Externalisation de la gestion de la paie

Le prestataire saisit les éléments variables, établit les projets de bulletins de paie et réalise les formalités sociales et fiscales associées, notamment le prélèvement à la source. Le volume indicatif est d’environ 440 bulletins par mois, soit une quantité estimative de 5 280 bulletins par an, non contractuelle.

Les éléments variables couvrent notamment salaires, primes, indemnités et avantages, absences et indemnités journalières, remboursement partiel du Pass Navigo et taux individuel de prélèvement à la source. Le prestataire contrôle et corrige les données, vérifie leur conformité aux règles applicables aux agents publics et élus concernés, détermine les assiettes et taux de cotisations ainsi que les montants nets à payer. Les bulletins établis sur Ciril doivent comporter les mentions légales et la valeur du point d’indice de la fonction publique. Le prestataire doit disposer des licences nécessaires et suivre les règles de sécurité d’accès au SIRH.

Les titres-restaurants et les heures supplémentaires de la police municipale sont intégrés directement par le service des ressources humaines, sauf problème technique d’automatisation.

Déclarations, conseil et échanges

Le titulaire établit les déclarations sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles, dont les DSN, les télétransmet pour certaines et transmet au service des ressources humaines les états, bordereaux déclaratifs et DSN. Il informe la collectivité des dates limites de paiement. Le périmètre comprend également le conseil en gestion des ressources humaines et en gestion sociale ainsi que la gestion du secrétariat social, mentionnés comme lignes de prestations.

Le prestataire répond aux questions de la DRH sur les bulletins et déclarations, l’informe des changements de paramétrage susceptibles d’avoir un effet sur les paies et l’alerte sur les particularités de paie en Île-de-France, notamment les tarifs de transport. Le calendrier annuel des flux Hopayra et bordereaux de mandatement est établi par le comptable public; un calendrier annuel d’exécution est ensuite défini en tenant compte de ces échéances.

Délais, équipe et livrables

• Les bulletins sont transmis au plus tard 36 heures ouvrées avant le dépôt, et non la veille du dépôt des flux Hopayra.
• Accusé de réception d’un élément variable sous 1 jour ouvré, intégration sous 5 jours ouvrés au maximum et rectification d’une fiche de paie sous 2 jours ouvrés.
• Réponse aux questions générales sous 24 heures ouvrées; les demandes par courriel reçues avant midi appellent une réponse au plus tard dans la journée, celles reçues après midi au plus tard avant midi le lendemain. Les urgences téléphoniques sont traitées sous 2 heures ouvrées au maximum.
• Les heures ouvrées sont définies de 8 h 30 à 18 h et les jours ouvrés du lundi au dimanche. L’équipe dédiée doit être joignable du lundi au vendredi de 8 h à 18 h, 365 jours par an, avec une expérience du logiciel Ciril et des règles des collectivités territoriales. Les remplaçants doivent présenter des compétences au moins équivalentes et leur remplacement requiert l’accord exprès de la collectivité.

Le titulaire est soumis à une obligation de résultat. Les fichiers produits doivent être compatibles avec les outils utilisés pour le règlement des salaires, les écritures comptables et les charges sociales. Les documents de travail appartiennent au pouvoir adjudicateur; en cas de changement de prestataire, les documents originaux et DSN sont transmis au successeur. Les demandes sont traitées par courriel, avec confirmation par courriel d’une prise en charge urgente effectuée par téléphone.

Les données ne peuvent être utilisées qu’aux fins prévues et ne doivent pas être divulguées; leur sécurité, leur confidentialité et leur licéité doivent être garanties. Toute faille de sécurité ou plainte relative au traitement doit être signalée au plus tard 48 heures après sa découverte ou sa réception. En fin de contrat, les fichiers sont détruits ou les supports restitués selon le choix du pouvoir adjudicateur.

En cas de retard, des pénalités peuvent être appliquées sans mise en demeure préalable : 3 € par jour et par fiche de paie pour l’établissement tardif, 3 € par jour et par fiche pour les rectifications ou transmissions tardives, et 50 € par jour pour le retard de réponse aux questions relatives aux bulletins ou déclarations sociales.