Gestion intégrée du courrier et édition d'avis d'échéance

Édition, mise sous pli et expédition (courrier sortant)

• Édition et fusion de fichiers (CSV, XML, PDF, TEXTE, etc.) selon maquettes fournies.
• Mise sous pli, affranchissement et expédition par voie postale ou transmission électronique (mail ou coffre‑fort numérique) selon modalités transmises.
• Délai de traitement : prise en charge et expédition dans un délai maximal de 24 heures entre mise à disposition des fichiers et envoi.

Outils, pilotage et traçabilité

• Extranet sécurisé pour dépôt/visualisation des fichiers, annuaire, validation, coffre‑fort numérique et archivage.
• Tableaux de bord fournis (format Excel) : quantités journalières, coûts par type/destination, suivi des envois, traçabilité des recommandations et des flux.
• Module d'envoi d'informations en masse (SMS) et guide d'utilisation.
• Formation utilisateurs à l'extranet et aux outils associés.

Logistique, stocks et modalités d'acheminement

• Gestion et approvisionnement des fournitures (papier institutionnel) avec stock de sécurité (minimum 3 mois) et visibilité de l'état du stock sur l'extranet.
• Phase de réglage de la mise sous pli puis production en série à partir de fichiers de fusion.
• Acheminement des colis avec créneaux de livraison prévus en journée et responsabilités définies pour chargement/déchargement.

Sécurité et conformité

• Mesures de sécurité, confidentialité et conformité au traitement des données personnelles, avec limites et obligations applicables aux sous‑traitants et droit d'audit.