Gestion et impression des supports de collecte

Le marché associe la gestion des commandes et des bons à tirer (BAT) sur une plateforme SaaS à la préparation graphique, à l’impression, au façonnage, au colisage et à la distribution des supports destinés à promouvoir les collectes de sang. Les commandes peuvent varier selon les établissements et les campagnes, y compris pour des besoins urgents.

Plateforme de commande et de validation

La plateforme permet de saisir et suivre les commandes, joindre les fichiers ou indiquer leur récupération sur SFTP, choisir les fonds, produire et valider les BAT, commenter ou corriger les fichiers, ajuster les destinataires et consulter l’état d’avancement. Elle fournit des exports PDF et des statistiques par établissement au format Excel. Elle doit distinguer les accès des établissements, proposer au minimum des profils administrateur et utilisateur, et permettre un accès national de consultation. L’assistance est accessible par téléphone et courriel les jours ouvrés, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h.

Le service comprend le paramétrage des programmes d’édition, la documentation et la prise en main des utilisateurs (2 à 3 sessions à distance par Teams pour 10 à 20 participants sont comprises), ainsi que la maintenance et les mises à jour de la solution. Le titulaire fournit des environnements de test et de production, héberge la plateforme sur des serveurs sécurisés dans l’Union européenne, assure sauvegardes, MCO et TMA. L’accès ne nécessite pas d’installation ; les connexions simultanées ne sont pas limitées. La disponibilité minimale indiquée est de 99 %, soit au plus 5 jours d’indisponibilité sur 12 mois ; une interruption continue est comptée à partir de 61 minutes. L’accès est prévu 24 h/24 et 7 j/7, avec disponibilité du service de 8 h à 20 h, 7 j/7. Les indisponibilités programmées ont lieu entre 17 h et 9 h et sont signalées au moins 10 jours calendaires à l’avance. Les données restent la propriété de l’EFS ; sauvegarde, restitution, destruction à sa demande, confidentialité et continuité sont requises.

Préparation graphique et impression

Selon les fichiers transmis, le titulaire réalise les repiquages et leur intégration aux fonds, intègre des repiquages déjà maquettés, ou imprime les fichiers finalisés fournis en PDF haute définition. Les champs personnalisés incluent notamment commune, lieu, date et horaires de collecte, avec les messages ou logos requis. La validation du BAT précède le lancement de l’impression. Pour les formats homothétiques A3/A4/A5/A6, le repiquage est réalisé une fois en A3 puis adapté aux autres formats ; un repiquage différent demandé pour un format est traité comme un fichier distinct.

Les supports comprennent affiches A1, A2, A3, A4, 40 × 60 cm, 60 × 80 cm, 80 × 120 cm, 120 × 176 cm et 118,4 × 175,4 cm ; flyers A5, A6 et 10 × 21 cm ; et imprimés sans fond destinés à être insérés dans des supports signalétiques. Les prestations couvrent l’impression offset blanc 90 g en quadrichromie, recto ou recto verso selon les formats, ainsi que les papiers couchés modernes de 130 g, 250 g, 135 g ou 120 g selon le support et le format. Les imprimés signalétiques comprennent notamment des impressions noires recto sur offset 90 g ou Fiberskin 90 g. Le façonnage inclut notamment deux plis roulés ou accordéon, le pelliculage d’affiches 40 × 60 cm et la plastification A3.

Colisage, expédition et contrôles

Les affiches sont conditionnées à plat par paquets de 100 exemplaires, sauf demande de pliage ou de mise en rouleau ; les rouleaux contiennent au maximum 10 exemplaires. Les colis sont triés par collecte et destinataire, avec contenants adaptés, décompte des supports, courrier récapitulatif et visuel du produit. Les cartons doivent rester manipulables par une personne seule ; un poids maximal de 5 kg est recommandé. Les étiquettes indiquent notamment les références de l’opération et de la commande, l’établissement, la période d’impression, les quantités, le nombre de colis, le poids et les coordonnées du destinataire.

L’acheminement se fait par livraison ou par routage postal ; la livraison est à privilégier lorsque possible. Les envois à une même adresse et dans les mêmes délais sont regroupés lorsque cela est possible. Un autre mode peut être proposé après accord de l’établissement. Les livraisons sont accompagnées d’un bon détaillé ; le suivi des colis est demandé, et les plis ou colis retournés sont signalés à l’établissement.

À titre indicatif, si le titulaire réalise les repiquages, ceux-ci sont transmis au plus tard à J+2 et les BAT validés au plus tard à J+4 ; la réception des colis intervient au plus tard 7 jours ouvrés après J+4. Si les fichiers sont prêts à imprimer, les BAT sont validés au plus tard à J+2, puis la livraison intervient au plus tard 7 jours ouvrés après J+2. Les plannings propres à chaque établissement sont convenus par écrit. Le titulaire contrôle la production et l’intégrité des documents, suit les délais et les anomalies, et transmet un flash incident sous 24 h maximum, puis un flash de clôture dans les 4 h maximum après reprise normale. Les livraisons sont vérifiées quantitativement et qualitativement ; les quantités doivent correspondre à la commande, et un excédent est repris tandis qu’un manque est complété dans les meilleurs délais.