Gestion immobilière et locative d’un immeuble

Le titulaire assure la gestion administrative, financière, comptable, technique et locative de l’immeuble. Le périmètre comprend 30 lots et caves associées — logements, loge et bureaux — pour environ 1 790 m², les parties communes intérieures et extérieures ainsi que les équipements techniques. Une gardienne est affectée à l’immeuble.

Gestion de syndic

• Administration courante, diffusion d’informations aux occupants, conservation des archives, contrats nécessaires à la gestion technique et suivi des contentieux en accord avec l’ENSBA.
• Préparation du budget prévisionnel, projections annuelles, vérification et répartition des factures, paiement des factures d’entretien et de travaux, suivi annuel des comptes et tenue des comptes individuels des locataires.
• Suivi de l’entretien et de la maintenance, des vérifications réglementaires et des contrats de prestataires. Mise à jour et diffusion mensuelle de la liste des travaux d’entretien et de conservation.
• Mise en concurrence systématique pour toute dépense de travaux supérieure à 1 000 € HT ; l’ENSBA choisit le prestataire après présentation du dossier de consultation.

Les travaux suivis peuvent concerner les parties communes, hors clos-couvert, ou les lots privatifs, notamment les réparations à la charge du propriétaire et les travaux de rénovation énergétique, de rafraîchissement ou de mise aux normes à la libération d’un logement. Le titulaire assure alors une mission de maîtrise d’ouvrage déléguée. Le carnet d’entretien doit intégrer le diagnostic technique global et le diagnostic de performance énergétique collectif, à réaliser au cours de la première année.

La mission inclut le suivi administratif et de proximité de la gardienne : contrat de travail, conseil à l’ENSBA, rémunération, avantage en nature logement, déclarations et attestations, visites médicales, remplacements et, en cas de vacance définitive, recherche et présélection de candidats. L’ENSBA demeure l’employeur et conserve la décision finale de recrutement ainsi que les décisions disciplinaires et la signature des actes correspondants.

Gestion locative et encaissement

Le titulaire reprend et gère les dossiers et contrats de location, d’occupation ou de mise à disposition. Il suit les congés et préavis, établit les états des lieux, évalue les loyers et provisions, suit les diagnostics nécessaires, publie les annonces, organise les visites et instruit les candidatures et leur solvabilité. La remise en location, le loyer proposé et le candidat retenu nécessitent l’accord préalable de l’ENSBA. Il prépare les baux, avenants et actes de caution, puis organise leur signature et leur transmission.

Il répond aux demandes des locataires et suit leurs obligations, notamment l’assurance, l’entretien, l’interdiction de sous-location et le paiement des sommes dues. Le mandat comprend l’encaissement des loyers, charges et autres recettes publiques, ainsi que leur suivi, la facturation, les révisions de loyers, les aides locatives, les régularisations de charges et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Le prélèvement automatique est à privilégier.

Pour les impayés, les relances attendues sont une première relance au plus tard à J+15, une relance recommandée dans les dix jours suivants (J+25), puis un dernier avis avant poursuite dans les huit jours après la relance recommandée. En cas d’échec, le dossier est transmis à l’agent comptable de l’ENSBA, qui reprend le recouvrement et établit les commandements de payer. En cas d’occupation illicite ou de dégradation, le titulaire agit en accord avec l’ENSBA pour constater les faits et prendre les mesures nécessaires.

Deux logements sont réservés annuellement à quatre étudiants de l’ENSBA sélectionnés selon des critères sociaux ; leurs prêts à usage sont établis et gérés par l’ENSBA. L’ENSBA conserve également les décisions stratégiques sur les biens, les travaux de clos et couvert, le choix des prestataires, l’orientation des contentieux, les assurances et le paiement des impôts, taxes et redevances.

Suivi et passation

Le titulaire rend compte de sa gestion lors de rencontres semestrielles ou annuelles et en établit un compte rendu. Les événements doivent être signalés à l’ENSBA sous deux jours calendaires. Les états des lieux sont transmis sous trois jours calendaires ; le décompte prévisionnel d’un locataire sortant est transmis sous quinze jours après l’état des lieux de sortie. En fin de mission, le titulaire remet les documents, archives et données nécessaires à la continuité, un bordereau des pièces transmises et un état des dossiers en cours avec leur avancement, leurs échéances et les actions restant à mener.