Gestion intégrée des aires d’accueil

Le titulaire prend en charge l’accueil des familles, le suivi des séjours et l’application des règlements intérieurs, ainsi que la gestion des redevances, des fluides et des cautions. La mission comprend aussi l’entretien courant et la maintenance des équipements, la médiation, la veille sociale et sanitaire et la transmission d’informations aux collectivités.

Capacités et équipements à gérer

Le périmètre comprend des aires permanentes, saisonnières, pour groupes familiaux et de grands passages. Les aires permanentes présentent notamment des configurations de 6 emplacements pour 12 places, 6 pour 15, 10 pour 20, 12 pour 24 et 14 pour 28 caravanes ; un autre site compte 10 places, dont 2 accessibles aux personnes à mobilité réduite. Une configuration comprend 2 groupes de 12 emplacements pour 48 caravanes. Une aire permanente est fermée depuis 2024.

Les aires saisonnières comprennent une capacité de 80 à 100 places sur 2,5 ha, un accueil jusqu’à 20 caravanes et un autre jusqu’à 10 à 15 caravanes. Les aires de grands passages comprennent un terrain de 4 ha pour des groupes de 50 à 200 caravanes, ainsi qu’un terrain d’une capacité maximale de 520 caravanes, avec une partie d’environ 15 ha dotée de 320 prises et une partie de 4 ha pouvant accueillir jusqu’à 200 caravanes.

Accueil, régie et télégestion

À l’entrée, le gestionnaire vérifie les situations de dettes ou d’interdiction de séjour, attribue un emplacement, enregistre le ménage, explique le règlement, fait signer la convention et réalise l’état des lieux requis. Il relève les compteurs, perçoit les redevances et cautions ; au départ, il effectue l’état des lieux, clôt les comptes, règle les sommes restantes ou trop-perçues et remet en état les locaux concernés.

La solution de télégestion doit prendre en charge les entrées et sorties, la facturation des emplacements, fluides et cautions, les relevés individualisés, les reçus, les journaux d’encaissement et les bilans administratifs et comptables exportables. Pour le prépaiement, le crédit initial exigé est de 20 € minimum. La coupure des fluides intervient lorsque le crédit atteint zéro, avec report possible au prochain jour ouvrable à 9 h après un week-end ou un jour férié. L’hébergement doit assurer une disponibilité de 99,7 %, des sauvegardes quotidiennes et la restauration des données ; une procédure de mode dégradé sans internet est demandée si cette possibilité existe. Pour la télégestion, les délais minimaux sont de 4 h pour l’intervention, de 2 jours ouvrés pour résoudre un incident bloquant et de 10 jours ouvrés pour un incident majeur, hors hébergement.

Présence, accompagnement et gestion des incidents

La présence prévue est de 5 jours par semaine sur les aires permanentes, portée à 6 jours au Pouliguen du 1er juin au 15 septembre. Elle est de 5 jours par semaine sur les aires saisonnières de La Baule et de La Turballe, avec un passage supplémentaire le samedi à Saint-Lyphard en cas d’occupation. Les grands passages de Trignac-Certé requièrent 5 jours de présence par semaine et une présence complémentaire obligatoire le dimanche pour les arrivées et départs ; à Herbignac, la présence prévue est de 3 jours par semaine, avec la même présence complémentaire dominicale. Une astreinte technique quotidienne, 7 j/7 et 24 h/24, s’applique pendant les périodes prévues ; l’agent doit pouvoir intervenir sur site en 30 minutes.

Le titulaire assure l’écoute et l’orientation des familles vers les organismes compétents, le suivi de la scolarisation des enfants jusqu’à 16 ans révolus et la participation aux réunions de coordination tous les deux mois. Il suit les impayés avec les familles, la trésorerie et la collectivité. Les incidents font l’objet d’un rapport sous 24 h ; les incidents portant atteinte à la sécurité sont signalés sans délai. Les arrivées et départs des groupes de grands passages sont préparés avec les collectivités et la préfecture.

Entretien, maintenance et déchets

L’entretien quotidien porte sur les aires, les locaux et espaces communs ainsi que les voies d’accès jusqu’à 20 m. Le périmètre d’intervention ne dépasse normalement pas 50 m autour du lieu d’accueil et 100 m pour les chemins ; des zones localisées peuvent être définies hors de ce périmètre pour les aires saisonnières et de grands passages. Le titulaire réalise les réparations locatives, l’entretien préventif, la petite maintenance et la dératisation des aires permanentes au moins une fois par an et à chaque détection de rongeurs. Un agent habilité B1V/B0 doit être disponible en permanence pour les interventions électriques prévues.

Sur les aires saisonnières et de grands passages, le titulaire assure l’entretien quotidien pendant l’occupation, le nettoyage des abords, le retrait des dépôts et déchets verts selon les volumes et la réparation des grillages pendant la période prévue. Il surveille le remplissage des bennes et caissons, déclenche les rotations demandées et veille à l’absence de déchets dangereux ou refusés. Le travail inclut la sensibilisation au tri, le nettoyage et la désinfection des bacs, la mise en bac des déchets collectables et l’évacuation en déchèterie des encombrants laissés par les voyageurs. Des photos attestent le service fait lors des interventions importantes et après les départs concernés.

Comptabilité et suivi

Les régies suivent les règles de la comptabilité publique : reçus signés à chaque encaissement, pièces justificatives conservées, fonds reversés au comptable et paiement par carte bancaire. Les recettes ne peuvent pas être conservées dans les bureaux d’accueil ; un lieu de stockage des fonds assuré est requis. Le titulaire transmet un bilan hebdomadaire et un bilan d’activité mensuel avant le 5 du mois, ainsi que les éléments nécessaires à l’aide ALT2 avant le 10 janvier. Un outil informatique partagé trace par aire les travaux, interventions, pièces utilisées et consommations d’eau et d’électricité.