Collecte, tri, affranchissement et acheminement du courrier

Collecte et approvisionnement

• Collecte quotidienne du lundi au vendredi (hors jours fériés) avec passage journalier en matinée.
• Fourniture et mise à disposition d'un nombre suffisant de caisses/contenants normalisés pour le tri et les envois de masse.
• Agent identifiable (badge nominatif) habilité à réaliser les enlèvements; bon d'enlèvement signé à chaque passage.

Tri, pesage et préparation postale

• Tri par massification : regroupement par format, poids, destination et catégorie tarifaire.
• Pesage et décompte des plis avec tenue de fichiers de pesée.
• Préparation postale conforme aux normes permettant l'application des tarifs mécanisables (étiquetage des plis non mécanisables, conditionnement selon exigences industrielles).
• Optimisation de l'adressage et des flux pour maximiser la mécanisation et réduire les coûts d'affranchissement.

Affranchissement et dépôt

• Affranchissement de tous les courriers et colis avec machines agréées ou solutions logicielles certifiées.
• Massification des plis avec le flux du prestataire et dépôt auprès de l'opérateur postal selon les délais contractuels (possibilité de dérogations exceptionnelles).
• Remise des justificatifs de dépôt (bordereau de dépôt signé) et respect des procédures « courrier en nombre ».

Traitement des envois recommandés, retours et anomalies

• Gestion prioritaire et traçabilité complète des recommandés (avec ou sans AR), suivi des numéros de suivi et transmission des informations.
• Réception et traitement des retours (NPAI, refus, etc.) : transmission des motifs et dates sous 48 h.
• Signalement immédiat des incidents (erreurs d'affranchissement, plis endommagés, retards) et proposition de mesures correctives sans facturation additionnelle.
• Accusé de réception des réclamations sous 24 h et réponse motivée sous 5 jours ouvrés.

Reporting et pilotage

• Bordereau de dépôt quotidien précisant date/heure de collecte, dépôt, détail des flux par sous-compte, nombre de plis, poids et montant d'affranchissement par catégorie tarifaire.
• Rapport mensuel ventilé par sous-comptes avec synthèse, statistiques, détail des recommandés et anomalies.
• Formats livrables : Excel et PDF; transmission dématérialisée des résultats des traitements quotidiens.
• Réunion de lancement dans le mois suivant la notification, réunions annuelles post-reconduction et réunions ponctuelles à la demande.

Contraintes opérationnelles et volumétrie

• Capacité à absorber des pics d'activité (campagnes ponctuelles) et à traiter des formats DL à C3 et poids de 20 g à 2 000 g.
• Respect des délais de dépôt et des modes opératoires; fourniture des éléments de traçabilité et tenue des justificatifs de dépôt.