Gestion du service courrier

Courrier entrant (papier et numérique)

• Réception de tous types de plis (libre réponse, simples, recommandés, coursiers/huissiers) et des courriels entrants via la boîte dédiée.
• Tri et distribution interne par directions/pôles, circulation physique des plis et des parapheurs.
• Gestion de la boîte mail « création de dossier » : accusés de réception, impression, intégration et numérisation puis transmission pour création de dossier.
• Numérisation exhaustive du courrier entrant dans l’application interne selon procédure, vérification d’antécédents et détection de doublons, mise à jour des adresses.
• Traitement spécifique des courriers pour dossiers clos (rattachement ou UTTR journalier).
• Réception, traitement et archivage des revues/journaux liés aux abonnements.
• Archivage papier hebdomadaire des courriers reçus.

Courrier sortant (papier et numérique)

• Collecte et traitement de l’ensemble du courrier sortant, numérisation et rattachement dans l’application dédiée.
• Mise sous pli et gestion des gros volumes, organisation de la circulation des parapheurs (en voie de dématérialisation).
• Suivi et archivage des avis et preuves de dépôt des recommandés.
• L’affranchissement n’est pas pris en charge.

Ressources, formation et montée en charge

• Prévision et mise à disposition de moyens additionnels en cas de surcroît d’activité.
• Formation technique et opérationnelle des agents complémentaires : programme et calendrier à soumettre pour approbation, coûts pédagogiques et déplacements à la charge du titulaire.

Compétences et comportement attendu

• Maîtrise du français écrit et oral, qualité d’orthographe et d’expression, sens de l’organisation et de la rigueur.
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Outlook, Word, Excel) et des outils internes de gestion du courrier.
• Discrétion, neutralité, respect de la confidentialité et du service public.

Pilotage et gouvernance

• Reporting mensuel des volumes et indicateurs de qualité.
• Comité de suivi annuel (prévu le deuxième lundi de janvier).

Reprise du personnel et exécution

• Modalités de reprise du personnel existant : effectif transmis de 3 personnes (2 opérateurs techniques et 1 chef d’équipe), contrats CDI 35 h.
• Remplacement des intervenants possible sous conditions et délais fixés, avec validation par l’autorité de contrôle.

Sécurité et accès

• Communication des pièces d’identité des intervenants et respect des procédures d’accès et de sécurité interne.