Externalisation de la gestion de la paie

Le titulaire prend en charge, pour deux employeurs distincts, la saisie et le contrôle des éléments variables, le calcul de la paie, les bulletins et les déclarations sociales. Les dossiers employeurs, bulletins, états, DSN et flux destinés au comptable public sont produits séparément. Le mandatement des rémunérations nettes, le paiement des cotisations et le reversement du prélèvement à la source restent à la charge de chaque employeur ; la gestion des carrières et des actes administratifs demeure assurée par ses services RH.

La prestation concerne notamment les fonctionnaires titulaires et stagiaires relevant de la CNRACL ou de l’IRCANTEC, les agents contractuels, vacataires et rémunérés à l’heure, les apprentis, les titulaires de contrats aidés, les agents détachés ou mis à disposition, ainsi que les élus percevant des indemnités.

Reprise et sécurisation de la production

La phase de démarrage comprend la prise de connaissance de l’organisation et des règles indemnitaires, la récupération et le contrôle des données et historiques de la période transitoire, ainsi que la vérification du paramétrage au regard de la réglementation. Le titulaire remet un rapport d’anomalies, établit le calendrier d’exécution avec les services RH et le comptable public, puis accompagne la première paie avec un contrôle de cohérence et une comparaison des masses et des bulletins présentant un écart significatif. La fin du démarrage est formalisée par un procès-verbal signé.

Les prestations s’effectuent dans le module paie de CIRIL RH, au moyen d’un accès distant par VPN sécurisé. Les licences d’accès sont fournies pour les deux employeurs ; le titulaire prend en charge ses propres équipements et moyens de connexion.

Paie et déclarations sociales

À chaque cycle, le titulaire enregistre les éléments variables transmis par les RH — notamment régime indemnitaire, primes, absences, congés maladie, indemnités journalières, remboursement partiel des titres de transport, heures supplémentaires et taux individualisés de prélèvement à la source — puis contrôle et corrige les données au regard des statuts et règles applicables. Il détermine les assiettes, taux et montants de cotisations, établit les bulletins avec les mentions légales, suit les évolutions réglementaires et remet les états de paie et de contrôle : journal de paie, récapitulatif des charges et écarts significatifs.

Les projets de bulletins sont soumis à validation des RH avant la génération des fichiers de mandatement et de transmission des flux. Les bulletins complémentaires hors cycle (acomptes, rappels ou paies complémentaires) sont établis à la demande. Le titulaire accuse réception des éléments variables sous un jour ouvré, les intègre sous trois jours ouvrés au plus et avant la clôture prévue, exécute les rectifications demandées sous deux jours ouvrés et répond sous 24 heures ouvrées aux questions concernant un bulletin ou une déclaration. Les corrections imputables au titulaire sont réalisées sans rémunération supplémentaire.

La mission comprend l’établissement, le contrôle et la télétransmission des déclarations sociales dans les délais et normes applicables aux employeurs publics territoriaux : DSN mensuelles, signalements d’événements (arrêt de travail, reprise anticipée, fin de contrat), régularisations, déclarations rectificatives et éventuelles déclarations annuelles hors DSN. Elle inclut le traitement des comptes rendus métiers et retours des organismes, la correction des anomalies et la transmission aux RH des déclarations, bordereaux et accusés de dépôt, ainsi que des dates limites de paiement des cotisations. Les majorations, pénalités ou intérêts dus à une erreur ou un retard imputable au titulaire sont à sa charge.

Opérations complémentaires et continuité

Les opérations annuelles comprennent les clôtures et ouvertures d’exercice, les régularisations, la mise à jour des plafonds et taux, le contrôle des cumuls et les états nécessaires au rapport social unique et au budget. Sur commande, peuvent également être demandés des attestations hors DSN, l’étude et le calcul des droits à l’allocation d’aide au retour à l’emploi pour les agents en auto-assurance chômage, sa liquidation mensuelle, une expertise réglementaire en paie, la formation des agents RH et des interventions sur site non prévues au périmètre courant.

En fin de marché, la réversibilité prévoit la remise dans un format standard exploitable des données, paramétrages, cumuls, historiques et documents, la documentation des spécificités de paie, l’accompagnement du successeur lors de sa première paie et la destruction des données détenues. Le plan de réversibilité est remis au plus tard trois mois avant le terme ou, en cas de résiliation, dans les quinze jours suivant sa notification.

Contrôle, sécurité et suivi

Le titulaire est tenu à une obligation de résultat pour les délais de paie et de transmission des déclarations, ainsi qu’à une obligation de conseil ; il signale sans délai par écrit les anomalies, incohérences et situations irrégulières détectées. Une équipe dédiée, expérimentée en paie publique territoriale et dans l’environnement logiciel, assure la continuité du service. Un tableau de bord de suivi recense notamment les bulletins par catégorie, le respect des échéances, les anomalies et leur traitement, ainsi que les bulletins rectifiés et leurs causes.

Les données sont traitées sur instruction documentée et pour la seule exécution du marché. Les mesures prévues comprennent notamment authentification forte, chiffrement des échanges et sauvegardes, journalisation des accès, gestion des habilitations et plan de continuité d’activité. Hébergement et traitement sont limités au territoire de l’Union européenne ; tout transfert hors UE nécessite un accord écrit préalable. Toute violation de données est notifiée dans un délai maximal de 48 heures après sa découverte. En fin de marché, les données sont restituées puis détruites, avec remise d’un certificat de destruction.