Gestion de la paie et des ressources humaines

Le titulaire prend en charge le traitement de la paie, les formalités sociales et fiscales, ainsi que des fonctions de gestion des ressources humaines via une solution intégrée. Le groupe compte environ 50 collaborateurs ; les situations actuelles comprennent notamment 2 salariés relevant du régime agricole et 2 fonctionnaires détachés. La prestation doit prendre en compte la convention collective nationale de l’immobilier (IDCC 1527), les accords d’entreprise et leurs évolutions.

Mise en place et continuité de la solution

La phase d’initialisation comprend la réunion de lancement, la collecte des informations et du plan de paie, la reprise du compte employeur et l’intégration dans Silae des salariés, affiliations sociales et fiscales, référentiel et modèles de paie, ainsi que du plan comptable. L’initialisation doit être achevée au plus tard le 1er février 2027 ; une réunion d’avancement est prévue la dernière semaine de janvier. Le compte doit intégrer les particularités des régimes général, agricole et des fonctionnaires détachés.

La solution attendue repose sur des modules intégrés et une base de données unique, avec interfaces vers Silae paie, My Silae et EdocPerso, et vers les outils comptables. L’hébergement est assuré par le titulaire ; le mode SaaS est privilégié. La solution doit gérer les droits d’accès, rester conforme aux règles en vigueur, archiver documents et éditions, et permettre des extractions Word, Excel ou PDF. Le titulaire fournit une documentation fonctionnelle complète, des manuels et des supports de formation, ainsi qu’une maintenance corrective, évolutive et réglementaire et une assistance téléphonique.

Un interlocuteur dédié, expérimenté en paie et RH et connaissant notamment les fonctionnaires détachés, est désigné pour la durée du marché ; un suppléant intervient en cas d’absence ou d’indisponibilité. Le titulaire conserve les documents produits ou utilisés, les rend accessibles et les remet à la fin de la prestation. Il fournit aussi des fichiers compatibles avec les outils utilisés pour le règlement des salaires, des écritures comptables et des charges sociales.

Paie, événements salariés et déclarations

Le traitement de la paie comprend les éléments variables et connexes (dont saisies-arrêts, cessions de salaire et prélèvement à la source), les rappels et régularisations de charges, l’intégration des absences, l’établissement et la vérification des bulletins et de leurs annexes légales, conventionnelles ou d’entreprise, puis leur mise à disposition électronique dans le coffre-fort EdocPerso. Les écritures comptables et données sociales et fiscales sont préparées en fichiers informatiques, selon les centres analytiques définis par l’acheteur.

Pour chaque arrivée, le titulaire paramètre les données nécessaires à la paie, aux prestations sociales et fiscales et aux absences, avec calcul au prorata temporis. Pour chaque départ, il clôt le compte et produit notamment le solde de tout compte, l’attestation destinée à France Travail, le certificat de travail, les informations aux tiers légalement concernés et les éléments de portabilité ; ces documents sont transmis un jour ouvré avant la fin du contrat ou du stage. Les calculs au prorata temporis s’appliquent également aux départs.

Les missions sociales et fiscales couvrent les déclarations DSN et leurs évolutions, l’URSSAF, la MSA, les caisses de retraite, la prévoyance, la complémentaire santé, la DMMO, la DOETH, la CUFPA, le prélèvement à la source et les déclarations CPAM (maladie, maternité, paternité, accident du travail ou de trajet). Avant chaque règlement mensuel, trimestriel ou annuel, les éléments sont transmis pour vérification et validation des paiements. Le titulaire vérifie la conformité des déclarations, informe des évolutions réglementaires et législatives sous 8 jours maximum et met l’outil à jour.

Il calcule, sur demande au T3/T4, les provisions pour congés payés, compte épargne-temps, prime de vacances, prime d’ancienneté et indemnité de fin de carrière, ainsi que les charges afférentes ; ces provisions sont des estimations et respectent les centres analytiques. Il fournit sur demande les documents exploitables issus des prestations, réalise des simulations de salaire avant embauche ou à la demande (net/brut, salaires annuels et/ou mensuels et charges salariales et patronales) pour tous les profils, et accompagne l’acheteur lors de contrôles.

Fonctions RH, suivi et échéances

Les modules My Silae Entreprise demandés couvrent les absences et la mobilité, la gestion des temps, la saisie des variables, la gestion des salariés, les entretiens et les visites médicales. Les collaborateurs peuvent saisir leurs demandes d’absence dans MySilae ; la solution assure le pointage électronique des heures d’arrivée et de sortie pour les salariés concernés et les feuilles de temps hebdomadaires pour le suivi des forfaits jours. Elle permet aussi la dématérialisation des entretiens annuels, des entretiens liés aux forfaits jours et des entretiens de parcours professionnel.

Sur demande, le titulaire fournit des tableaux de bord, analyses et extractions sur la masse salariale et les données des collaborateurs, suit la subrogation et les indemnités journalières et produit des exports relatifs à l’index de l’égalité professionnelle. Il peut transmettre un bilan annuel et des indicateurs quantitatifs, dont le taux de bulletins rectifiés et le respect des échéances. L’acheteur n’étant pas actuellement soumis à l’édition de la BDES, le titulaire doit seulement identifier la possibilité de réaliser cette base.

Les délais de remise prévus sont les suivants : fichier de virement des salaires au plus tard 2 jours avant la date butoir convenue (habituellement le 25 du mois, hors situation inhabituelle) ; bulletins disponibles au plus tard le dernier jour du mois ; bordereau de paiement des charges sociales et fiscales au plus tard 2 jours ouvrés avant la date limite de paiement ; écriture comptable au 5 du mois suivant. Les éditions de documents et simulations sont fournies au plus tard 1 jour ouvré après la demande, les reportings sous 5 jours calendaires et les réponses aux sollicitations ponctuelles sous 2 jours ouvrés, sauf sujet particulier nécessitant un délai convenu entre les parties. Sur demande, le compte rendu de la réunion de lancement est transmis sous 4 jours ouvrés. Les réunions de suivi qualité durent une heure.