Gestion de l’Office de Tourisme

Le titulaire assure l’accueil et l’information touristique, l’animation et la promotion de la destination, la gestion de la centrale de réservation et la coordination des acteurs locaux. Les missions couvrent les activités touristiques du territoire et peuvent, pour des actions de promotion ciblées, s’exercer hors de celui-ci.

Accueil, information et ouverture

L’accueil comprend la réception physique du public, l’information par téléphone et sur les réseaux sociaux, ainsi que la gestion et la mise à jour du site internet officiel et des autres supports d’information. Le site doit intégrer les fonctionnalités nécessaires pour suivre les évolutions. Les informations diffusées concernent notamment la météo, les transports, les remontées mécaniques, les animations et les activités VTT.

Les deux bureaux doivent ouvrir au moins 240 jours par an, au minimum 4 heures par jour et pour un total d’au moins 1 680 heures par an, conformément au classement en catégorie I. Le bureau d’Orcières Merlette doit être ouvert chaque jour où la station est ouverte. Le titulaire propose chaque année le calendrier et les horaires des deux bureaux au moins un mois avant l’ouverture de la station et de la saison d’hiver. Les exigences futures de classement et les labels touristiques doivent également être pris en compte.

Animations, événements et promotion

Le titulaire imagine, organise et met en œuvre des animations régulières et des événements touristiques, selon les saisons et les attentes du public. Il établit des programmes hebdomadaires, mensuels et saisonniers, recherche si nécessaire des partenariats et coordonne les opérations avec les acteurs locaux. Les animations peuvent être sportives, culturelles ou festives ; des actions hors du territoire sont possibles lorsqu’elles contribuent directement au rayonnement de la destination.

La promotion comprend notamment :

• l’animation et la mise à jour plusieurs fois par semaine du site et des réseaux sociaux, avec publications d’informations, de photos et de vidéos ;
• l’édition de brochures d’appel, guides pratiques et brochures professionnelles ou thématiques ;
• les relations avec la presse, la participation à des salons et la conduite de campagnes de promotion ;
• le suivi et le maintien des labels existants, ainsi que les démarches en vue d’en obtenir de nouveaux.

Le titulaire réalise ou contribue à des enquêtes de satisfaction, collecte et actualise exhaustivement les données touristiques via APIDAE tourisme, analyse la fréquentation et transmet aux partenaires les informations utiles sur le parc d’hébergements, notamment pour la gestion de la taxe de séjour.

Réservation, coordination et classement

La centrale de réservation vise à améliorer l’occupation des hébergements et à remettre dans le circuit commercial des biens sous-occupés. Le titulaire assure la labellisation et la mise en marché des hébergements, le fonctionnement de la centrale et les relations avec les propriétaires. Il coordonne aussi l’animation des dispositifs municipaux de rénovation touristique ; les aspects bâtimentaires soumis à autorisation d’urbanisme restent de la compétence de la Commune.

Il coordonne les acteurs socioprofessionnels et organise au moins une réunion d’échanges pour chaque saison d’été et d’hiver. Il assure le suivi du classement de l’Office de Tourisme en catégorie I et, si son échéance intervient pendant le marché, assiste la Commune pour son renouvellement, dont celle-ci demeure responsable. Il met en place une coopération active avec l’Office de Tourisme intercommunal du Champsaur Valgaudemar.

Dans le cadre de l’accueil, le titulaire peut aussi commercialiser des prestations ou produits locaux directement liés à la destination et à son attractivité touristique ; cette possibilité ne constitue pas l’une des missions confiées par la Commune.

Biens mis à disposition et entretien

Le titulaire prend soin des biens immobiliers et mobiliers mis à disposition. Il réalise l’entretien-maintenance de niveaux 1 à 3 et signale sans délai les réparations de niveaux 4 et 5 qui relèvent de la Commune. Il répond des dégradations et pertes, sauf force majeure ou faute de la Commune, et doit notamment prévenir le gel des appareils, conduites et canalisations. Toute modification des locaux à son initiative exige une autorisation préalable expresse et un dossier comprenant le projet, les documents techniques et financiers ainsi qu’un calendrier ; le silence de la Commune au terme de deux mois vaut refus.