Fourniture et gestion de licences Microsoft et Software Assurance

Le titulaire fournit, gère et suit administrativement 1 000 licences destinées à accompagner le remplacement progressif des suites Office sur site. L’activation prévisionnelle est répartie en quatre tranches de 250 licences, aux 1er janvier, 1er février, 1er mars et 1er avril 2027. Ce calendrier est indicatif et peut être ajusté selon le déploiement, les échéances des licences existantes et les modalités de souscription Microsoft.

Le DPGF prévoit, pour ces tranches, des durées de souscription respectives de 51, 50, 49 et 48 mois, rapportées à une date de fin de période de référence affichée au 31 mars 2031. Le document qualifie cette date d’hypothèse à valider et à ajuster selon la date de notification.

Licences complémentaires et accompagnement

La partie B permet l’acquisition sur bons de commande de licences, abonnements et options complémentaires, dont Microsoft 365 E1 et E5 Non-profit, Teams Phone, solutions de téléphonie et de centres de contacts, stockage OneDrive ou SharePoint, Power BI, Visio, Project, Planner, Copilot et d’autres produits Microsoft disponibles pendant le marché. Le titulaire rend ces acquisitions accessibles via la Marketplace Microsoft ou un portail équivalent, et en assure le suivi administratif.

Le titulaire vérifie le maintien de l’éligibilité d’AFNOR au programme Microsoft Non-profit, l’alerte sur les changements susceptibles d’affecter cette éligibilité ou les conditions de souscription et l’accompagne dans les démarches nécessaires. Il reprend progressivement les 217 licences E3 existantes à mesure de leurs échéances et recherche les possibilités de coterminaison, proratisation et harmonisation avec les renouvellements du parc.

À la demande d’AFNOR, il fournit des simulations financières ou contractuelles. Il décrit également le canal de souscription et les durées d’engagement proposés, les modalités d’ajout et de réduction des licences, le rattachement au tenant Microsoft 365, le rôle de partenaire et les droits d’administration délégués, ainsi que l’incidence des droits inclus dans E3, notamment Entra ID P1 et Windows Enterprise.

Transition, services et suivi

Le titulaire remet un plan de transition décrivant les étapes, les points de vigilance contractuels et de licence, la reprise des licences existantes et les moyens d’éviter les doublons entre abonnements, Software Assurance et droits déjà acquis. Les prestations techniques de déploiement, d’installation, de migration des données ou de messagerie et de paramétrage ne font pas partie du périmètre de base du CCTP. Le BPU présente toutefois en option O1 un accompagnement technique à la bascule, sous forme de forfait global ou de prix de journée, incluant le déploiement des applications Microsoft 365 et la désinstallation des versions Office sur site.

Le titulaire conseille AFNOR sur les acquisitions et la conformité des licences, alerte sur les évolutions des règles de licensing et les échéances, et fournit un portail pour les commandes, leur suivi, les tableaux de bord, l’inventaire des droits et contrats ainsi que les documents administratifs. Les alertes de renouvellement sont envoyées au moins 4 mois avant l’échéance, et au moins 5 mois avant lorsqu’il s’agit d’un renouvellement ou changement de contrat hors échéance d’annuité et renouvellement tacite.

Un responsable de compte unique et un expert licensing Microsoft sont désignés. Le pilotage comprend un comité semestriel, des points opérationnels et un rapport de service trimestriels, portant notamment sur les commandes, devis, consommation, échéances et actions correctives. Les délais maximums comprennent 1 jour ouvré pour accuser réception d’une demande ou d’un bon de commande, 3 jours ouvrés pour répondre à une question de licensing, 5 jours ouvrés pour organiser une réunion de conseil à l’achat, 10 jours ouvrés pour produire un devis et 3 semaines calendaires pour exécuter un bon de commande. L’ajout ou le retrait de licences Microsoft 365 E3 est traité sous 2 jours ouvrés. Le titulaire applique la PSSI d’AFNOR, limite les accès délégués au strict nécessaire, notifie les incidents de sécurité dans un délai maximal de 6 jours ouvrés et respecte les exigences de sous-traitance et de transferts de données prévues au marché.