. Le titulaire accueille les usagers, réalise les états des lieux contradictoires, contrôle les pneus, freins, lumières et vitesses, récupère et conserve les cautions, règle le vélo à la morphologie de l’usager, explique son fonctionnement et organise une prise en main avec démarrage test.

Lors du retour, il fixe le rendez-vous, réalise l’état des lieux, restitue la caution lorsque l’état est conforme, recueille le questionnaire de satisfaction, rapatrie le vélo au stockage et déclenche si nécessaire sa maintenance. Les fiches d’état des lieux, de maintenance préventive et de maintenance curative assurent la traçabilité de chaque vélo. Un stock tampon est prévu pour remplacer les vélos immobilisés pour réparation.

Maintenance

La maintenance préventive est réalisée tous les six mois. Elle couvre notamment :

• direction, cintre, potence et jeu de direction ;
• leviers, patins ou plaquettes, câbles et réglage du freinage ;
• pédalier, manivelles, pédales, transmission, dérailleurs, manettes et chaîne ;
• dévoilage, pression et tension des roues, axes de moyeux ;
• batterie, moteur, assistance électrique et panneau de commande ;
• tige de selle, selle, porte-bagage, panier, sonnette et éclairage.

La maintenance curative intervient en cas de dysfonctionnement, pendant ou après une location. Le titulaire répond à toute sollicitation sous 3 jours ouvrés, organise la récupération du vélo et la mise à disposition d’un remplacement selon les procédures de prêt et de retour, puis réalise l’expertise, le rapport d’analyse et les réparations sous 2 semaines, hors approvisionnement des pièces. Le dépannage sur site ou au domicile doit intervenir sous 3 jours. Le coût des pièces et de la main-d’œuvre est traité selon la cause constatée : usure de pièce à la charge de la collectivité, défaut de maintenance préventive à la charge du titulaire, mauvaise utilisation ou usure anormale à la charge du locataire après expertise.

Le BPU prévoit notamment les interventions sur roues, transmission, cadre, assistance électrique et freins, ainsi que la révision semestrielle, les taux horaires de maintenance, les déplacements et les pièces complémentaires. Les matières résiduelles issues des interventions sont évacuées à chaque opération.

Gestion numérique, administrative et financière

Le titulaire met en place un logiciel de réservation et une plateforme web permettant l’instruction des dossiers, la vérification de l’éligibilité, l’attribution automatique des vélos, la gestion des disponibilités et de la liste d’attente, le choix du modèle, de la taille, du lieu et de la date de mise à disposition, le dépôt des justificatifs obligatoires et, si souhaité, le paiement en ligne. L’outil respecte le RGPD.

Un outil de suivi exportable au format XLSX, consultable à tout moment par la collectivité, regroupe les fiches de chaque vélo, les locations, les usagers, la liste d’attente, les enquêtes de satisfaction, les kilomètres parcourus, les incidents, les opérations de maintenance, les entrées et sorties du parc, les recettes, les cautions et les réparations facturées. Un reporting est transmis trimestriellement et des rendez-vous de suivi peuvent être organisés au minimum semestriellement.

Le titulaire applique le règlement d’utilisation et les contrats établis par la collectivité, encaisse les recettes dans le cadre d’une convention de gestion de mandat, fournit un tableau récapitulatif par numéro de location et assure le reversement intégral des recettes à la collectivité. Il fournit également une assistance téléphonique et une adresse électronique dédiées pour l’information, l’inscription et les réclamations des usagers.

Le titulaire assure la continuité du service, le transfert initial des vélos et documents, la continuité pendant le contrat et la transmission des informations nécessaires en fin de contrat. À l’expiration, il restitue les biens et équipements en état normal d’entretien, avec établissement d’un état des lieux de sortie.