Gestion des réservations hôtelières et outils de voyage

Le titulaire recherche et réserve des hébergements hôteliers pour les personnes dont les frais de déplacement sont pris en charge par l’Université, en ligne ou, lorsque nécessaire, par un dispositif hors ligne. Il recherche les tarifs publics ou négociés les plus avantageux, dans le respect des plafonds et de la politique de voyage, et rend visibles les frais d’hébergement, frais annexes et taxe de séjour. Le petit-déjeuner peut être inclus; les autres prestations hôtelières ne sont pas prises en charge au titre de l’accord-cadre et sont facturées directement au voyageur.

Les offres doivent répondre aux contraintes de localisation exprimées et présenter un confort au moins équivalent aux hôtels classés 2 ou 3 étoiles, avec salle de bains ou salle de douche et WC privatifs. Le titulaire recherche au moins trois hébergements dans les arrondissements spécifiés à Paris, et au moins trois en centre-ville en province, à l’étranger et outre-mer. Il gère le référencement et la négociation d’établissements, l’intégration des hôtels conventionnés et les réservations de groupe à partir de six personnes. Une procédure spécifique est prévue pour les personnes à mobilité réduite.

Réservation, confirmation et suivi

• Le canal en ligne permet une pré-réservation par un missionnaire ou son chargé de voyage, puis une validation par un valideur habilité; l’insertion des numéros internes de commande et de centre de coût est requise pour engager la commande.
• Le titulaire émet un voucher indiquant notamment l’hôtel, ses coordonnées, les dates, le détail et le prix de la prestation ainsi que les conditions de réservation. Les règles de modification et d’annulation sont affichées avant validation et figurent sur le voucher.
• Le titulaire traite changements de dates ou de lieux, modifications de nuitées, annulations et remboursements. Sous réserve d’information dans les délais prévus, la modification sans frais est possible jusqu’à J-15 pour les groupes et J-7 pour les réservations individuelles; l’annulation totale sans frais jusqu’à J-30 pour les groupes et J-7 pour les réservations individuelles.
• En cas d’indisponibilité de la chambre, une solution alternative doit être proposée dans l’heure suivant la saisine du service téléphonique. Pour un changement imputable au titulaire, la solution alternative est sans surcoût et de prestations et confort équivalents, dans la limite du coût initialement accepté.

Outils et services associés

Le SBT, outil web sécurisé et paramétrable, est mis à disposition sans supplément, accessible 24 h/24 et 7 j/7. Il permet notamment la recherche, la comparaison, la pré-réservation et la réservation, la gestion de profils et de chaînes de validation, ainsi que la consultation des commandes et réservations. L’hébergement et les sauvegardes de la solution doivent être effectués dans des datacenters situés dans l’Union européenne. Le titulaire assure la maintenance sans coût additionnel, l’assistance téléphonique, la documentation et la formation initiale; des formations supplémentaires peuvent être commandées.

Un service hors ligne par téléphone ou courriel permet de traiter les demandes de devis et commandes. Les devis sont transmis sous deux jours ouvrés au maximum; les demandes urgentes pour un départ sous 24 heures sont traitées sous une heure pendant les heures d’ouverture. Le titulaire fournit également des statistiques et rapports d’activité trimestriels par entité, notamment sur les nuitées, dépenses, tarifs, économies, réservations hors marché, réclamations et frais de gestion. Il conseille l’établissement sur l’amélioration de sa politique de voyage.