Gestion de la paie et prestations connexes

Dès la notification, le titulaire analyse l’organisation et les règles de paie, récupère les données et historiques auprès du titulaire sortant, paramètre les dossiers salariés et prépare les déclarations. Il analyse les derniers bulletins et prestations au regard des règles applicables, remet une note à l’établissement et établit des bulletins types adaptés aux différentes catégories de personnel. Les premières paies doivent être produites à partir de février 2027 ; la phase d’initialisation court jusqu’au 31 mars 2027. Une double paie est assurée par le titulaire sortant et le nouveau titulaire en février et mars 2027, sans rémunération spécifique pour cette phase.

Le périmètre concerne un peu plus de 50 personnes, notamment des salariés de droit privé et des fonctionnaires détachés ; 11 personnes sont en horaires individualisés, suivis par le SIRH Eurécia. À titre indicatif, les bulletins émis étaient au nombre de 517 en 2023, 630 en 2024 et 658 en 2025 ; les estimations sont de 678 pour 2026 et 684 pour 2027.

Production de la paie et traitements connexes

À compter du 1er avril 2027, le titulaire contrôle et qualifie les données reçues, paramètre et maintient les règles de paie, saisit les éléments variables, puis produit, contrôle et publie les bulletins. Les échanges avec l’établissement pour traiter et valider ces éléments sont limités à cinq jours ouvrés au maximum. L’établissement valide chaque mois la paie avant remise électronique des bulletins. Le titulaire calcule les éléments liés aux événements individuels et remet le détail des calculs ainsi que les attestations et documents associés aux entrées et sorties de personnel.

Il prépare et transmet les déclarations aux organismes sociaux et collecteurs — notamment DSN, Agefiph, OPCO, médecine du travail et caisses de retraite — selon leurs échéances mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Il assure la responsabilité des délais et de la qualité des déclarations, transmet les fichiers récapitulatifs et accusés de réception, effectue les télétransmissions et accompagne l’établissement en cas de recours. Un état annuel des charges applicables, de leurs taux, de leurs échéances et de leur projection est également attendu.

Outils, comptabilité et accompagnement

Le titulaire met à disposition un logiciel de paie et forme deux à quatre référents à son utilisation. L’outil doit permettre l’import ou l’interface avec Eurécia, l’extraction de données sous Excel et l’exploitation des données par requêteur ou outil de BI, notamment pour la BDESE, l’index de l’égalité femmes-hommes, la transparence salariale et d’autres reportings. Des simulations de salaire sont fournies à la demande. Le logiciel actuellement utilisé est SILAE, à titre indicatif.

Les livrables comptables comprennent notamment les écritures compatibles avec le logiciel E.A.D.I-Sifow, le journal de paie, l’état des règlements, le fichier de virements, les récapitulatifs, l’état des charges sociales et celui des congés payés pour provision. Le matricule figurant sur le bulletin est requis pour sa diffusion via Digiposte. Les éléments définitifs de paie et de cotisations, accompagnés des pièces justificatives et du détail des calculs, doivent respecter le calendrier de l’établissement, qui peut être modifié. Les charges et cotisations sont transmises en même temps que la finalisation de la paie ; la contrainte d’un passage hebdomadaire unique de l’agent comptable doit être prise en compte.

Le titulaire met à disposition deux personnes physiques habilitées comme interlocuteurs, fonctions qui peuvent être exercées par une seule personne, ainsi qu’un technicien de paie pour expliquer les processus, calculs et traitements comptables. Les mêmes interlocuteurs sont maintenus pendant le contrat ; leur remplacement est limité à une indisponibilité temporaire ou définitive indépendante du titulaire, avec proposition de profils de qualification équivalente.

Fin de contrat et prestations complémentaires

En fin de contrat, le titulaire transmet les éléments de gestion de paie et dossiers connexes archivés, les accusés de réception et échanges avec les tiers, accompagne l’établissement et répond aux besoins de contrôle. Il donne accès à l’historique des données pendant six mois. Il peut aussi proposer des modules complémentaires, tels qu’une newsletter ou des actualités sociales ; leur contenu doit être décrit dans l’offre.