Gestion locative d’une résidence de 23 logements sociaux

Le mandataire prend en charge la gestion locative complète : recherche et sélection des locataires, gestion des baux et des loyers, relations avec les occupants, suivi des charges, contentieux et organisation de l’entretien courant. La résidence comprend 23 logements sociaux (14 T2, 2 T2 bis et 7 T3), une salle commune, des parties communes et 23 places de stationnement. Elle représente une surface utile de 1 312,99 m² sur une parcelle de 2 380 m².

Gestion locative et accompagnement

• Rechercher activement des locataires dès qu’un logement est vacant. Le mandataire informe le propriétaire de la vacance et lui soumet les candidatures pour avis.
• Rédiger, signer et renouveler les baux et avenants; transmettre les baux et les états des lieux au mandant au plus tard 15 jours après leur établissement. Vérifier les assurances des locataires, gérer les dépôts de garantie et assurer le recouvrement et la comptabilité des loyers et charges.
• Tenir des permanences téléphoniques, physiques ou numériques; traiter les réclamations, litiges de voisinage et demandes de travaux locatifs; informer et accompagner les locataires. Signaler à l’élu référent toute situation de fragilité nécessitant l’intervention des services sociaux.
• Réaliser les enquêtes réglementaires et celles relatives à l’occupation des logements HLM; transmettre les documents correspondants dans les 15 jours au plus tard. Une enquête auprès des locataires est prévue au minimum une fois par an.

Contentieux, entretien et charges

Le mandataire assure les relances et poursuites après information du mandant. Il le consulte avant toute procédure judiciaire et obtient son accord avant de commander des réparations après sinistre. Les frais de contentieux sont à la charge du mandant, sauf assurance spécifique ou mise en cause de la responsabilité du mandataire.

Il organise le fonctionnement et l’entretien courant des services et équipements, notamment l’eau, le gaz, l’électricité, l’entretien hebdomadaire des locaux et le suivi des contrats existants concernant l’ascenseur, les extincteurs, la chaufferie collective, la climatisation et les espaces verts. Les travaux courants et les travaux de remise en état après départ d’un locataire nécessitent l’accord préalable du mandant; pour ces derniers, la limite est de 10 000 € cumulés par an pour l’ensemble de la résidence. En urgence, le mandataire prend les mesures conservatoires nécessaires et en avise immédiatement le mandant.

Les charges sont régularisées deux fois par an hors départ d’un locataire. Les relevés d’index sont réalisés conjointement : pour le chauffage à sa mise en route (courant octobre) et à sa coupure (mars ou avril), puis pour la régularisation entre le 15 et le 30 juin et entre le 15 et le 31 décembre. Les charges sont proposées aux locataires au trimestre, voire au mois si possible.

Comptes rendus et suivi

Le mandataire rend compte au moins chaque trimestre et à la demande du mandant. Il transmet notamment chaque mois l’état des réclamations et un résumé des actions relatives au respect des baux, à la tranquillité et à la sécurité des occupants. Les comptes rendus de travaux sont dus dans le mois suivant leur mise en œuvre; les procès-verbaux de réunions avec les locataires sont transmis dans le mois suivant la réunion.

Les sommes encaissées sont reversées chaque trimestre avant le 20 du premier mois du trimestre suivant. Le mandataire fournit les éléments détaillés par appartement, les justificatifs des travaux et factures d’entretien, ainsi que les relevés du compte de gestion. Avant le 31 mai de l’année suivante, il adresse le décompte annuel de gérance, les tableaux de bord sur la vacance, les loyers, les charges, les impayés, les frais de procédure et les travaux à engager, ainsi que les éléments nécessaires à la clôture des comptes et aux obligations déclaratives. Il gère également les obligations fiscales applicables aux biens.

Le suivi de qualité prévoit notamment un taux d’occupation d’au moins 95 % hors vacances pour travaux, une vacance moyenne d’au plus 2 mois, un taux de recouvrement des loyers d’au moins 98 %, la transmission du compte rendu mensuel au plus tard le 10 du mois suivant, le reversement des loyers dans les 30 jours suivant chaque trimestre, une satisfaction locataire d’au moins 80 % et zéro réclamation ou litige non résolu.

La note de fin de mission prévoit une échéance au 31 décembre 2029, ou au 31 décembre 2033 en cas de reconduction, alors que les clauses de durée fixent la fin de la période reconduite au 31 décembre 2032.